La gestión de inventarios MRO es el proceso de garantizar que la cantidad adecuada de piezas de repuesto y consumibles de mantenimiento esté disponible cuando se necesite, sin mantener un inventario excesivo que incurra en costes y uso de espacio innecesarios.
En entornos con un uso intensivo de activos, la indisponibilidad incluso de una pieza pequeña y barata puede detener operaciones críticas y provocar costosos tiempos de inactividad.
El reto consiste en equilibrar la disponibilidad con la eficiencia: el exceso de existencias provoca el bloqueo del capital circulante, el aumento de la obsolescencia y la carga de almacenamiento, mientras que la falta de existencias provoca retrasos en la producción, compras de emergencia y posibles daños en los equipos debido al aplazamiento de las reparaciones.
Tomemos el caso de un centro de servicio / taller de automóviles. Si almacenan demasiadas pastillas de freno, están malgastando dinero y espacio en las estanterías. Si no tienen existencias suficientes, el cliente debe esperar mientras se encargan las piezas. El inventario MRO funciona de la misma manera en las fábricas o plantas, pero con cientos o miles de piezas.
SAP proporciona varias herramientas y módulos para gestionar y optimizar el inventario MRO de forma eficaz:
Gestión de inventarios SAP (IM): Gestiona los niveles de existencias, el movimiento de mercancías (GR, GI, transferencias) y la supervisión de la disponibilidad.
Gestión de almacenes SAP (WM) / Gestión de almacenes ampliada (EWM): Proporciona localización avanzada y seguimiento a nivel de ubicación, entrada en almacén, estrategias de picking y recuento cíclico.
SAP MRP (Planificación de necesidades de material): Sugiere pedidos de reaprovisionamiento en función de las tendencias de consumo, los plazos de entrega, los puntos de pedido y los niveles de stock de seguridad.
Seguimiento del número de serie: Garantiza la trazabilidad de los componentes de alto valor o regulados.
Gestión de lotes: Realiza un seguimiento de la caducidad, la calidad del lote y el lote de fabricación.
Recuento de existencias: Verificación física periódica para garantizar la correspondencia entre los libros y la realidad.
Análisis ABC: Clasifica los artículos por valor de consumo.
Análisis XYZ: Segmentos basados en la variabilidad de la demanda.
Estas clasificaciones ayudan a priorizar qué elementos requieren un control estricto (elementos AX) y cuáles pueden relajarse (elementos CZ).
Niveles de stock Mín-Máx: Configurados en el maestro de materiales para cada centro-almacén.
Consideración del plazo de entrega: SAP calcula los plazos de reaprovisionamiento para que coincidan con los retrasos de reaprovisionamiento previstos.
Análisis del historial de uso: Las tendencias de consumo pasadas impulsan los ciclos de previsión y revisión de existencias.
Reducción del capital circulante.
Mejora de los niveles de servicio y la capacidad de respuesta del mantenimiento.
Reducción de la obsolescencia y los residuos.
Planificación más inteligente de las compras y las negociaciones con los proveedores.
Retos actuales en la gestión de inventarios de MRR
La gestión del inventario MRO en las grandes organizaciones presenta un conjunto único de desafíos. Estas piezas son a menudo de bajo valor pero de gran importancia operativa. Sin los controles adecuados, las empresas se enfrentan a ineficiencias que aumentan los costes y los riesgos operativos.
Mala calidad de los datos maestros:
Las entradas duplicadas, las incoherencias en la nomenclatura y la falta de atributos dificultan la identificación de la pieza correcta.
Las unidades de medida incorrectas o los datos del fabricante pueden inducir a error a los equipos de mantenimiento y a los compradores.
Sistemas fragmentados:
Muchas organizaciones utilizan sistemas separados para el mantenimiento y la gestión de inventarios (por ejemplo, GMAO no integrados con SAP).
Esto da lugar a una entrada de datos redundante, falta de visibilidad entre departamentos y retrasos en la toma de decisiones.
Existencias obsoletas e inmóviles:
Las piezas que ya no se utilizan o no son compatibles con los equipos actuales siguen ocupando espacio en las estanterías e inflan el valor de inventario.
La falta de revisiones periódicas se traduce en elevados costes de mantenimiento y limitaciones de espacio.
Tiempos de inactividad imprevistos por falta de existencias:
Cuando los repuestos críticos no están disponibles durante las averías, se hace necesario un aprovisionamiento de emergencia, a menudo a un coste superior.
Sin visibilidad en tiempo real:
Sin cuadros de mando ni alertas, los equipos de inventario no pueden identificar de forma proactiva las existencias antiguas, las roturas de stock o los excesos de existencias.
Los métodos manuales son lentos y propensos a errores.
Por ejemplo:
Imagine un almacén en una planta petroquímica lleno de retenes de bombas y juntas especializadas. A lo largo de los años, las actualizaciones de los equipos y los cambios en los procesos han dejado obsoletas algunas piezas, pero debido a la falta de documentación y a la falta de coherencia en la nomenclatura, nadie está seguro de lo que todavía se puede utilizar.
Durante las paradas, los ingenieros hacen nuevos pedidos para evitar riesgos, mientras que las existencias más antiguas, valoradas en miles de millones de euros, permanecen intactas en las estanterías de almacenamiento, deteriorándose lentamente o dejando de cumplir las normas de seguridad vigentes.
SAP proporciona herramientas integradas y mecanismos de elaboración de informes para hacer frente a estos retos:
Gobernanza del maestro de materiales: herramientas como SAP MDG ayudan a limpiar y validar los datos maestros, aplicar plantillas y reducir los duplicados.
Integración de GMAO: SAP PM puede vincularse con GMAO de terceros para garantizar una coordinación perfecta entre las órdenes de trabajo y el inventario.
Seguimiento de la obsolescencia: con el análisis del tipo de movimiento y el seguimiento de la fecha de última emisión, SAP marca los artículos lentos o que no se mueven.
Alertas de antigüedad de existencias: informes automatizados basados en el último movimiento, la caducidad o la duración del almacenamiento.
Herramientas de clasificación: la agrupación de materiales, la clase de valoración y las categorías ABC/ XYZ permiten tomar decisiones estratégicas en materia de inventario.
- Reducción de los pedidos de urgencia y de los costes.
Mayor precisión de los datos y fiabilidad del proceso.
Mejor previsión y planificación.
Mejora del tiempo de actividad y de la capacidad de respuesta al mantenimiento.
Clasificaciones de artículos MRO y categorías de materiales
Clasificar eficazmente los artículos en diferentes Categorías MRO es crucial para una gestión organizada del inventario en las operaciones de mantenimiento y reparación. A diferencia de las materias primas o los productos acabados, las piezas MRO abarcan una amplia gama: desde pequeños consumibles como tornillos y lubricantes hasta componentes caros como motores y transformadores.
Sus patrones de demanda, valor monetario y funciones en las operaciones de mantenimiento varían significativamente, lo que hace que una clasificación estructurada, precisa gestión de datos de artículos es esencial para la visibilidad, la trazabilidad y la planificación estratégica.
- Diferenciar los materiales por frecuencia de uso, coste y criticidad operativa.
- Para mejorar las decisiones de aprovisionamiento, la planificación de inventarios y la visibilidad de las existencias.
- Aplicar los controles pertinentes: por ejemplo, las piezas de gran valor pueden necesitar controles más estrictos que los consumibles.
Por ejemplo:
Imagine que el almacén de mantenimiento de una planta petroquímica es como una caja de herramientas bien organizada. Los artículos de uso más frecuente, como accesorios de tuberías y lubricantes, se guardan delante para facilitar el acceso.
Las herramientas especializadas, como las juntas estancas al gas o los sensores antideflagrantes, se almacenan de forma segura, pero sólo se accede a ellas durante las paradas importantes. Las piezas de repuesto poco comunes de los sistemas heredados se guardan en almacenes profundos por si acaso.
Al igual que la organización de una caja de herramientas por uso y criticidad, la clasificación de los artículos MRO garantiza que la pieza correcta esté disponible cuando se necesite, sin desorden ni confusión.
SAP proporciona sólidas herramientas para clasificar los materiales MRO, lo que permite un control del inventario basado en datos:
SAP asigna a cada material un tipo que rige el aprovisionamiento, la valoración y la gestión de existencias:
- ERSA: Piezas de recambio externas (por ejemplo, filtros, juntas).
- ROH: Materias primas utilizadas en las reparaciones (por ejemplo, chapa, tornillería).
- HIBE: Suministros de explotación (por ejemplo, aceite, grasas).
- VERP, DIEN, etc., para envases y servicios.
Agrupar los materiales por función o departamento (por ejemplo, Eléctrico, Mecánico, Instrumentos) simplifica la elaboración de informes y las estrategias de aprovisionamiento.
Estos controlan la lógica contable asignando cuentas de mayor en función del tipo de pieza y su finalidad.
Clase y características (Códigos de transacción: CL01, CT04)
SAP permite definir atributos personalizados (por ejemplo, tensión, grado de material, índice de presión) para distinguir piezas similares.
Clasificación ABC (basada en el valor)
- A - Artículos: 10-20% de artículos que contribuyen a ~80% de valor de inventario. Controles estrictos, revisados mensualmente.
- B - Artículos: Consumo moderado y valor. Revisión trimestral.
- C - Artículos: Poco valor pero gran volumen. Procesos de pedido simplificados.
Clasificación XYZ (basada en la demanda)
- X: Demanda previsible y estable. Previsión precisa.
- Y: Cierta variabilidad; control moderado necesario.
- Z: Uso irregular, difícil de prever. Se gestiona caso por caso.
Matriz de criticidad
- Alta: Elementos que afectan a la seguridad, el cumplimiento de la normativa o el tiempo de inactividad de la producción (por ejemplo, el bobinado del transformador).
- Medio: Importancia operativa pero no crítica para la seguridad (por ejemplo, una válvula de repuesto).
- Bajo: Impacto mínimo si no está disponible (por ejemplo, placa de identificación o portaetiquetas).
Ejemplos de categorías de MRR:
Categoría | Descripción | Estrategia de manipulación |
Consumibles | Artículos de uso frecuente como guantes, arandelas, aceites | Reposición regular, bajo control |
Rotables | Artículos reparables de alto valor, como bombas, motores | Seguimiento mediante números de serie, mantenimiento del balance de existencias |
Reparables | Se puede renovar y reutilizar | Seguimiento de la garantía y flujos de trabajo de renovación |
Capital Spares | Caro, raramente necesario, pero crítico en emergencias | Almacenamiento seguro, controles periódicos de funcionamiento |
Seguros | Retención de artículos obsoletos o con plazos de entrega largos para activos heredados | Almacenado con etiquetado especial |
Existencias obsoletas | Ya no se utilizan o no son compatibles con los activos actuales | Marcado para revisión y eliminación |
Ventajas de una clasificación adecuada:
Mejora la visibilidad para los planificadores de compras e inventarios.
Maneja configuraciones MRP personalizadas para cada clase.
Mejora la auditabilidad y la preparación para el cumplimiento.
Admite estrategias dinámicas de almacenamiento y recuperación mediante SAP WM/ EWM.
Sistemas de optimización y control de inventarios
Optimización de inventarios para MRO garantiza que las piezas de repuesto y los suministros estén disponibles cuando se necesiten, al tiempo que mantiene unos niveles de inventario reducidos y rentables. Esto requiere una combinación de modelos matemáticos tradicionales y técnicas avanzadas que tengan en cuenta la incertidumbre, las interdependencias de los equipos y los objetivos de nivel de servicio.
Mientras que la optimización del inventario de fabricación suele depender de la demanda de los clientes, el inventario de MRO depende de las necesidades de mantenimiento, el ciclo de vida de los equipos, las probabilidades de avería y los plazos de entrega. La optimización debe garantizar la preparación ante averías imprevistas y, al mismo tiempo, minimizar el capital circulante.
Modelos matemáticos de optimización:
Cantidad Económica de Pedido (EOQ):
El modelo EOQ tradicional se adapta al MRR con ajustes por costes de mantenimiento, criticidad y consumo impredecible.
Ejemplo: La EOQ para elementos de fijación puede diferir significativamente de la de un recambio de motor debido al coste y al impacto del fallo.
Optimización del punto de pedido:
Calcula cuándo reordenar basándose en el consumo histórico, el stock de seguridad y la variabilidad del plazo de entrega.
SAP lo ajusta dinámicamente utilizando datos de uso anteriores.
Cálculo de las existencias de seguridad:
Los modelos estadísticos (como la desviación estándar o los basados en el nivel de servicio) ayudan a determinar las existencias de seguridad para amortiguar los picos de demanda y los retrasos.
Optimización en varios niveles:
Optimiza las existencias en múltiples ubicaciones: almacén central frente a existencias a nivel de planta.
Los módulos SAP IBP (Planificación Empresarial Integrada) o APO (Planificación Avanzada y Optimización) permiten equilibrar la disponibilidad y los costes entre niveles.
Técnicas avanzadas de control:
Programación dinámica:
Útil para optimizar conjuntamente piezas que se utilizan juntas, como una bomba con junta de eje y kit de cojinetes.
Modelos estocásticos:
Utilizar las distribuciones de probabilidad de la demanda y el plazo de entrega para planificar las existencias en condiciones de incertidumbre.
Métodos de simulación (por ejemplo, Monte Carlo):
Ejecute miles de escenarios para probar distintas políticas de almacenamiento y predecir riesgos de falta o exceso de existencias.
Algoritmos genéticos:
Técnica heurística basada en IA para resolver problemas complejos de optimización en grandes redes.
SAP APO o herramientas externas como Llamasoft (Supply Chain Design & Planning Software) pueden ejecutar estos modelos.
Gestión del nivel de servicio:
Optimización del índice de llenado:
Equilibra el coste de inventario con los niveles de servicio objetivo (por ejemplo, tasa de llenado de 95% frente a 85%).
Análisis de costes de ruptura de existencias:
Cuantifica el coste de la producción perdida, el tiempo de inactividad o las penalizaciones cuando una pieza no está disponible.
Medición del rendimiento:
Seguimiento basado en KPI de la rotación de inventario, los niveles de servicio y el consumo planificado frente al real.
Evaluación de riesgos:
Evalúa los riesgos de la cadena de suministro, la fiabilidad de los proveedores y su impacto en la disponibilidad de repuestos.
Implantación de SAP/ERP:
EOQ y planificación de pedidos: El maestro de materiales incluye el dimensionamiento de los lotes (EX, HB) y la configuración de los pedidos.
Stock de seguridad: Definido a través de la configuración MRP con métodos estáticos o dinámicos.
Multi-Echelon: Soportado en la capa de optimización de inventario de SAP IBP.
Simulación e IA: SAP IBP y los análisis integrados (SAC) soportan modelos avanzados de previsión y riesgo.
Métricas de servicio: Supervisión mediante cuadros de mando SAP BI o informes personalizados.
Ventajas de la optimización del inventario:
Reducción de los costes de mantenimiento de existencias.
Mayor capacidad de respuesta en el mantenimiento.
Menos órdenes de emergencia.
Mejor aprovechamiento del espacio.
Mejor rendimiento de los proveedores gracias a los pedidos programados.
Arquitectura del inventario y marco de clasificación
La gestión eficaz del inventario de MRO comienza con una arquitectura sólida para estructurar los datos de inventario y clasificar las piezas en función de sus características, uso y criticidad. Una arquitectura de inventario bien diseñada garantiza que los datos estén organizados, sean precisos y accesibles tanto para la planificación como para las necesidades operativas.
Diseño de estructuras de datos de inventario:
Arquitectura de datos maestros
Integra las jerarquías de equipos con las piezas de repuesto y los proveedores asociados.
Cada material debe tener descripciones normalizadas, unidad de medida, detalles del fabricante y lugar de almacenamiento.
Garantiza que los artículos MRO estén correctamente vinculados a los equipos mediante listas de materiales (BOM) en SAP.
Procesamiento de transacciones
Implica el seguimiento del movimiento de piezas: entrada de mercancías (GR), salida a mantenimiento (GI), traspasos y devoluciones.
SAP utiliza clases de movimiento (por ejemplo, 101 para GR, 261 para GI) registradas en transacciones como MIGO o MB1A.
Puntos de integración
La sincronización entre los módulos GMAO y SAP PM permite la planificación y el seguimiento del consumo en tiempo real.
IoT y los sistemas externos de supervisión de activos (como SAP AIN) también pueden aportar datos de estado a la planificación de MRR.
Gestión de la calidad de los datos
Se aplica mediante normas de denominación, controles de duplicación y validación de integridad.
Herramientas de SAP como MDG (Master Data Governance) o SAP Information Steward garantizan una elevada integridad de los datos.
Las auditorías rutinarias del maestro de materiales evitan los errores de entrada y la obsolescencia.
Análisis ABC (basado en el valor)
Se centra en el valor monetario de los artículos:
Clase A: Artículos de alto valor - 10-20% de artículos suponen el 70-80% del coste/valor del inventario.
Clase B: Valor medio - 20-30% de artículos por 10-20% de valor, revisados trimestralmente.
Clase C: Bajo valor - Restos de 50-70% de artículos con sólo 5-10% de valor, gestionados a granel.
Clasificación XYZ (Variabilidad de la demanda)
En función de la regularidad del consumo de piezas:
X: Demanda previsible, baja variabilidad.
Y: Variación moderada.
Z: Demanda muy irregular o esporádica, difícil de prever.
Matriz de criticidad (impacto operativo)
Ayuda a priorizar en función del impacto de la indisponibilidad de piezas:
Alta: Tiempos de inactividad, problemas de seguridad, incumplimientos legales.
Medio: Afecta a la eficiencia/ Retraso moderado del proceso.
Bajo: Mínimo/ Ningún impacto importante.
ABC | XYZ | Criticidad | Estrategia |
A | X | Alta | Mantener siempre en stock, revisar mensualmente |
B | Y | Medio | Mantener el colchón, revisar trimestralmente |
C | Z | Bajo | Pedido a la carta o en consignación |
Categorías de inventario específicas de MRO
Categoría | Definición | Implicación de SAP |
Acciones activas | Piezas de uso frecuente y rápida rotación | Planificación de los puntos de pedido, recuento de ciclos ajustados |
Acciones estratégicas | Repuestos poco utilizados, pero de misión crítica | Ubicación segura, uso supervisado |
Seguros | Artículos retenidos por sistemas heredados o largos plazos de entrega | Marcado con una característica de planificación de necesidades o un texto específico |
Existencias obsoletas | Piezas que ya no se pueden utilizar debido a mejoras en los equipos o cambios en los procesos | Bloqueado para su uso, flujos de trabajo de eliminación iniciados |
Estas categorías son útiles para identificar cómo tratar cada grupo en términos de almacenamiento, reposición e información.
Implantación de SAP:
Configuración del maestro de materiales: Gestión de datos de materiales incluye tipo de material, grupo, característica de planificación de necesidades, nivel de pedido, criticidad, categoría de valoración, etc.
Clase y características (CL20N): Permite clasificar las piezas (presión, tensión, etc.).
Estrategias de almacenamiento (WM/EWM): Asignación de almacenamiento en función de la clase (por ejemplo, artículos peligrosos, voluminosos).
Informes y KPI: Informes personalizados para supervisar la mezcla de existencias en estas categorías.
Ventajas de la arquitectura estructurada y la clasificación:
Evita extravíos y duplicidades.
Permite recuperar las piezas más rápidamente y reducir el tiempo de inactividad.
Impulsa las decisiones de previsión y aprovisionamiento.
Agiliza el cumplimiento de los requisitos de seguridad y auditoría.
Algoritmos de previsión y planificación de la demanda
Una previsión precisa de la demanda de piezas de recambio MRO es vital para evitar tanto las roturas de stock como el exceso de existencias. A diferencia de los bienes de producción, la demanda de MRO suele ser irregular, vinculada a las tasas de avería de los equipos, los calendarios de mantenimiento preventivo y las interrupciones operativas inesperadas.
En consecuencia, las organizaciones deben adoptar una combinación de métodos estadísticos y análisis predictivos avanzados adaptados a las características de los MRR.
Métodos estadísticos de previsión:
Suavizado exponencial
Aplica más peso a los datos de uso recientes, haciendo que las previsiones respondan a las tendencias recientes.
Ideal para piezas con una demanda constante pero ligeramente cambiante.
Medias móviles
Calcula la demanda media a lo largo de una ventana móvil de periodos pasados.
Útil para artículos estables y de baja variabilidad.
Descomposición estacional
Desglosa los patrones de demanda en componentes tendenciales, estacionales e irregulares.
Ayuda a identificar los picos estacionales (por ejemplo, el mantenimiento relacionado con los monzones).
SAP integra estas técnicas en el módulo de previsión de Maestro de materiales (vista MRP 3) y Planificación de la demanda.
Análisis predictivo avanzado:
Modelos de aprendizaje automático
Algoritmos como Random Forests y Support Vector Machines (SVM) analizan el consumo histórico, los datos de averías de los equipos y los registros de mantenimiento para predecir las necesidades futuras.
Estos modelos pueden aprender de patrones complejos que los métodos tradicionales pueden pasar por alto.
Análisis de series temporales (ARIMA, SARIMA)
Adecuado para piezas con demanda cíclica o estacional.
Los modelos ARIMA combinan la lógica de la autorregresión, la diferenciación y la media móvil.
Análisis de regresión
Los modelos de regresión múltiple establecen relaciones entre la demanda y variables influyentes como la edad de los equipos, la frecuencia de mantenimiento o las horas de uso.
Métodos de conjunto
Combine los resultados de varios modelos de previsión para aumentar la precisión y reducir el sesgo.
Se utiliza a menudo en plataformas de mantenimiento predictivo.
Planificación basada en el mantenimiento:
Previsiones basadas en el estado
Utiliza datos en tiempo real de sensores o dispositivos IoT para predecir piezas susceptibles de fallar.
Los módulos SAP AIN (Asset Intelligence Network) y SAP PdMS (Predictive Maintenance and Service) dan soporte a este enfoque.
Integración del mantenimiento planificado
Vincula los programas de mantenimiento preventivo (SAP PM) con la planificación de materiales.
Garantiza la disponibilidad de repuestos antes de los trabajos programados.
Correlación del mantenimiento predictivo
Predice futuros fallos y alinea en consecuencia las reservas de inventario.
Ajuste del ciclo de vida
Analiza el uso de piezas en las distintas etapas de la vida útil de los equipos.
Por ejemplo, las máquinas más antiguas pueden requerir sustituciones de piezas más frecuentes.
Perspectiva SAP:
Vistas de previsión en Maestro de materiales: Incorpora datos históricos para su uso en simulaciones MRP.
SAP IBP (Planificación Empresarial Integrada): Admite la modelización y simulación avanzadas de la demanda.
Integración con SAP AIN: Permite alertas basadas en condiciones vinculadas al inventario.
Modelos ARIMA y ML: Puede incorporarse en SAC (SAP Analytics Cloud) o integrarse desde herramientas externas como Python/R a través de SAP BTP.
Ventajas de la previsión de la demanda en MRO:
Evita tiempos de inactividad imprevistos por falta de piezas.
Reduce el inventario obsoleto mediante señales precisas de la demanda.
Mejora la alineación de la planificación con los calendarios de mantenimiento.
Apoya la adquisición proactiva y el ahorro de costes.
Valoración de existencias
La valoración de inventarios en el contexto de MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones) se refiere a la evaluación del valor financiero de las piezas de repuesto, consumibles y herramientas almacenadas. A diferencia de los productos acabados, el inventario de MRO puede no generar ingresos directos, pero afecta significativamente a los costes operativos, la planificación financiera y la toma de decisiones.
Comprender claramente el valor de las existencias ayuda a:
Cálculo del coste contable de las existencias,
Planificación de los presupuestos de compras,
Evaluar la criticidad de los activos,
Tomar decisiones de eliminación o reposición.
Componentes de la valoración de existencias
Valoración basada en la criticidad de los activos
Los artículos relacionados con equipos de alta criticidad (por ejemplo, válvulas de seguridad, álabes de turbina) pueden valorarse de forma más estricta, aunque se utilicen con menos frecuencia.
SAP PM ayuda a determinar la criticidad de los activos, lo que influye en el inventario y la valoración.
Coste contable de las existencias
Representa el coste anual de mantenimiento de existencias.
Incluye:
Coste de capital (intereses de los fondos inmovilizados en existencias),
Coste de almacenamiento (almacén, servicios),
Depreciación y obsolescencia,
Seguros e impuestos.
Optimización de los costes de adquisición
Los pedidos pequeños frecuentes aumentan el coste por unidad (debido a la logística, la administración).
Los pedidos óptimos mediante MRP o estrategias de dimensionamiento de lotes en SAP (por ejemplo, EOQ) reducen el coste total.
SAP Ariba o SRM (Supplier Relationship Management) permite comparar precios y negociar.
Mecanismos de valoración de inventarios SAP:
Clase de valoración
- Agrupa los materiales con fines contables y los vincula a cuentas de mayor específicas.
- Las distintas clases de consumibles, reparables y repuestos permiten separar los costes.
Control de precios
Determina cómo se gestiona el precio del material en SAP:
Precio estándar (S): Coste fijo utilizado para presupuestar (por ejemplo, ₹500/unidad).
Precio medio variable (V): Se ajusta después de cada GR, se utiliza cuando los precios varían con frecuencia.
Libro de materiales (SAP S/4HANA)
- Proporciona un seguimiento de los costes reales y en varias divisas en todas las plantas.
- Mejora la precisión de la valoración de inventarios en organizaciones globales.
Valoración separada
Permite que un mismo material tenga diferentes valores en función de:
Estado (nuevo/reacondicionado),
Origen (nacional/importado),
Tipo de existencias (bloqueadas, de calidad, no restringidas).
Permite un mejor seguimiento de los costes y la elaboración de informes.
Perspectivas estratégicas de la valoración de existencias:
- Identificación de existencias de baja o nula rotación: Los artículos de gran valor pero poco movimiento pueden marcarse para su revisión o eliminación.
- Nivel de servicio frente a costes: Los altos niveles de servicio (disponibilidad) deben equilibrarse con los elevados costes de mantenimiento.
- Planificación y presupuestación del capital: Una valoración adecuada permite elaborar presupuestos anuales de mantenimiento y explotación más precisos.
- Cumplimiento y preparación para auditorías: Los sistemas de valoración transparentes reducen el riesgo de incorrecciones financieras.
Medición y análisis de resultados
Supervisar y medir el rendimiento de los procesos de inventario MRO es crucial para mejorar la eficiencia operativa, reducir los costes y garantizar la disponibilidad de piezas de repuesto. Los indicadores clave de rendimiento (KPI), los marcos analíticos y las estrategias de mejora continua permiten a las organizaciones realizar un seguimiento de los avances, identificar ineficiencias y perfeccionar las estrategias de inventario.
Indicadores clave de rendimiento (KPI)
Ratio de rotación de existencias
- Mide la frecuencia con la que se utilizan y reponen las existencias.
- Fórmula: Coste de los bienes utilizados / Valor medio de las existencias
- Una baja rotación sugiere un exceso de existencias o existencias obsoletas, mientras que una alta rotación puede indicar un estricto control del inventario.
Nivel de servicio alcanzado
- Refleja el porcentaje de tiempo que las piezas están disponibles cuando se necesitan (tasa de llenado).
- Los altos niveles de servicio garantizan la eficacia del mantenimiento y el tiempo de actividad de los equipos.
Exactitud del inventario
- Compara el recuento físico con las existencias contables (registro del sistema).
- El recuento de ciclos, los controles aleatorios y el análisis de desviaciones ayudan a detectar desajustes.
Costes
- Realiza un seguimiento de los costes de inventario reales frente a los presupuestos previstos.
- Incluye los costes de adquisición, transporte y obsolescencia.
Marcos analíticos avanzados:
Análisis de Pareto (Regla 80/20)
- Identifica las 20% de piezas que representan 80% del valor de inventario o problemas.
- Ayuda a concentrar los recursos donde el impacto es mayor.
Análisis de tendencias
- Seguimiento de la evolución de los indicadores clave de rendimiento (por ejemplo, agotamiento de existencias, artículos de baja rotación).
- Útil para detectar mejoras o deterioros.
Gestión de excepciones
- Detecta anomalías como picos repentinos de demanda, exceso de existencias o piezas antiguas.
- Permite una resolución proactiva.
Evaluación comparativa
- Compara el rendimiento interno con las normas del sector o el rendimiento anterior.
- Fomenta el establecimiento de objetivos y la adopción de buenas prácticas.
Herramientas y métodos de mejora continua
Análisis de causa raíz (ACR): Técnicas como los diagramas de los cinco porqués o de espina de pescado ayudan a descubrir las causas sistémicas de problemas como las frecuentes roturas de stock.
Actualizaciones tecnológicas: Migración a SAP S/4HANA, integración de plataformas IoT o despliegue de cuadros de mando analíticos (SAP SAC).
Optimización de procesos: Implica el rediseño del flujo de trabajo utilizando mapas de flujo de valor, SAP Solution Manager o herramientas de minería de procesos.
Formación y desarrollo de habilidades: El perfeccionamiento de los empleados en las herramientas SAP MRP, MM y BI garantiza unas operaciones más fluidas y una mejor toma de decisiones.
Perspectiva SAP/ERP
Seguimiento de los KPI
- SAP proporciona informes estándar y personalizados para la rotación, el índice de llenado, la precisión del recuento y la obsolescencia.
- Códigos de transacción: MC.9 (Análisis ABC), MCBA (Artículos de baja rotación), MB5B (Resumen de existencias).
SAP Analytics Cloud (SAC)
Proporciona cuadros de mando, información predictiva y tendencias visuales en distintos lugares y momentos.
SAP Solution Manager
Útil para la documentación de procesos, el análisis de carencias y el seguimiento de mejoras.
SAP Learning Hub
Plataforma de formación estructurada y certificación para planificadores de inventarios y usuarios de almacenes.
Por ejemplo:
Supongamos que los almacenes de una planta petroquímica crecen año tras año. Las estanterías están repletas de kits de válvulas, apagallamas, repuestos de unidades de control y diversos tipos de juntas. Pero muchas de estas piezas no se han utilizado en mucho tiempo. El equipo de mantenimiento empieza a revisar:
- La frecuencia con la que se emite o consume realmente cada artículo (rotación de inventario),
- Si los repuestos críticos se localizan fácilmente durante las averías (disponibilidad),
- Si los registros de existencias coinciden con lo que hay físicamente en las estanterías (precisión del inventario),
- Y cómo se comparan los costes reales de inventario con el presupuesto de mantenimiento (desviación de costes).
Se trata de la medición del rendimiento en acción, ampliada de un conjunto de herramientas personales a un complejo entorno de MRO de seguridad crítica.
Ventajas de un sólido análisis del rendimiento:
- Mejora la eficacia y la precisión del inventario.
- Alinea las operaciones con los objetivos presupuestarios y de servicio.
- Permite tomar decisiones basadas en datos.
- Fomenta la mejora continua de los procesos.
- Refuerza la preparación para las auditorías y los informes de cumplimiento.
Conclusión
Gestión eficaz de los datos MRO ha dejado de ser una función administrativa para convertirse en un factor estratégico de excelencia operativa. En los sectores con un uso intensivo de activos, la precisión, disponibilidad y organización de las piezas de repuesto y los materiales relacionados con el mantenimiento repercuten directamente en el tiempo de actividad de los equipos, la eficiencia de las adquisiciones y el control general de los costes.
Mediante la aplicación de gobernanza de datos maestros (infórmese detalladamente)Mediante la integración con sistemas SAP/ERP, la aplicación de esquemas de clasificación inteligentes y el aprovechamiento de modelos avanzados de previsión y valoración, las organizaciones pueden transformar sus operaciones de MRR de reactivas a predictivas.
El resultado es una cadena de suministro más ágil y resistente, una reducción del capital circulante y una mayor capacidad de respuesta en materia de mantenimiento. A medida que la industria adopta la digitalización, IoT y tecnologías como mantenimiento preventivo y predictivo, Los datos de MRR deben pasar de ser estáticos y aislados a ser dinámicos, conectados e inteligentes.
A medida que el sector adopta la digitalización, el IoT y el análisis predictivo, los datos de MRO deben pasar de ser estáticos y aislados a dinámicos, conectados e inteligentes.
Las organizaciones que inviertan hoy en esta transformación estarán mejor posicionadas mañana para impulsar la fiabilidad operativa, el cumplimiento de la normativa y el ahorro de costes a largo plazo.
