Se mire por donde se mire, la implantación de un ERP, ya sea una nueva instalación, una actualización o una consolidación, es una iniciativa complicada y que requiere mucho tiempo. Con la enorme cantidad de tiempo, dinero y otros recursos que se utilizan en una implantación de este tipo, a cualquier organización le gustaría asegurarse de que los beneficios que obtiene de su ERP son impresionantes. Sin embargo, cualquier sistema ERP funciona con los datos que se introducen en él, y el proyecto de migración de datos es la forma en que su nuevo ERP obtendrá el combustible que necesita.
El debate en torno a la implantación de cualquier ERP es, en esencia, un debate sobre los datos que contiene. Cómo se relacionan esos datos con la empresa, su entorno y los usuarios que hacen que la empresa funcione. Esto significa que la migración de datos no sólo es una parte importante de la implantación de un ERP, sino que es fundamental.
Ante la inminente fecha límite de 2027 para el fin del soporte de SAP ECC, las organizaciones están migrando activamente a la plataforma de próxima generación: SAP S/4HANA.
La migración a un nuevo sistema puede resultar desalentadora, especialmente para las organizaciones con procesos complejos de MRO en SAP. Sin embargo, con una estrategia de migración a SAP bien definida que aborde Migración de datos MRO puede garantizar una transición sin problemas y liberar todo el potencial de su nuevo sistema.
Estos son algunos aspectos que deben tenerse en cuenta durante la migración de datos ERP
- Identificar los datos - Los datos que hay que migrar deben estar claramente identificados antes de poner en marcha el proyecto, para garantizar que los esfuerzos se centran en los datos que importan a la empresa y que se identifican y eliminan los punteros de datos redundantes u obsoletos. De este modo se evita que se produzcan retrasos en el calendario en fases posteriores.
- Calendario de la migración - Hablando de retrasos, también es esencial saber de antemano cuándo se llevará a cabo la migración. Al tratarse de datos en tiempo real, el momento de la migración es crucial para no interrumpir la actividad.
- Mejorar la calidad de los datos - Aquí es donde entra en escena la gestión de datos maestros. Cuando se invierte tiempo y dinero en un nuevo sistema, es esencial que los datos cargados en él tengan una calidad suficientemente aceptable. Para garantizarlo, una iniciativa de calidad de datos debe formar parte de la migración de datos.
Una organización tiene muchos tipos diferentes de datos y todos ellos no pueden (ni deben) migrarse de una sola vez. El orden más comúnmente aceptado por las empresas es el siguiente
- Datos de configuración - Datos iniciales que deben introducirse una vez para configurar el sistema.
- Datos maestros - Los datos que forman la columna vertebral de la mayoría de las organizaciones. Deben tratarse con mucho cuidado.
- Datos de transacción - Este conjunto de datos contiene la mayor parte de los datos en tiempo real y, por tanto, debe cargarse como último paso.
El ERP, al igual que todos los demás sistemas de este mundo, funciona según el principio GIGO: Garbage In, Garbage Out (basura entrante, basura saliente). La entrada de datos corruptos significa que los resultados que obtengas, los análisis que realices sobre ellos y las decisiones que tomes basándote en ellos serán siempre sospechosos.
La mejora de la calidad de los datos es un proceso no recurrente (en la mayoría de los casos). Esto significa que llevarlo a cabo después de que los datos se hayan migrado al nuevo ERP llevará tiempo, será engorroso, costoso y muy difícil. Abordarlo durante la migración tiene mucho más sentido.
Puede que no resulte obvio, pero los problemas de calidad de los datos pueden magnificarse cuando los datos migran de un sistema heredado a un nuevo sistema ERP más avanzado. Esto se debe a que el nuevo sistema está destinado a tener aplicaciones más nuevas con un conjunto de características mucho más rico y un modelo de datos más estricto. Un conjunto de datos limpio le garantizará que podrá utilizar su nuevo sistema ERP de la mejor manera posible.
Atributos de datos clave que deben definirse
Uno de los pasos más importantes que hay que dar al preparar un proyecto de migración de datos ERP es definir los atributos clave de los datos que hay que validar. Esto ayuda a todos los implicados en el proyecto a entender exactamente cómo se van a manejar los datos y qué se espera de ellos. Además, ayuda a mantener e incluso mejorar la calidad final de los datos.
Independientemente de su estructura, tipo o formato, los datos de origen destinados a la migración deben validarse en función de los siguientes atributos clave:
- Pertinencia - ¿Es pertinente para el fin que persigue?
- Precisión - ¿Es correcta y objetiva, y puede validarse?
- Integridad - ¿Tiene una estructura coherente y lógica?
- Coherencia - ¿Es coherente y fácil de entender?
- Exhaustividad - ¿Proporciona toda la información requerida?
- Validez - ¿Está dentro de los parámetros aceptables para la empresa?
- Puntualidad - ¿Está actualizada y disponible siempre que se necesita?
- Accesibilidad: ¿se puede acceder fácilmente y exportar a la aplicación de destino?
- Cumplimiento - ¿Cumple las normas reglamentarias?
En la actualidad, la mayoría de las empresas nadan en datos de todo tipo y, aunque son conscientes de su importancia, no siempre están seguras de cómo utilizarlos eficazmente. Por otra parte, el uso de ERP, que se nutre de datos, está aumentando en todo el mundo empresarial, y las empresas buscan obtener mayores beneficios de la solución. Una migración de datos adecuada, con la ayuda de una iniciativa eficaz de calidad de datos, puede garantizar un mayor rendimiento de la inversión en su ERP. Esto también garantiza una mayor eficacia operativa durante la fase de migración de datos, así como después de ella.
Si adopta un enfoque proactivo de la migración de datos de MRO y la incorpora a su plan general de Estrategia de migración a SAP, puede allanar el camino para una transición satisfactoria. Esto garantiza que sus procesos de MRO sigan funcionando sin problemas, aprovechando las funcionalidades avanzadas del nuevo sistema SAP para optimizar las operaciones y maximizar la eficiencia.
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