Introducción
En términos de gestión de datos empresariales, los gastos MRO son los costes asociados a los materiales y servicios indirectos necesarios para mantener los activos físicos, las instalaciones y los entornos de producción de una organización funcionando eficazmente.
Los gastos de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) representan una parte significativa de los costes indirectos de aprovisionamiento de una organización. A pesar de su importancia, el gasto en MRO suele pasar desapercibido en las iniciativas estratégicas de aprovisionamiento. Este descuido puede dar lugar a ineficiencias, costes innecesarios y oportunidades perdidas de mejoras operativas.
El análisis de gastos MRO es el proceso sistemático de recopilación, limpieza, clasificación y análisis de datos relacionados con los gastos de mantenimiento, reparación y operaciones de una organización. Mediante un análisis eficaz de los gastos de MRO, las organizaciones pueden identificar oportunidades de ahorro de costes, optimizar los niveles de inventario, mejorar las relaciones con los proveedores y aumentar la eficiencia operativa general.
Comprender el gasto en MRR
El gasto en MRR abarca una amplia gama de productos y servicios necesarios para las operaciones cotidianas de una empresa, pero que no se incorporan directamente al producto final. Entre ellos se incluyen:
Mantenimiento
Los elementos de mantenimiento son cruciales para las actividades preventivas que ayudan a garantizar que los equipos y las instalaciones funcionen eficientemente y evitar costosas averías. Entre ellos se incluyen:
Lubricantes y fluidos industriales: Aceites de motor, aceites hidráulicos, refrigerantes, grasas y fluidos especiales.
Productos de filtración: Filtros de aire, filtros hidráulicos, filtros de combustible y filtros de agua.
Componentes mecánicos: Rodamientos, correas, juntas, elementos de fijación y componentes neumáticos.
Mantenimiento eléctrico: Cintas, componentes de cableado, fusibles y suministros para equipos de prueba.
Suministros de mantenimiento preventivo: Herramientas de monitorización del estado, consumibles de mantenimiento predictivo y equipos de inspección.
Estos artículos desempeñan un papel fundamental en mantenimiento planificado y son vitales para el buen funcionamiento de los activos.
Componentes de reparación
Los componentes de reparación son fundamentales para restablecer el funcionamiento de los equipos tras averías o fallos. Las categorías más comunes son:
Piezas de reparación mecánica: Bombas, motores, válvulas, engranajes y componentes estructurales.
Piezas de reparación eléctrica: Motores, autómatas programables, sensores, protección de circuitos y componentes de iluminación.
Piezas hidráulicas y neumáticas: Cilindros, bombas, válvulas, mangueras y juntas.
Electrónica e Instrumentación: Piezas de instrumentación, placas de circuitos y equipos de calibración.
Herramientas de reparación especializadas: Herramientas manuales, herramientas eléctricas, equipos de diagnóstico y suministros de soldadura.
Estas piezas son esenciales para mantenimiento reactivo, solucionando rápidamente las averías y el mal funcionamiento de los equipos para minimizar el tiempo de inactividad.
Suministros de explotación
Los suministros de explotación incluyen los artículos consumibles utilizados en las operaciones diarias, que apoyan la producción sin formar parte directamente del producto final. Esta categoría incluye:
Suministros de limpieza: Productos químicos de limpieza, herramientas y productos de gestión de residuos.
Equipamiento de seguridad: EPI (equipos de protección individual), elementos de seguridad contra incendios, protección contra caídas y soportes ergonómicos.
Material de oficina: Instrumentos de escritura, productos de papel y suministros para la sala de descanso.
Material de laboratorio y pruebas: Reactivos, consumibles y material de ensayo.
Consumibles de apoyo a la producción: Embalaje, suministros de manipulación de materiales y productos químicos de proceso.
Estos suministros son indispensables para mantener un entorno de trabajo seguro, limpio y organizado.
Apoyo a las infraestructuras
El apoyo a la infraestructura se refiere a los sistemas y componentes que mantienen las instalaciones físicas y los sistemas de servicios públicos. Entre ellos se incluyen:
Sistemas HVAC: Climatizadores, sistemas de calefacción/refrigeración, equipos de ventilación y sistemas de filtración.
Infraestructura eléctrica: Distribución de energía, sistemas de iluminación y soluciones de energía de reserva.
Sistemas de fontanería: Tuberías, válvulas, accesorios, sistemas de tratamiento de agua y equipos de drenaje.
Envolvente del edificio: Materiales para tejados, puertas, ventanas, aislamiento e impermeabilización.
Mantenimiento del sitio: Materiales de jardinería, herramientas de gestión de nieve/hielo y mantenimiento de aparcamientos.
Estos componentes garantizan que sistemas de instalaciones seguir siendo funcionales y eficientes, contribuyendo a un entorno seguro y productivo.
Servicios técnicos
Los servicios técnicos complementan las capacidades internas con conocimientos especializados y apoyo. Estos servicios incluyen:
Mantenimiento por terceros: Contratos de mantenimiento preventivo, servicios de reparación de emergencia y mantenimiento de instalaciones.
Calibración de equipos: Calibración de manómetros, medidores, instrumentos de proceso y equipos de laboratorio.
Ingeniería y asistencia técnica: Resolución de problemas, optimización de procesos, integración de sistemas e ingeniería de fiabilidad.
Pruebas e inspección: Ensayos no destructivos, servicios de mantenimiento predictivo e inspecciones de cumplimiento normativo.
Servicios especializados: Apoyo a la automatización industrial, gestión de la energía, apoyo a las infraestructuras informáticas y servicios de gestión de residuos.
Al aprovechar la experiencia externa, las empresas pueden mantener los equipos de forma más eficiente, solucionar los problemas con rapidez y mejorar la fiabilidad operativa general.
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Proceso de análisis de gastos MRO
Recogida de datos
El primer paso en el análisis de gastos MRO es recopilar todos los datos de gasto relevantes. Esto incluye:
- Órdenes de compra: Datos de los sistemas ERP que detallan qué se ha pedido, a quién, a qué precio y cuándo.
- Facturas: Información de pago que puede contener detalles adicionales que no se encuentran en las órdenes de compra
- Contratos: Condiciones y acuerdos de precios negociados con los proveedores
- Registros de inventario: Información sobre existencias, índices de utilización y costes de mantenimiento
- Órdenes de trabajo de mantenimiento: Detalles sobre los materiales utilizados para actividades de mantenimiento específicas.
Limpieza de datos
Los datos MRO sin procesar suelen requerir una limpieza significativa antes de poder ser analizados con eficacia. Soluciones de limpieza de datos MRO ayudan a transformar la información desorganizada e incoherente en datos limpios y utilizables, abordando problemas comunes como:
- Normalización de las convenciones de nomenclatura: Garantizar la coherencia de las descripciones de los mismos artículos en distintos sistemas y documentos.
- Eliminar duplicados: Identificar y consolidar las entradas duplicadas
- Corrección de errores: Corrección de precios, cantidades o información de proveedores incorrectos
- Llenar lagunas de información: Añadir los datos que faltan para realizar un análisis completo
- Normalización de unidades de medida: Conversión de todas las mediciones a un formato estándar
Clasificación y categorización de datos
Una vez depurados, los datos MRO deben organizarse en categorías significativas:
- Clasificación taxonómica: Agrupación de artículos en una estructura jerárquica (categoría, subcategoría, mercancía)
- Segmentación de proveedores: Categorizar a los proveedores en función de su volumen, criticidad y tipo de relación.
- Clasificación del tipo de gasto: Diferenciar entre mantenimiento planificado, reparaciones de emergencia y operaciones rutinarias.
- Asignación de instalaciones/departamentos: Atribución de gastos a unidades organizativas específicas
- Asociación de Activos: Vinculación del gasto en MRR a equipos específicos o componentes de las instalaciones
Análisis de datos
Con los datos bien organizados, se pueden realizar diversos análisis para generar información:
- Análisis de la distribución del gasto: Determinar dónde y cómo se gasta el dinero del MRR
- Análisis de la variación de precios: Detección de incoherencias en los precios de artículos iguales o similares
- Análisis de la concentración de proveedores: Evaluar la distribución de los gastos entre los proveedores
- Análisis de optimización de inventarios: Evaluar los niveles de existencias en función de las pautas de uso
- Análisis de tendencias: Seguimiento de los patrones de gasto a lo largo del tiempo para identificar variaciones estacionales o tendencias a largo plazo.
- Análisis de conformidad: Medir el cumplimiento de las políticas de contratación y las condiciones contractuales
Planificación de acciones
El último paso consiste en convertir el análisis en información práctica:
- Identificación de oportunidades: Determinación de áreas específicas para la reducción de costes o la mejora de procesos
- Desarrollo de estrategias: Crear iniciativas específicas para abordar las oportunidades identificadas
- Planificación de la aplicación: Elaboración de planes de acción detallados con plazos y responsabilidades
- Cálculo del ROI: Estimación del impacto financiero potencial de los cambios propuestos
- Métricas de rendimiento: Establecimiento de KPI para medir el éxito de las iniciativas de mejora
Retos de la gestión del gasto en MRR
Varios factores hacen que los gastos de MRR sean especialmente difíciles de gestionar:
Diversas categorías de artículos: MRO abarca miles de artículos diferentes en múltiples categorías
Patrones de compra irregulares: Muchos artículos de MRR se compran de forma esporádica y no según calendarios predecibles.
Adquisiciones descentralizadas: Las compras de MRR a menudo se realizan a nivel de departamento o instalación en lugar de a través de una adquisición centralizada.
Compras de emergencia: La urgencia de las reparaciones suele llevar a decisiones de compra aceleradas y costosas.
Mala calidad de los datos: La incoherencia en las convenciones de nomenclatura, las descripciones inadecuadas y la falta de información complican el análisis de los datos.
Múltiples proveedores: Las organizaciones suelen trabajar con numerosos proveedores de MRR, lo que dificulta la consolidación del gasto.
Gestión de datos MRO
Un análisis eficaz de los gastos de MRO depende en gran medida de unas prácticas sólidas de gestión de datos. Las organizaciones deben establecer sistemas y procesos para mantener datos MRO de alta calidad durante todo su ciclo de vida.
Dominios de datos maestros MRO
Gestión de datos MRO se centra en la gestión precisa, coherente y centralizada de datos críticos relacionados con materiales, proveedores, activos y ubicaciones. La correcta integración y estructuración de estos dominios permite a las empresas optimizar las operaciones de mantenimiento, mejorar la gestión de inventarios, agilizar los procesos de aprovisionamiento y garantizar la fiabilidad de los activos. A continuación se ofrece una visión general concisa de los componentes clave de los dominios de datos maestros de MRO:
Item Master
En Item Master sirve como repositorio central de toda la información relacionada con materiales, piezas y suministros MRO. Organiza los artículos en un formato estructurado, proporcionando el contexto técnico y empresarial clave, que es esencial para la eficacia de las adquisiciones, la gestión de inventarios y el apoyo a los activos.
Componentes clave
Identificación: ID de artículo, números de pieza, números de pieza OEM e identificadores heredados.
Descripción: Convenciones de nomenclatura normalizadas, descripciones detalladas de los artículos y palabras clave para optimizar las búsquedas.
Clasificación: Códigos de mercancías (por ejemplo, UNSPSC, eCl@ss), índice de criticidad, clasificación ABC.
Especificaciones técnicas: Dimensiones, composición del material, características de rendimiento y cumplimiento de las normas industriales.
Información sobre adquisiciones: Proveedores homologados, plazos de entrega, historial de precios y cantidades mínimas de pedido.
Gestión de existencias: Requisitos de almacenamiento, existencias de seguridad, puntos de reorden y vida útil.
Intercambiabilidad: Artículos de sustitución, información sobre sustitución, equipos compatibles.
Documentación: Imágenes, fichas técnicas, manuales de instalación y documentación de seguridad.
Los datos maestros de materiales son un repositorio de información crucial para una empresa, ya que incluyen detalles sobre todos los materiales adquiridos, producidos y almacenados. Como componente integral de un sistema ERP utilizado por las funciones de distribución o fabricación, desempeña un papel central en los procesos organizativos.
La optimización de los datos maestros de materiales heredados es un aspecto fundamental de Actualizaciones o consolidación de ERP iniciativas. Más de un tercio de los beneficios tangibles derivados de los proyectos de ERP proceden de la mejora de la eficiencia de los inventarios y la reducción de los costes de material. Sin embargo, los enfoques manuales convencionales o los servicios genéricos de gestión de datos maestros (MDM) suelen dar lugar a proyectos prolongados que no cumplen las normas de calidad y superan las limitaciones presupuestarias.
Proveedor principal
En Proveedor principal contiene información vital sobre los proveedores de bienes y servicios de MRR. Este dominio va más allá de los datos de contacto básicos e incluye métricas de rendimiento del proveedor, capacidades y datos de gestión de relaciones estratégicas.
Componentes clave
Información básica: Identificación del proveedor, nombres legales, números de identificación fiscal, estructura empresarial e información de registro.
Información de contacto: Direcciones, contactos clave y horarios de apertura.
Capacidades: Categorías de productos/servicios, capacidades de fabricación, certificaciones y cobertura geográfica.
Métricas de rendimiento: Puntualidad, medidas de calidad, cumplimiento del nivel de servicio, rentabilidad.
Gestión de relaciones: Información contractual, acuerdos de nivel de servicio (SLA), indicadores clave de rendimiento (KPI) e iniciativas de mejora.
Datos financieros: Condiciones de pago, estructuras de precios, estabilidad financiera y cobertura de seguros.
Gestión de riesgos: Evaluaciones de riesgos, planes de continuidad de la actividad, factores de riesgo geográfico e impacto medioambiental.
Integración de sistemas: Capacidades EDI, integración del comercio electrónico y cumplimiento de las normas sobre datos.
Maestro de activos
En Maestro de activos incluye registros detallados de equipos, maquinaria e instalaciones que requieren asistencia de MRR. Sirve de base para la planificación del mantenimiento, la gestión de piezas de repuesto y el análisis de costes del ciclo de vida.
Componentes clave
Identificación: Identificación de activos, números de serie, números de modelo, detalles del fabricante e información de adquisición.
Especificaciones técnicas: Capacidad, requisitos de utilidad, sistemas de control, características de seguridad y parámetros medioambientales.
Información de mantenimiento: Clasificación de la criticidad, estrategia de mantenimiento, planes de mantenimiento preventivo y modos de fallo.
Piezas de repuesto y lista de materiales: Lista de materiales, repuestos críticos y recomendados, obsolescencia de piezas y necesidades de consumibles.
Documentación: Manuales técnicos, planos CAD, procedimientos normalizados de trabajo (PNT) y documentos de cumplimiento de la normativa.
Datos de rendimiento: Estadísticas de fiabilidad (MTBF, MTTR), medidas de eficiencia, historial de mantenimiento y registros de tiempos de inactividad.
Datos del ciclo de vida: Calendarios de amortización, planificación de la sustitución y consideraciones relativas al final de la vida útil.
Ubicación Maestro
En Ubicación Maestro organiza la información sobre las ubicaciones físicas donde se almacenan, utilizan o mantienen los artículos MRO. Esto incluye almacenes, áreas de producción, talleres de mantenimiento y puntos de servicio.
Componentes clave
Identificación: ID de ubicación, nombre, tipo (almacén, planta) y relación jerárquica con otras ubicaciones.
Características físicas: Coordenadas geográficas, información sobre el edificio, dimensiones de la superficie, capacidad de carga y características especiales.
Configuración de almacenamiento: Tipos de sistemas de almacenamiento, capacidad de almacenamiento, equipos de manipulación y limitaciones de los materiales.
Información operativa: Horarios de funcionamiento, información sobre el personal, niveles de seguridad y prácticas de gestión de inventarios.
Relaciones: Activos respaldados por la ubicación, proveedores, rutas de transporte y conexiones con otras ubicaciones.
Cumplimiento de la normativa: Certificaciones de almacenamiento de materiales peligrosos, sistemas de protección contra incendios y cobertura de seguros.
Infraestructura tecnológica: Equipos informáticos, sistemas automatizados y tecnologías de seguimiento como RFID o códigos de barras.
Métricas de rendimiento: Utilización del espacio, precisión del inventario, medidas de rendimiento y rendimiento del nivel de servicio.
Normas de datos MRO
Aplicar y hacer cumplir las normas es crucial para la integridad de los datos de MRR:
Convenciones de denominación: Formatos normalizados para describir los artículos, garantizando la coherencia y la facilidad de búsqueda.
Esquemas de clasificación: Taxonomías acordadas para clasificar los artículos MRO (como UNSPSC o sistemas de clasificación personalizados).
Requisitos de los atributos: Conjuntos definidos de características que deben capturarse para cada tipo de artículo MRO.
Protocolos de introducción de datos: Procedimientos claros para añadir, modificar o eliminar datos MRO
Infraestructura tecnológica
La gestión eficaz de los datos de MRO se basa en un conjunto de sistemas interconectados que soportan colectivamente los complejos procesos implicados en el mantenimiento de los activos, la gestión del inventario y la optimización del gasto. Estos sistemas deben funcionar juntos a la perfección para proporcionar una visión completa de las operaciones de MRO, mientras que el apoyo a las funciones especializadas dentro de sus respectivos dominios.
Planificación de recursos empresariales (ERP)
Los sistemas ERP actúan como columna vertebral de la gestión financiera y transaccional en las operaciones MRO. Proporcionan la infraestructura esencial para los procesos empresariales, garantizando una integración fluida entre departamentos.
Procesos de contratación: Gestión de todo el ciclo de vida de las adquisiciones, incluidas las solicitudes, los pedidos, la recepción de mercancías y la verificación de facturas.
Gestión financiera: Asignación de costes, seguimiento de los presupuestos de MRR y generación de informes financieros para los gastos de mantenimiento.
Control de inventario: Gestión de las funciones básicas de inventario, como el seguimiento de las cantidades de artículos y el registro de las transacciones.
Seguimiento de los costes de las órdenes de trabajo: Seguimiento de los costes de mano de obra, material y servicios vinculados a las actividades de mantenimiento.
Contabilidad de activos fijos: Seguimiento de los activos desde su adquisición hasta su enajenación, pasando por su amortización, garantizando la exactitud de los registros financieros.
Estos sistemas también se integran con soluciones específicas de mantenimiento para alinear costes, sincronizar datos de proveedores y compartir información sobre materiales en toda la organización.
Sistemas informatizados de gestión del mantenimiento (GMAO)
Los sistemas de GMAO están diseñados para agilizar la planificación, ejecución y seguimiento de las actividades de mantenimiento. Estos sistemas son fundamentales para gestionar las órdenes de trabajo, el mantenimiento preventivo y garantizar la fiabilidad de los equipos.
Gestión de órdenes de trabajo: Gestión de órdenes de trabajo de activos implica crear, asignar, programar, ejecutar y cerrar órdenes de trabajo de mantenimiento. Una gestión eficaz de las órdenes de trabajo garantiza que las tareas de mantenimiento se prioricen en función de la criticidad de los activos, cuenten con los recursos adecuados y estén documentadas, lo que se traduce en una reducción del tiempo de inactividad, un mejor cumplimiento de las normas y una mejora del rendimiento de los activos.
Mantenimiento preventivo: Desarrollo y programación de tareas de mantenimiento basadas en intervalos de tiempo o métricas de uso de los equipos.
Gestión de activos: Gestión de datos de equipos, incluidas jerarquías, especificaciones e información histórica de mantenimiento.
Programación de recursos: Asignación de personal y herramientas de mantenimiento a tareas específicas.
Control de inventario de mantenimiento: Reserva de piezas para las próximas tareas y seguimiento de su consumo durante el mantenimiento.
Mantenimiento predictivo: Utilización de los datos de Condition Monitoring para prever las necesidades de mantenimiento y reducir los tiempos de inactividad imprevistos.
Documentación técnica: Proporcionar acceso a manuales, procedimientos y directrices de seguridad para las tareas de mantenimiento.
Los sistemas de GMAO se integran con el ERP para el seguimiento de costes y la adquisición de piezas, y ayudan a poner en marcha acciones de mantenimiento basadas en datos sobre el estado de los equipos en tiempo real.
Sistemas de gestión de inventario
Estos sistemas mejoran las operaciones de los almacenes MRO proporcionando herramientas para optimización de inventarios, ayudando a optimizar los niveles de existencias, agilizar el aprovisionamiento y garantizar que las piezas estén disponibles cuando se necesiten.
Gestión de inventarios en varios centros: Seguimiento del inventario en múltiples ubicaciones, garantizando una distribución y accesibilidad eficientes de las existencias.
Optimización del nivel mínimo/máximo: Cálculo automático de los niveles óptimos de inventario para evitar la falta o el exceso de existencias.
Recuento de ciclos: Realización sistemática de controles de inventario para garantizar la exactitud y la coherencia.
Integración de códigos de barras/RFID: Utilización de métodos de identificación automatizada para mejorar el seguimiento y la gestión de las existencias.
Gestión de la distribución de almacenes: Organización de las ubicaciones de almacenamiento para una recuperación eficaz de las piezas y la utilización del espacio.
Gestión de kits y montajes: Agrupación de piezas relacionadas para tareas de mantenimiento específicas con el fin de simplificar la manipulación de las piezas.
Seguimiento del rendimiento de los proveedores: Supervisión de los plazos de entrega, la calidad y la conformidad de los proveedores para garantizar un aprovisionamiento fiable.
Previsión de la demanda: Utilización de algoritmos predictivos para estimar las necesidades futuras de piezas en función de las tendencias de uso.
Estos sistemas se integran con la GMAO para controlar el inventario en tiempo real y con el ERP para la gestión financiera y las compras.
Plataformas de análisis del gasto
Las plataformas de análisis del gasto ofrecen funciones específicas para analizar los datos de aprovisionamiento, identificar oportunidades de ahorro y mejorar las relaciones con los proveedores en el ámbito del MRR.
Agregación de datos: Recopilación y consolidación de datos sobre adquisiciones procedentes de múltiples fuentes para un análisis exhaustivo.
Clasificación de los gastos: Clasificar las compras en taxonomías normalizadas para facilitar la comparación y el análisis.
Análisis de la variación de precios: Identificación de incoherencias en los precios de artículos similares entre proveedores para impulsar el ahorro de costes.
Control del cumplimiento de los contratos: Garantizar que las actividades de compra respetan los acuerdos con los proveedores y las condiciones negociadas.
Consolidación de proveedores: Identificación de oportunidades para reducir el número de proveedores y concentrar el gasto para obtener mejores precios.
Análisis por categorías: Análisis de categorías específicas de MRR (por ejemplo, eléctrico, mecánico) para encontrar oportunidades de optimización de costes.
Identificación de oportunidades de ahorro: Utilización de algoritmos para identificar posibles áreas de reducción de costes en la contratación pública.
Evaluación comparativa: Comparar los patrones de gasto interno con los estándares del sector para identificar áreas de mejora.
Estas plataformas se integran con los sistemas ERP para extraer datos de compra, conectarse con los datos maestros de los proveedores para una clasificación coherente de los mismos e informar a los sistemas de contratación para aplicar oportunidades de ahorro.
Herramientas de gestión de datos maestros (MDM)
Las herramientas MDM proporcionan la infraestructura necesaria para mantener datos coherentes y de alta calidad en varios sistemas, en particular para los elementos de datos complejos y diversos de la gestión de MRO.
Gobernanza de datos: Establecer normas para gestionar y mantener la calidad de los datos en todos los sistemas y departamentos.
Gestión de la calidad de los datos: Identificar y corregir los problemas de datos para garantizar la exactitud de la información crítica.
Gestión del flujo de trabajo: Garantizar procesos controlados de creación, modificación y aprobación de datos maestros.
Sincronización de datos: Mantener la coherencia de los datos en todos los sistemas sincronizando las actualizaciones y los cambios en tiempo real.
Gestión jerárquica de las relaciones: Gestión de relaciones complejas entre activos, equipos y ubicaciones.
Gestión de la clasificación: Mantenimiento y actualización de taxonomías y esquemas de categorización para garantizar la coherencia de los datos.
Búsqueda y descubrimiento: Mejorar la capacidad de encontrar rápidamente datos e información técnica pertinentes.
Auditoría y control de versiones: Seguimiento de los cambios realizados en los datos a lo largo del tiempo en aras de la transparencia y la rendición de cuentas.
Las herramientas MDM se sincronizan con los sistemas ERP para compartir datos maestros, se integran con los GMAO para obtener información sobre los equipos y alinean los sistemas de inventario para que la numeración de las piezas y las especificaciones sean coherentes.
Gobernanza de datos MRO
Un análisis eficaz de los gastos de MRO depende en gran medida de la precisión, coherencia e integridad de los datos subyacentes. Sin una gobernanza adecuada, las organizaciones a menudo se enfrentan a retos como registros de piezas duplicados, convenciones de nomenclatura incoherentes e información aislada entre plantas o sistemas, todo lo cual compromete la fiabilidad de la información sobre gastos.
Gobernanza de datos MRO es la base para un análisis de gastos MRO fiable y procesable. Implica establecer reglas, normas y propiedad claras sobre cómo se crean, gestionan y mantienen los datos MRO a lo largo de su ciclo de vida. Cuando se establece la gobernanza, las organizaciones pueden consolidar datos con confianza, identificar verdaderos patrones de gasto, eliminar redundancias y descubrir oportunidades de ahorro de costes en compras e inventario.
Establecimiento de un marco de gobernanza de datos MRO
La gobernanza de datos proporciona la estructura necesaria para garantizar la calidad y la usabilidad de los datos MRO:
Funciones y responsabilidades: Propiedad y responsabilidad claramente definidas para los datos MRO
Políticas y procedimientos: Normas documentadas para la creación, modificación y utilización de datos
Normas de calidad: Métricas definidas para medir y supervisar la calidad de los datos
Gestión del cambio: Procesos de aplicación y comunicación de los cambios en los datos
Control del cumplimiento: Métodos para garantizar el cumplimiento de las políticas de gobernanza de datos
Funciones clave de la gobernanza de datos
La gobernanza eficaz de los datos MRO suele implicar:
Responsables de datos: Expertos en la materia responsables de la calidad de ámbitos de datos específicos.
Custodios de datos: Personal técnico que implanta y mantiene sistemas de datos
Propietarios de datos: Líderes empresariales responsables de la exactitud y el uso de los datos en sus áreas.
Comité de Gobernanza: Equipo multifuncional que supervisa el programa de gobernanza de datos
Usuarios finales: Personal que consume y actúa a partir de datos MRO
Ventajas estratégicas del análisis del gasto en MRR
Mediante un análisis eficaz de los gastos de MRO, las organizaciones pueden adoptar un enfoque más estratégico para gestionar su base de suministro, optimizar las relaciones con los proveedores y mitigar los riesgos en su cadena de suministro.
Oportunidades de reducción de costes
Un análisis eficaz del gasto en MRO ayuda a las organizaciones a descubrir múltiples vías de ahorro de costes, centrándose tanto en las prácticas de compra como en la gestión del inventario:
Normalización de precios: Al identificar las discrepancias de precios para los mismos artículos comprados a través de diferentes proveedores o ubicaciones, las organizaciones pueden negociar acuerdos de precios estandarizados. Esto reduce la tendencia a pagar precios diferentes por productos idénticos, garantizando la uniformidad y la previsibilidad de los costes en toda la empresa.
Consolidación de proveedores: La racionalización de la base de proveedores mediante la concentración del gasto en un número más reducido de proveedores de confianza no sólo simplifica los procesos de compra, sino que también permite negociar descuentos por volumen y condiciones contractuales más favorables. Esto reduce la fragmentación de proveedores y aumenta el poder de compra.
Optimización de inventarios: El análisis de gastos de MRO ayuda a identificar y reducir el exceso de inventario, garantizando que los niveles de existencias se optimizan en función de la demanda real. De este modo se minimizan los costes de transporte, como los de almacenamiento, obsolescencia y exceso de existencias, al tiempo que se mantienen unas existencias adecuadas para las operaciones.
Normalización de las especificaciones: La simplificación de la variedad de piezas y materiales utilizados mediante la normalización de las especificaciones puede suponer un ahorro significativo. Esto permite realizar compras más sencillas, reduce la complejidad de las adquisiciones y consolida la base de suministro, lo que se traduce en descuentos por volumen y una gestión más eficiente del inventario.
Gestión de la demanda: La aplicación de estrategias de gestión de la demanda basadas en datos ayuda a evitar compras innecesarias o de emergencia. Al alinear las compras con las necesidades reales y los calendarios de mantenimiento, las empresas pueden evitar la acumulación de existencias y reducir el despilfarro, lo que se traduce en menores costes de adquisición.
Mejoras operativas
Además del ahorro directo de costes, el análisis del gasto en MRO impulsa la eficiencia operativa y las mejoras que contribuyen a un entorno de mantenimiento más fiable y eficiente:
Reducción del tiempo de inactividad: Mediante el uso de datos para optimizar el inventario de piezas y la programación del mantenimiento, las empresas pueden minimizar el tiempo de inactividad de los equipos. Una mejor planificación garantiza que las piezas críticas estén disponibles cuando se necesiten, lo que reduce el tiempo de inactividad imprevisto y mejora la fiabilidad general de los equipos.
Adquisiciones racionalizadas: El análisis del gasto en MRO proporciona visibilidad de los patrones de compra, lo que permite procesos de adquisición más eficientes. Las organizaciones pueden estandarizar los flujos de trabajo, automatizar los pedidos y reducir la intervención manual, lo que se traduce en tiempos de respuesta más rápidos, menos errores y menores costes administrativos.
Mejora del rendimiento de los proveedores: Las evaluaciones basadas en datos ayudan a valorar el rendimiento de los proveedores en función de los plazos de entrega, la calidad y los precios. Al identificar a los proveedores con mejor rendimiento, las empresas pueden estrechar relaciones y dar prioridad a esos vendedores, fomentando asociaciones a largo plazo y garantizando un servicio fiable.
Optimización del ciclo de vida de los activos: Los datos detallados de costes y el análisis de rendimiento permiten a las empresas tomar decisiones más informadas sobre la reparación de activos frente a su sustitución. Al conocer los costes de mantenimiento a lo largo del tiempo, las empresas pueden optimizar los ciclos de vida de los activos, ampliando la vida útil de los equipos cuando sea beneficioso o sustituyéndolos cuando los costes de mantenimiento sean demasiado elevados.
Optimización del mantenimiento preventivo: El análisis del gasto en MRO proporciona información sobre las actividades de mantenimiento anteriores, lo que ayuda a las organizaciones a optimizar la frecuencia y el alcance de las tareas de mantenimiento preventivo. Esto garantiza que el mantenimiento se programe en función de los datos reales de desgaste, lo que ayuda a reducir las intervenciones innecesarias y a mejorar la fiabilidad de los activos.
Gestión estratégica de suministros
El análisis de los gastos de MRO dota a las organizaciones de las herramientas necesarias para adoptar un enfoque más estratégico de la cadena de suministro y la gestión de proveedores, lo que se traduce en un mejor control de los costes y una mejor gestión de los riesgos:
Gestión de categorías: Un enfoque integral de la gestión de las distintas categorías de MRO ayuda a las organizaciones a desarrollar estrategias de aprovisionamiento específicas para cada categoría de producto (por ejemplo, artículos mecánicos, eléctricos o de seguridad). Mediante el análisis de los patrones de gasto, las empresas pueden aplicar estrategias más específicas, dando prioridad a las categorías de alto impacto y consolidando las compras para obtener economías de escala.
Aprovisionamiento estratégico: El aprovechamiento de los datos de gastos ayuda a las organizaciones a identificar a los mejores proveedores en función de factores como el precio, el rendimiento de las entregas y la calidad. Esta estrategia de aprovisionamiento basada en datos puede mejorar la selección de proveedores, mejorar las negociaciones y garantizar mejores condiciones, lo que contribuye al ahorro de costes a largo plazo.
Gestión de riesgos: El análisis del gasto proporciona visibilidad de los riesgos potenciales en la cadena de suministro, como la dependencia excesiva de un único proveedor o los riesgos geográficos. Las organizaciones pueden mitigar estos riesgos diversificando los proveedores, estableciendo planes de contingencia y abordando proactivamente las vulnerabilidades de su red de compras.
Gestión de las relaciones con los proveedores: Mediante el uso de datos de análisis de gastos, las empresas pueden identificar a los proveedores más estratégicos y fomentar relaciones más sólidas y colaborativas con ellos. Esto permite a las empresas negociar condiciones más favorables, participar en iniciativas conjuntas de ingeniería de valor y crear una cadena de suministro más resistente y eficiente.
Ingeniería del valor: El análisis del gasto en MRO ayuda a identificar áreas de reducción de costes mediante la ingeniería de valor, en la que las empresas colaboran con los proveedores para optimizar las especificaciones de los productos y reducir el coste total de propiedad. Esto incluye la reingeniería de diseños, la estandarización de componentes o la identificación de materiales alternativos que mantengan la calidad al tiempo que reducen los costes totales.
Buenas prácticas de aplicación
Construir los cimientos
Las organizaciones que inician su viaje de análisis de gastos MRO deben:
- Apoyo ejecutivo seguro: Garantizar que la dirección comprende el valor de la iniciativa y la apoya.
- Definir objetivos claros: Establecer objetivos específicos y resultados esperados
- Empezar poco a poco: Comenzar con categorías de gasto de gran impacto y manejables
- Crear equipos interfuncionales: Incluir representantes de compras, mantenimiento, operaciones y finanzas.
- Invertir en formación: Desarrollar capacidades internas de análisis de datos y gestión de categorías
Consideraciones tecnológicas
A la hora de seleccionar e implantar soluciones tecnológicas para el análisis del gasto en MRO:
- Evaluar los sistemas actuales: Evaluar las capacidades y limitaciones de los sistemas ERP, CMMS y de adquisición existentes.
- Definir los requisitos: Explicar claramente qué funciones se necesitan para apoyar el análisis de los gastos de MRR.
- Considerar la integración: Garantizar que las nuevas soluciones puedan conectarse con los sistemas existentes
- Plan de escalabilidad: Seleccione plataformas que puedan crecer con las necesidades de la organización.
- Priorizar la experiencia del usuario: Elija herramientas que los usuarios finales adopten fácilmente
Mantener el éxito
Mantener y desarrollar los logros iniciales del análisis de gastos MRO:
- Establecer ciclos regulares de revisión: Programar revisiones periódicas de los datos y el rendimiento de los gastos de MRR.
- Comunicar el éxito: Compartir los logros y las lecciones aprendidas en toda la organización
- Perfeccionar los procesos: Mejorar continuamente los métodos de recogida, depuración y análisis de datos.
- Ampliar el alcance: Incluir gradualmente categorías de gastos y técnicas de análisis adicionales
- Estrategias de actualización: Revisar periódicamente las estrategias de adquisición de MRR basándose en los resultados de los análisis.
Técnicas avanzadas de análisis del gasto en MRO
Análisis predictivo
Las organizaciones con visión de futuro están aplicando análisis avanzados a los datos de MRO:
- Predicción de fallos: Utilización de datos históricos para prever cuándo es probable que los equipos necesiten reparaciones.
- Previsión de la demanda: Predicción de las necesidades futuras de artículos de MRR a partir de patrones históricos
- Análisis de la tendencia de precios: Previsión de futuros cambios en los costes para fundamentar las decisiones de compra
- Evaluación del riesgo de los proveedores: Detectar posibles interrupciones del suministro antes de que se produzcan
IA y aprendizaje automático
La inteligencia artificial está revolucionando el análisis del gasto en MRO:
- Clasificación automatizada: Utilización del aprendizaje automático para clasificar datos de gastos de MRR no estructurados
- Detección de anomalías: Identificar patrones inusuales que puedan indicar errores u oportunidades.
- Procesamiento del lenguaje natural: Extracción de información de texto no estructurado en registros de mantenimiento o comunicaciones con proveedores
- Motores de recomendación: Sugerir piezas o proveedores adecuados en función de requisitos específicos
Integración con IoT
Los equipos conectados permiten nuevos enfoques del análisis del gasto en MRR:
- Supervisión basada en el estado: Utilizar los datos de los equipos en tiempo real para tomar decisiones de mantenimiento
- Gestión automatizada de inventarios: Uso de sensores para controlar los niveles de inventario y activar la reposición
- Análisis de gemelos digitales: Simulación del rendimiento de los equipos para optimizar las estrategias de mantenimiento
- Mantenimiento predictivo: Programación del mantenimiento en función del estado real de los equipos y no a intervalos fijos.
Conclusión
El análisis de los gastos de MRO representa una importante oportunidad para que las organizaciones reduzcan costes, mejoren las operaciones y potencien las relaciones estratégicas con los proveedores. Mediante la implantación de prácticas sólidas de gestión y gobernanza de datos, las organizaciones pueden transformar su enfoque del MRO de un proceso reactivo y fragmentado a una función estratégica basada en datos que contribuya de forma significativa al rendimiento general de la empresa.
El camino hacia la madurez de las capacidades de análisis de gastos MRO requiere inversión en personal, procesos y tecnología, pero los beneficios potenciales -tanto financieros como operativos- hacen que el esfuerzo merezca la pena. Las organizaciones que destacan en este ámbito obtienen una ventaja competitiva gracias a la reducción de costes, la mejora de la fiabilidad y la agilidad de sus operaciones.
A medida que la tecnología siga evolucionando, las posibilidades de análisis avanzado de los gastos de mantenimiento, reparación y operaciones no harán sino aumentar, ofreciendo aún más oportunidades a las organizaciones comprometidas con la toma de decisiones basada en datos en sus actividades de mantenimiento, reparación y operaciones.
