¿Qué es un Maestro de Empleados?
Al igual que los demás tipos de disciplinas de datos maestros, un maestro de empleados (también denominado datos maestros de recursos humanos) es un repositorio mantenido de forma centralizada que constituye un intento de consolidar la fuente final de la verdad para todos los empleados de una organización. El maestro de empleados cumple una función importante que ayuda a los recursos humanos, los equipos de liderazgo y los jefes funcionales y de departamento a tomar decisiones rápidas, precisas y centradas en los datos.
La gestión de datos maestros de empleados es simplemente la práctica de garantizar la coherencia de los datos de los empleados procedentes de sistemas dispares de la organización. También garantiza que se establezcan sistemas de precaución o gobernanza adecuados para garantizar que el mantenimiento de estos datos se realiza correctamente, lo que permite tomar decisiones muy precisas centradas en los empleados.
¿Cómo ayudan los datos maestros de RRHH?
A medida que las empresas crecen y el tamaño de los equipos aumenta, resulta difícil hacer un seguimiento de cada empleado y de los datos asociados en sistemas tradicionales como un sistema de gestión de recursos humanos o una hoja de cálculo. La escala a la que operan algunas empresas, con más de 10.000 empleados, diluye la eficacia de la toma de decisiones de liderazgo, ya que es simplemente imposible asignar conjuntos de habilidades, requisitos, experiencia y rendimiento de un empleado bajo demanda.
Esta es la razón por la que los sistemas ERP como SAP, Oracle e Infor empezaron a ofrecer Employee Master como complemento a su paquete existente de productos.
Esto permitió a las empresas mantener información actualizada y gestionada de forma centralizada de cada empleado para facilitar la toma de decisiones en materia de contratación, gestión del talento, gestión de proyectos y gestión de las partes interesadas.
Más adelante en este artículo detallamos algunas de las principales ventajas.
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Puntos de datos en un maestro de empleados
Junto con los puntos de información básicos, para sacar el máximo partido en términos de beneficios de cualquier disciplina de datos maestros, es importante tener una visión completa de un registro de empleado determinado que garantice la integridad, la fiabilidad total y el contexto completo del empleado para garantizar que la toma de decisiones en el futuro esté basada en datos.
Para facilitarlo, es importante crear, rellenar y editar el mayor número posible de campos relativos a los empleados.
Información personal
Esto incluye la información básica de identificación personal del empleado, como el nombre, la fecha de nacimiento, el sexo, el lugar de origen y la nacionalidad.
Nombre completo: Para identificación y comunicación.
Fecha de nacimiento: Ayuda con el derecho a prestaciones, la planificación de la jubilación y el cumplimiento de la legislación laboral relacionada con la edad.
Estado civil: Se utiliza para determinar las prestaciones por familiares a cargo.
Datos de contacto
Se trata de la información de contacto básica del empleado y los datos de sus compañeros y familiares a los que debe dirigirse en caso de emergencia.
Dirección: Necesario para la jurisdicción fiscal, el cumplimiento y la correspondencia de emergencia.
Números de teléfono y direcciones de correo electrónico: Para comunicación y contacto durante emergencias.
Contactos de emergencia: Fundamental para la gestión de crisis y la seguridad de los empleados.
Registros legales e históricos
Se trata de la información legal relativa al historial laboral del empleado, incluida la información de sus antecedentes penales (si los tiene), las comprobaciones de antecedentes en las que insisten la mayoría de las organizaciones, etc.
Permisos de trabajo/Estado del visado: Crucial para la gestión de empleados internacionales y el cumplimiento de la legislación laboral.
Comprobación de antecedentes: Garantiza las normas legales y éticas durante la contratación.
Registros de formación en materia de cumplimiento: Seguimiento de la formación obligatoria en el lugar de trabajo, como la seguridad o la prevención del acoso.
Información financiera, fiscal y retributiva
Detalles sencillos para garantizar el cumplimiento con los equipos de Nómina, Cumplimiento y Finanzas
Datos de la cuenta bancaria: Garantiza la puntualidad y exactitud de los desembolsos salariales.
Números de identificación fiscal: Fundamental para el cumplimiento de la legislación fiscal
Deducciones y retenciones: Seguimiento de deducciones como primas de seguro médico, cotizaciones de jubilación y retenciones fiscales.
Salario base: Se utiliza para la gestión de nóminas y la evaluación comparativa de salarios en el sector.
Estructura de primas/comisiones: Proporciona información sobre la retribución y los incentivos en función de los resultados
Inscripción en prestaciones: Seguimiento del seguro médico, los planes de jubilación y otras ventajas para evaluar la satisfacción de los empleados y la gestión de costes.
Compensación por horas extraordinarias o turnos: Se utiliza para gestionar los presupuestos de personal y garantizar prácticas de remuneración justas.
Hitos profesionales
Información histórica sobre la carrera profesional de cada empleado,
Historial de ascensos: Sigue el crecimiento e identifica el potencial para puestos de liderazgo. Registros internos de movilidad: Supervisa las transiciones entre departamentos o funciones.
Datos sobre la planificación de la sucesión: Ayuda a identificar y preparar a los empleados para futuros puestos de liderazgo.
Títulos académicos: Nivel de estudios, especializaciones realizadas específicas de la función, etc.
Experiencia y datos de rendimiento
Probablemente algunos de los datos más importantes almacenados en el maestro de empleados: los hitos de la carrera profesional permiten a los jefes de función y a la dirección tomar decisiones críticas en materia de RR.HH., como promociones internas, asignación geográfica, jerarquías, etc.
Indicadores clave de rendimiento (KPI): Realiza un seguimiento de las contribuciones individuales a los objetivos de la organización.
Calificaciones de rendimiento: Ayuda en ascensos, aumentos de sueldo e identificación de empleados de alto rendimiento.
Competencias y certificaciones: Permite el análisis de las carencias de competencias, la movilidad interna de funciones y los programas de formación específicos.
Programas de formación finalizados: Realiza un seguimiento del desarrollo profesional y del cumplimiento de las certificaciones obligatorias.
Metas y objetivos: Apoya la gestión continua del rendimiento y la alineación estratégica.
Gestión de ausencias y permisos
Permitir una mejor planificación durante el absentismo de los empleados clave, la gestión general de las nóminas y la gestión de la carga de trabajo.
Horario de trabajo: Se utiliza para evaluar la productividad y la distribución de la carga de trabajo.
Saldo de vacaciones: Ayuda a gestionar las políticas de tiempo libre y a garantizar una dotación de personal adecuada.
Patrones de absentismo: Permite analizar el compromiso de los empleados y los problemas de conciliación de la vida laboral y familiar.
Registros de proyectos y asignaciones
Otro dato crítico que ayuda a determinar el rendimiento del proyecto. Por ejemplo, un número excesivo de empleados senior y junior asignados a proyectos con bajo ROI es cuestionable y estos casos pueden salir a la luz fácilmente en un Maestro de Empleados bien mantenido.
Proyectos/tareas actuales: Ayuda en la asignación de recursos y la planificación de proyectos.
Proyectos anteriores: Ofrece información sobre contribuciones y conocimientos anteriores.
Colaboraciones en equipo: Realiza un seguimiento de la dinámica de trabajo en equipo y de la eficacia interfuncional.
Salud y seguridad
Para que las organizaciones puedan gestionar mejor las emergencias de los empleados, como la hospitalización, el tratamiento de urgencias o las emergencias relacionadas con la salud, las organizaciones mantienen registros específicos de salud que incluyen, entre otras cosas;
Historial médico o registros de aptitud física: Garantiza el cumplimiento de los requisitos sanitarios específicos del puesto (por ejemplo, aptitud para el trabajo físico).
Certificaciones de formación en seguridad: Seguimiento del cumplimiento de las normas de seguridad en el lugar de trabajo.
Registros de incidentes: Ayuda a evaluar la seguridad en el lugar de trabajo y a reducir los riesgos.
Grupo sanguíneo: Grupo sanguíneo específico en caso de necesidad urgente de transfusión de sangre durante accidentes ocurridos en el lugar de trabajo o en sus inmediaciones.
Estos son sólo algunos ejemplos de cómo las empresas pueden maximizar la disponibilidad de información específica para un empleado, un departamento, una función empresarial, una unidad de negocio o el rendimiento de una región determinada. Las empresas de sectores específicos se centrarían en algunos puntos de datos concretos no enumerados anteriormente.
Por ejemplo, en el sector de los servicios informáticos, se presta mucha atención a la contribución al beneficio/empleado o al margen de cada empleado de los equipos de ventas y entrega. Del mismo modo, las empresas financiadas con una trayectoria de crecimiento claramente definida se centrarían en gran medida en la contribución al margen de ingresos por empleado.
Retos de la gestión de un máster en RRHH
Implantar un sistema elaborado y complejo como un Maestro de Empleados tiene su propio conjunto de retos y una organización se encontrará con todo tipo de dificultades durante la inicialización y la implantación.
A continuación detallamos algunas de ellas.
Resistencia interna
Dado que esta implantación requerirá aportaciones y datos de los propios empleados, es posible que los empleados y los departamentos consideren la implantación de la EMDM perturbadora o innecesaria. El ROI de un programa como este también es incierto y da dividendos a lo largo de un cierto periodo de tiempo.
Ejemplo: Los equipos de RRHH acostumbrados a sistemas de gestión descentralizados pueden resistirse a la transición a una plataforma centralizada.
Silos de datos y problemas sistémicos
Los datos de los empleados suelen estar fragmentados en múltiples sistemas, como los de RR.HH., nóminas y TI, lo que da lugar a incoherencias. Además, es muy posible que los distintos silos hayan almacenado los datos en formatos y arquitecturas diferentes o, lo que es peor, hayan almacenado información contradictoria.
Esto hace que la migración de los datos a un repositorio central sea bastante complicada y difícil de implementar.
Ejemplo: Una empresa multinacional puede encontrarse con que los títulos de los puestos y las asignaciones de los departamentos no coinciden en todos los sistemas, lo que complica la centralización.
Escalabilidad y seguridad
Las organizaciones en crecimiento pueden considerar que sus sistemas de EMDM son insuficientes para gestionar volúmenes de datos cada vez mayores. Además, Las bases de datos centralizadas se convierten en objetivos privilegiados de los ciberataques si las medidas de seguridad son inadecuadas.
Ejemplo 1: Una institución financiera se enfrenta a una violación de datos que compromete información sensible de los empleados debido a un cifrado insuficiente.
Ejemplo 2: Una empresa emergente que se expande internacionalmente descubre que su solución inicial es inadecuada para las nóminas multidivisa y el soporte multilingüe.
Personalización y soluciones específicas para cada sector
Ya lo hemos mencionado antes: una solución estándar no es realmente una solución de datos maestros de RR.HH. para ninguna empresa. La mayoría de estas soluciones requieren algún tipo de implementación personalizada en función del sector, los requisitos del cliente, el tipo de empresa, etc., lo que puede encarecer la implementación.
Ejemplo: Una empresa de consultoría requiere un seguimiento específico de un proyecto que un sistema EMDM estándar no puede acomodar sin una costosa personalización.
Gobernanza y limpieza de datos
Una cosa es definir los requisitos, la arquitectura y la pila tecnológica para crear un Maestro de Empleados. Sin embargo, el truco está en ejecutar la limpieza de datos y crear una disciplina de gobernanza interna que dé como resultado un Maestro de RRHH bien definido y fiable.
Si bien el enfoque de esto radica en la definición de procedimientos normalizados de trabajo, se trata de un proceso impulsado en gran medida por el ser humano. La ausencia de tecnologías MDM dará lugar a una adopción lenta, a una carga de datos y creación de registros mal gestionadas o, lo que es peor, a una carga de datos errónea.
Las soluciones tecnológicas de depuración, enriquecimiento y gobernanza de datos no son negociables para garantizar una gestión sin fisuras de un maestro de RR.HH. con escasa intervención humana.
Soluciones de gestión de datos maestros de RR.HH.
Teniendo en cuenta los retos detallados anteriormente, las soluciones tecnológicas, especialmente las soluciones basadas en IA, pueden ayudar seriamente a las empresas a implementar un Maestro de RRHH robusto que pueda agilizar las capacidades operativas, empoderar a los equipos de toma de decisiones y construir la empresa sobre bases sólidas de RRHH.
Las soluciones de este tipo, incluidas las que ofrecemos en Verdantis, se pueden clasificar en cualquiera de estos tres grupos. Las empresas que destacan en la gestión de datos maestros de RR.HH. suelen tener soluciones personalizadas específicas del sector para todos ellos.
Depuración de datos
Ya lo hemos mencionado antes: los ejercicios de limpieza de datos pueden ser tediosos, los datos de los distintos departamentos pueden ser contradictorios e incompletos. A menudo, es necesario recurrir a un experto en datos maestros para consolidar y migrar los datos de múltiples fuentes a una única fuente de la verdad, es decir, el disco de oro registro maestro de empleados.
Las soluciones de este tipo, incluidas las que ofrecemos en Verdantis, se pueden clasificar en cualquiera de estos tres grupos. Las empresas que destacan en la gestión de datos maestros de RR.HH. suelen tener soluciones personalizadas específicas del sector para todos ellos.
Enriquecimiento de datos
La falta de información es a menudo el mayor reto de cualquier disciplina de MDM, la exhaustividad de la información es algo que se puede conseguir a partir de fuentes de terceros, el empleado o su socio de RR.HH. o el responsable de los empleados o el jefe de función.
Los registros financieros, la información fiscal y las direcciones pueden enriquecerse a partir de fuentes de terceros si algunos campos clave ya están disponibles, como los datos de la seguridad social.
Gobernanza y mantenimiento de datos
Teniendo en cuenta los retos detallados anteriormente, las soluciones tecnológicas, especialmente las soluciones basadas en IA, pueden ayudar seriamente a las empresas a implementar un Maestro de RRHH robusto que pueda agilizar las capacidades operativas, empoderar a los equipos de toma de decisiones y construir la empresa sobre bases sólidas de RRHH.
Una solución de control de datos de empleados suele ser un servicio basado en software que se integra con los ERP más populares, despliega reglas de validación, enriquece automáticamente los datos que faltan, identifica posibles duplicados en el momento de la creación del registro y estructura los datos en el momento mismo de la creación del registro.
Además, el software dispone de configuraciones de aprobación de usuarios para definir una matriz de aprobación y responsabilizar a los administradores de datos en caso de que el maestro de empleados esté "comprometido".
En conclusión
Un Maestro de Empleados es esencial para una gestión eficaz de los datos de los empleados. Permite tomar decisiones precisas y basadas en datos al consolidar la información en una única fuente de verdad.
A medida que las organizaciones crecen, los sistemas tradicionales suelen fallar, lo que provoca ineficiencias y una toma de decisiones deficiente. Un Employee Master robusto aborda estos retos centralizando y enriqueciendo los datos de los empleados.
Las herramientas avanzadas, como la limpieza, el enriquecimiento y la gobernanza de datos impulsados por IA, simplifican la implementación al tiempo que mejoran la calidad y la eficiencia de los datos.
Las soluciones personalizables y adaptadas a las necesidades del sector se integran a la perfección con los sistemas ERP. Esto garantiza una gestión de datos fiable, segura y escalable.
Verdantis ofrece soluciones a medida que permiten a las empresas agilizar las operaciones, apoyar el crecimiento y construir una sólida base de recursos humanos.
