Introducción a la gestión de datos de servicio
Un panorama empresarial en constante evolución exige datos maestros precisos y bien estructurados. La gestión y la limpieza de los datos maestros de servicios desempeñan un papel fundamental a la hora de garantizar la eficacia operativa, el cumplimiento de las normativas y la toma de decisiones informadas en todos los sectores. Los datos de servicios mal gestionados o inexactos pueden provocar ineficiencias en las adquisiciones, riesgos normativos y retrasos operativos, mientras que los datos limpios y estructurados permiten ahorrar costes, mejorar las relaciones con los proveedores y aumentar la agilidad estratégica.
Este blog explora los detalles de la gestión de datos maestros de servicios, su relevancia en el panorama industrial y la importancia crítica de mantener unos datos de servicios limpios y precisos. También exploraremos cómo las empresas pueden desbloquear ventajas competitivas invirtiendo en prácticas sólidas de gestión de datos de servicios.
Antes de entrar en los detalles de la gestión de datos maestros de servicios, examinemos primero las diferencias clave entre la gestión de datos maestros de materiales y la gestión de datos maestros de servicios.
Las empresas se centran en utilizar soluciones de gestión de datos maestros para cubrir los datos de materiales, clientes y proveedores. Un segmento que a menudo se pasa por alto es el maestro de servicios. A pesar de ser un área de alto gasto, la gestión de datos maestros de servicios sigue siendo un concepto bastante nuevo para muchos, y las empresas son reacias a invertir.
Sin embargo, al igual que ocurre con los datos maestros de materiales, los datos maestros de servicios han crecido tanto en tamaño como en complejidad a lo largo de las décadas y, sin procesos racionalizados, a menudo no están estructurados, son incoherentes y difíciles de gestionar. Las empresas se enfrentan a múltiples retos e incurren en costes evitables debido a unos datos de servicios malos, incoherentes y poco fiables. Algunos de estos retos son:
- Falta de normas y protocolos de introducción de datos
- Amplia duplicación
- Escasa visibilidad en todas las ubicaciones
- Gasto abusivo
- Imposibilidad de reducir los costes de adquisición
La gestión de datos maestros de servicios limpia, racionaliza y automatiza el maestro de servicios para obtener datos coherentes y precisos con visibilidad en toda la organización. Con una única fuente de verdad limpia, consolidada y sin duplicaciones, es más fácil analizar los datos, reducir costes innecesarios y tomar decisiones informadas. Una solución SMDM no sólo limpiará los datos temporalmente, sino que proporcionará una solución sostenible y repetible mediante la definición de reglas de limpieza de datos, la estructuración de datos de acuerdo con la categoría, el grupo y los números, la creación de descripciones de servicio coherentes y la gobernanza de datos continua para mantener la calidad del maestro de servicios.
Principales diferencias entre la gestión de datos maestros de materiales y de servicios
En el mundo de la gestión de datos maestros, Maestro de materiales y Datos maestros de servicio son dos componentes distintos pero esenciales en los que se basan las organizaciones para agilizar sus operaciones. Aunque ambos desempeñan un papel fundamental en la adquisición, la gestión de inventarios y la eficiencia operativa, sus objetivos, estructura y uso difieren significativamente. A continuación se exponen las principales diferencias:
Definición y ámbito de aplicación
Datos maestros de materiales
Representa artículos físicos como materias primas, componentes, productos acabados o piezas de repuesto. Incluye información como el tipo de material, la unidad de medida, la cantidad de existencias y la ubicación de almacenamiento, centrándose en la gestión de inventarios y los procesos de la cadena de suministro.
Datos maestros de servicio
Se refiere a ofertas intangibles como consultoría, mantenimiento, logística o servicios informáticos. Recoge detalles como descripciones de servicios, estructuras de precios, categorías de servicios e información sobre proveedores, haciendo hincapié en la gestión de recursos no físicos.
Naturaleza de los datos
Datos maestros de materiales
Cuantificables y medibles, los materiales tienen atributos definidos como tamaño, material, peso y fechas de caducidad. Estos atributos permiten el seguimiento y la supervisión a lo largo de la cadena de suministro.
Datos maestros de servicio
No cuantificables y de naturaleza cualitativa, los servicios se definen a través de detalles descriptivos como el alcance, la duración y los niveles de servicio en lugar de atributos físicos.
Utilización en procesos empresariales
Datos maestros de materiales
Apoya procesos como la gestión de inventarios, la planificación de la producción y la adquisición de mercancías. Los materiales se almacenan, rastrean y gestionan físicamente en almacenes o instalaciones de producción.
Datos maestros de servicio
Facilita la adquisición de servicios, la gestión de contratos y la evaluación del rendimiento de los proveedores. Los servicios suelen prestarse in situ, a distancia o a través de proveedores externos y no se almacenan físicamente.
Normas de clasificación
Datos maestros de materiales
A menudo se categorizan utilizando sistemas de clasificación internos o normas externas como UNSPSC, E-class para la uniformidad en las operaciones de la cadena de suministro.
Datos maestros de servicio
Se suelen clasificar utilizando normas mundiales como UNSPSC, que ayudan a categorizar los servicios para la contratación y el análisis del gasto.
Complejidad de la gestión
Datos maestros de materiales
Relativamente fácil de gestionar debido a su naturaleza tangible y repetible. Los sistemas de inventario y las plataformas ERP proporcionan herramientas sólidas para el seguimiento y la gestión de los materiales o normas externas como UNSPSC, E-class para la uniformidad en las operaciones de la cadena de suministro.
Datos maestros de servicio
Más complejos de gestionar debido a la naturaleza subjetiva y personalizada de los servicios. Requiere descripciones detalladas, marcos de gobernanza y actualizaciones frecuentes para seguir siendo relevante.
Mientras que los datos maestros de materiales están bien definidos y soportados por los sistemas ERP tradicionales, Gestión de datos maestros de servicios Tanto los datos maestros de materiales como los de servicios forman parte integral de las operaciones empresariales, pero comprender sus diferencias clave es crucial para una gestión eficaz de los datos maestros. Los Datos Maestros de Materiales se centran en el flujo físico de bienes, mientras que los Datos Maestros de Servicios giran en torno a la gestión eficaz de los servicios intangibles. En este blog, nos centraremos más en Gestión de datos maestros de servicios y explorar las estrategias, herramientas y mejores prácticas que las organizaciones pueden utilizar para garantizar la gestión, el seguimiento y la optimización eficaces de los datos de servicio en todas las funciones empresariales.
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¿Qué es la gestión de datos maestros de servicio y por qué es necesaria?
Los datos maestros de servicios hacen referencia a la información básica relacionada con los servicios que una empresa adquiere, presta o gestiona. Esto incluye descripciones de servicios, precios, categorizaciones, detalles del vendedor o proveedor de servicios y clasificaciones relevantes específicas del sector como UNSPSC (Código de Productos y Servicios Estándar de las Naciones Unidas) y E-class. Por ejemplo, un servicio como "Asistencia informática" puede asignarse al código UNSPSC "81111811-Servicios de asistencia técnica o help desk", lo que garantiza su identificación coherente en todos los sistemas y proveedores. Del mismo modo, los "Servicios de limpieza de oficinas" pueden corresponderse con el código UNSPSC "76111500-Servicios generales de limpieza y mantenimiento de edificios y oficinas", lo que agiliza y hace más precisas las adquisiciones.
Cuando los servicios no están correctamente clasificados o vinculados a códigos estándar, surgen discrepancias. Por ejemplo, si el "soporte informático" se clasifica erróneamente en una categoría general como "servicios de consultoría", puede dar lugar a ineficiencias en la contratación y a riesgos de cumplimiento. Además, esta clasificación errónea puede dar lugar a inexactitudes financieras, ya que los costes podrían asignarse incorrectamente, lo que afectaría a los presupuestos y a la exactitud de las previsiones.
La gestión de datos maestros de servicios implica el proceso sistemático de creación, mantenimiento y control de estos datos para garantizar su exactitud, coherencia y actualización, lo que en última instancia contribuye a mejorar la supervisión financiera y la eficacia operativa.
Guía completa de gestión de datos maestros de servicios para empresas modernas
Eficaz Gestión de Datos Maestros de Servicios (MDM) es esencial para que las empresas agilicen las operaciones, optimicen los costes y garanticen el cumplimiento de las normas del sector. Un enfoque bien estructurado de la gestión de datos de servicio requiere centrarse en varias áreas clave:
Clasificación normalizada: Los servicios deben categorizarse utilizando normas mundialmente reconocidas como UNSPSC para garantizar la uniformidad en todas las unidades de negocio y sistemas. La estandarización elimina las incoherencias causadas por las distintas convenciones de nomenclatura y facilita la integración sin fisuras con aplicaciones empresariales como las plataformas ERP y de contratación. Este enfoque favorece un mejor análisis del gasto, mejora el cumplimiento de la normativa sobre adquisiciones y aumenta la transparencia general de los datos.
Introducción precisa de datos: La precisión en la fase de introducción de datos es fundamental para evitar errores en cascada e ineficiencias en las fases posteriores. Los errores en los datos de servicios dan lugar a entradas duplicadas, informes defectuosos y una toma de decisiones deficiente. Mediante la aplicación de reglas de validación y la formación de los empleados en las mejores prácticas, las empresas pueden construir una base sólida para la calidad de los datos de servicio, minimizando los costes operativos y los errores.
Marco de gobernanza: Un marco de gobernanza sólido garantiza la responsabilidad, define la propiedad y establece flujos de trabajo para la gestión de datos de servicios. Ayuda a mantener la integridad de los datos impidiendo cambios no autorizados y alinea las prácticas de gestión de datos con las estrategias de la organización. Los marcos de gobernanza también son vitales para cumplir los requisitos de conformidad y auditoría.
Habilitación tecnológica: Aprovechar las soluciones avanzadas de software MDM es fundamental para centralizar, validar y supervisar los datos de los servicios. La automatización a través de estas herramientas permite la clasificación, deduplicación y enriquecimiento de datos, lo que aumenta significativamente la eficiencia y la precisión. La integración con tecnologías de IA/ML mejora aún más los conocimientos mediante la identificación de patrones y anomalías, lo que permite a las empresas seguir siendo ágiles y competitivas en mercados dinámicos.
Auditorías periódicas de datos: Las auditorías periódicas garantizan que los datos de los servicios sigan siendo precisos, pertinentes y acordes con las necesidades empresariales actuales. Estas revisiones ayudan a identificar y corregir discrepancias, duplicaciones e información obsoleta. Las auditorías también descubren oportunidades de ahorro de costes, como la consolidación de servicios redundantes o la renegociación de contratos, al tiempo que reducen los riesgos de incumplimiento.
Colaboración interdepartamental: Una gestión eficaz de los datos de servicio requiere la colaboración entre los equipos de compras, finanzas, operaciones y TI. Los equipos de compras aportan información sobre los detalles de los servicios específicos de los proveedores, los financieros se centran en la precisión de la asignación de costes y los de TI garantizan una integración perfecta de los sistemas. Esta alineación interfuncional garantiza que los datos de servicio reflejen los objetivos más amplios de la organización y fomenta la coherencia entre departamentos.
Escalabilidad y flexibilidad: Los sistemas MDM de servicios deben ser escalables para adaptarse al crecimiento de la empresa y flexibles para adaptarse a las necesidades cambiantes. A medida que crecen las empresas, aumentan la variedad y el volumen de los servicios, por lo que se necesitan sistemas capaces de gestionar grandes conjuntos de datos y jerarquías de servicios complejas. La flexibilidad garantiza la adaptabilidad a las nuevas normativas, tendencias del mercado y avances tecnológicos.
Principales retos para una gestión eficaz de los datos de servicio
La gestión de datos de servicios es una piedra angular de la eficiencia operativa, sobre todo en sectores que dependen en gran medida de servicios externalizados o de complejas redes de adquisiciones. Sin embargo, la gestión eficaz de los datos de servicios plantea retos únicos. A diferencia de los datos materiales, que se refieren a elementos tangibles, los datos de servicios son intangibles, diversos y a menudo no estructurados. Estas características dificultan su clasificación, normalización y gestión eficaz. A continuación, exploramos los principales retos a los que se enfrentan las empresas en la gestión de datos de servicios y cómo estos problemas pueden afectar a las operaciones.
Falta de clasificación normalizada
Uno de los principales retos de la gestión de datos de servicios es la ausencia de normas de clasificación coherentes. Los servicios, a diferencia de los materiales, suelen ser descritos de forma diferente por las distintas partes interesadas, lo que da lugar a entradas incoherentes en los datos maestros de servicios.
Impacto: Esta incoherencia dificulta la integración con sistemas empresariales como ERP y plataformas de adquisición, lo que complica el análisis de gastos y la comparación de proveedores.
Solución: Adoptar sistemas de clasificación mundialmente reconocidos, como UNSPSC, puede ayudar a garantizar la uniformidad y hacer que los datos sean más accesibles en todos los departamentos.
Datos incoherentes e incompletos
Los datos de servicios a menudo carecen de los atributos estructurados que se encuentran en los datos de materiales, por lo que son propensos a errores y omisiones. Por ejemplo, las descripciones de servicios incompletas o la falta de detalles sobre precios pueden provocar ineficiencias en la gestión de compras y proveedores.
Impacto: Los datos incompletos provocan retrasos en la prestación de servicios, aumentan los costes de adquisición y dificultan la toma de decisiones.
Solución: La aplicación de procesos de validación de datos y de campos de datos obligatorios puede ayudar a mantener la integridad y exactitud de los datos.
Dificultad para cuantificar los servicios
A diferencia de los materiales, que pueden medirse y rastrearse en unidades, los servicios son de naturaleza cualitativa y a menudo carecen de parámetros cuantificables claros. Esto dificulta la evaluación del valor y el rendimiento de los servicios.
Impacto: La incapacidad de cuantificar los servicios da lugar a un seguimiento deficiente del rendimiento de los proveedores y a dificultades en la asignación de costes.
Solución: Definir acuerdos de nivel de servicio (SLA) e indicadores clave de rendimiento (KPI) mensurables puede ayudar a cuantificar y evaluar la calidad del servicio.
Gestión descentralizada de datos
Los datos de los servicios suelen estar dispersos en varios departamentos, como compras, finanzas y operaciones, sin un repositorio centralizado.
Impacto: Esta descentralización conduce a la duplicación de datos, discrepancias e información aislada, lo que socava la colaboración y la coherencia.
Solución: Invertir en un sistema centralizado de gestión de datos maestros (MDM) permite una mejor gobernanza de los datos y garantiza que los datos de servicio sigan siendo coherentes y accesibles en toda la organización.
Alta complejidad y diversidad de servicios
Los servicios varían considerablemente de un sector a otro y de un proveedor a otro, desde contratos de consultoría puntuales a contratos de mantenimiento recurrentes. Esta diversidad añade complejidad a la gestión de datos maestros de servicios.
Impacto: La gestión de datos tan variados sin una categorización adecuada genera ineficacia en las adquisiciones y hace que los informes sean más engorrosos.
Solución: La categorización de los servicios en jerarquías predefinidas y el aprovechamiento de herramientas avanzadas de clasificación pueden simplificar la gestión de los datos.
Falta de apropiación y gobernanza
Sin una rendición de cuentas clara, la gestión de los datos de servicio a menudo se pierde. Los departamentos pueden crear entradas duplicadas o incoherentes debido a la falta de políticas definidas de propiedad y gobernanza.
Impacto: Una mala gobernanza provoca errores en los datos, fallos en las auditorías y una menor confianza en la calidad de los datos de los servicios.
Solución: El establecimiento de un marco de gobernanza que defina funciones, responsabilidades y flujos de trabajo de aprobación garantiza la rendición de cuentas y el cumplimiento de las normas de calidad de los datos.
Uso limitado de la tecnología
Muchas organizaciones siguen dependiendo de procesos manuales o herramientas anticuadas para gestionar los datos de los servicios, que no son ni escalables ni eficientes.
Impacto: Una adopción tecnológica limitada provoca un procesamiento lento de los datos, errores humanos e incapacidad para adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa.
Solución: Aprovechar plataformas MDM avanzadas equipadas con IA y capacidades de automatización puede mejorar la precisión, deduplicación y escalabilidad de los datos.
Cambios y actualizaciones frecuentes de datos
Los datos de los servicios suelen requerir actualizaciones frecuentes debido a cambios en los acuerdos con los proveedores, las estructuras de precios o los requisitos normativos.
Impacto: Sin un control de versiones y mecanismos de supervisión adecuados, estos cambios pueden dar lugar a que se utilicen datos obsoletos o incorrectos en procesos críticos.
Solución: Las auditorías periódicas de datos y los mecanismos automatizados de actualización ayudan a mantener los datos de los servicios actualizados y precisos.
Pasos clave en la gestión de datos de servicio
La gestión de datos de servicios es un componente crucial del marco de gobernanza de datos de cualquier organización. Dado que los servicios desempeñan un papel central en las operaciones empresariales modernas, una gestión eficaz de los datos de servicio puede conducir a la mejora de las prácticas de adquisición, el cumplimiento de las normativas y la eficiencia operativa. A continuación se indican los pasos clave del proceso de gestión de datos de servicio, desde la recopilación de datos hasta su validación.
Recogida de datos: Fuentes de datos de los servicios
El primer paso para una gestión eficaz de los datos de servicio es la colección de información relacionada con los servicios. Esto implica recopilar datos de múltiples fuentes internas y externas para garantizar un registro completo y preciso de todos los servicios prestados o recibidos por la organización.
Entre las fuentes habituales de datos sobre servicios figuran:
Contratos: Contienen descripciones detalladas de los servicios, estructuras de precios, acuerdos de nivel de servicio (SLA) y términos y condiciones. Los contratos sirven de referencia principal para los datos relacionados con el alcance, la duración y el coste de los servicios.
Facturas: Las facturas proporcionan datos fundamentales sobre el uso de los servicios, los precios, los descuentos, las condiciones de pago y las fechas de prestación de los servicios. Son vitales para el seguimiento del aspecto financiero de la contratación de servicios.
Sistemas de contratación: Estos sistemas contienen registros de compras de servicios, incluida información sobre proveedores, especificaciones de servicios, cantidades e historial de pagos. Son fuentes clave para el seguimiento de servicios en curso o recurrentes.
Solicitudes de servicio y órdenes de trabajo: En las organizaciones con equipos de mantenimiento u operaciones, las órdenes de trabajo y las solicitudes de servicio sirven como fuentes de datos de servicio en tiempo real, documentando las solicitudes de servicios específicos y su estado.
La recopilación de datos de servicios de múltiples sistemas ayuda a crear una imagen completa y precisa de los servicios que utiliza una organización, garantizando que los datos reflejen las transacciones y acuerdos más recientes.
Clasificación: Agrupación de servicios mediante taxonomías adecuadas
Una vez recopilados los datos del servicio, el siguiente paso crucial es clasificación-agrupar los servicios en categorías que puedan gestionarse, compararse y analizarse fácilmente. Una clasificación eficaz ayuda a racionalizar la contratación, mejorar el análisis del gasto y garantizar que los servicios se ajustan a los objetivos empresariales.
Los sistemas de clasificación más comunes son:
UNSPSC (Código Uniforme de Productos y Servicios de las Naciones Unidas): Esta norma de clasificación global clasifica los servicios en segmentos, familias, clases y productos básicos, garantizando la coherencia entre los sistemas de contratación y los mercados. Por ejemplo, los servicios de consultoría podrían clasificarse en el segmento "Servicios profesionales", con otras subcategorías para tipos específicos de consultoría (por ejemplo, consultoría informática).
Clase E: Este sistema se utiliza mucho en Europa y es especialmente útil para sectores como la fabricación y la ingeniería. Permite una clasificación más granular de los servicios, haciendo hincapié en los atributos que definen la naturaleza del servicio.
Exploraremos el tema de UNSPSC y E-class con más detalle a medida que avancemos en este blog.
Taxonomías personalizadas: Algunas organizaciones pueden desarrollar sus propios sistemas de clasificación personalizados en función de requisitos internos o necesidades específicas del sector.
Una clasificación adecuada ayuda a mejorar la visibilidad y la transparencia del gasto relacionado con los servicios y permite a las empresas evaluar rápidamente el rendimiento de los servicios en todas las categorías.
Validación: Garantizar que las descripciones de los servicios, las unidades de medida y los precios se ajustan a los requisitos de la empresa
Tras recopilar y clasificar los datos del servicio, el siguiente paso es validación-garantizar que los datos se ajustan a los requisitos de la empresa y son precisos, completos y están actualizados. Esto es crucial para mantener la integridad de los datos y minimizar los errores o discrepancias que podrían afectar a la toma de decisiones.
Entre las principales actividades de validación figuran:
Descripción de los servicios: Garantizar que las descripciones de los servicios sean precisas, claras y coherentes con la documentación interna y la específica del proveedor. La descripción debe coincidir con el ámbito de trabajo acordado y cumplir las normas de calidad de la organización.
Unidades de medida (UM): Verificar que las unidades de medida (por ejemplo, horas, piezas, contratos) se ajustan a las normas empresariales y son apropiadas para el tipo de servicio prestado. Por ejemplo, si un servicio se factura por horas, la UM debe reflejarlo claramente para evitar conflictos de facturación.
Precios y condiciones: Garantizar que la información sobre precios, condiciones de pago y descuentos es coherente con los contratos y acuerdos. La validación periódica de los precios de los servicios es especialmente importante en los contratos a largo plazo, en los que pueden producirse ajustes de precios o adiciones de servicios.
Controles de conformidad: Garantizar que los servicios cumplen la normativa del sector, las políticas internas y las normas de calidad. Esto es fundamental en sectores como la sanidad, las finanzas y la administración pública, donde el incumplimiento puede acarrear consecuencias legales o financieras.
La validación de los datos de los servicios es un proceso continuo que ayuda a garantizar que los servicios se prestan y se pagan correctamente, mejorando el control financiero y reduciendo el riesgo de errores y litigios.
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Aprovechamiento de normas como UNSPSC y E-class para los datos de servicio
La gestión eficaz de los datos de servicio es fundamental para impulsar la eficiencia operativa, el cumplimiento de la normativa y la optimización de costes. Sin embargo, la complejidad y diversidad de los datos de servicio dificultan a menudo su organización, clasificación y normalización. Aquí es donde las normas reconocidas mundialmente como UNSPSC (Código Uniforme de Productos y Servicios de las Naciones Unidas) y Clase E desempeñan un papel fundamental. Estos sistemas de clasificación proporcionan marcos estructurados para categorizar los datos de los servicios, lo que permite la coherencia entre sistemas, regiones e industrias.
Visión general de UNSPSC y E-class
UNSPSC
UNSPSC es un sistema de clasificación global diseñado para categorizar productos y servicios de manera uniforme. Utiliza una estructura jerárquica de códigos con múltiples niveles:
Clase E
E-class es otro sistema de clasificación mundialmente reconocido, popular sobre todo en Europa. Permite la normalización de los datos de productos y servicios en todos los sectores y sistemas. E-class ofrece:
UNSPSC (Código Uniforme de Productos y Servicios de las Naciones Unidas)
UNSPSC es un sistema de clasificación global diseñado para categorizar productos y servicios de manera uniforme. Utiliza una estructura jerárquica de códigos con múltiples niveles:
Segmento: Categoría amplia (por ejemplo, Servicios).
Familia: Categoría más estrecha dentro del segmento (por ejemplo, servicios profesionales).
Clase: Agrupación más específica dentro de la familia (por ejemplo, Servicios de consultoría).
Materias primas: El nivel más granular (por ejemplo, consultoría informática).
Este diseño jerárquico permite a las empresas profundizar en clasificaciones detalladas, manteniendo al mismo tiempo una visión general de alto nivel. UNSPSC está muy extendido en las plataformas de compras, análisis de gastos y comercio electrónico.
Clase E
E-class es otro sistema de clasificación mundialmente reconocido, popular sobre todo en Europa. Permite la normalización de los datos de productos y servicios en todos los sectores y sistemas. E-class ofrece:
Una taxonomía detallada con atributos para describir productos y servicios.
Compatibilidad con varios idiomas y cumplimiento de las normas internacionales.
Flexibilidad para la correspondencia con otras normas como UNSPSC.
UNSPSC y E-class se utilizan ampliamente en fabricación, ingeniería y contratación para normalizar los datos de productos y servicios.
Cómo ayudan UNSPSC y E-class a categorizar y normalizar los datos de servicio
Mayor coherencia y precisión de los datos
La adopción de un sistema de clasificación normalizado como el UNSPSC (Código Uniforme de Productos y Servicios de las Naciones Unidas) o E-class garantiza la uniformidad en la introducción de datos en todos los departamentos, unidades de negocio y sistemas. Sin una codificación normalizada, los distintos equipos pueden utilizar terminologías diferentes, lo que provoca incoherencias en las descripciones de los servicios y los registros de adquisiciones. Estas incoherencias pueden dar lugar a una interpretación incorrecta de los datos, informes de gastos erróneos e ineficiencias en la comunicación con los proveedores. Al implantar un marco estructurado, las empresas eliminan la duplicación, reducen los errores manuales y mejoran la calidad general de los datos, lo que a su vez mejora la toma de decisiones y la elaboración de informes.
Mejora del análisis del gasto y de la eficiencia de las adquisiciones
Los datos de servicios estandarizados desempeñan un papel crucial en las estrategias de aprovisionamiento al permitir un análisis preciso del gasto. Las organizaciones pueden clasificar los servicios según códigos UNSPSC o E-class específicos, lo que facilita la identificación de oportunidades de ahorro y tendencias de gasto.
Evaluación comparativa de costes: Categorizar los servicios informáticos, de consultoría o de gestión de instalaciones en códigos estándar permite a las empresas comparar los costes con las referencias del sector, identificando los servicios excesivamente caros.
Racionalización de proveedores: Con una categorización clara, las empresas pueden analizar su base de proveedores, consolidar las compras y negociar mejores contratos, lo que se traduce en descuentos por volumen y un mejor rendimiento de los proveedores.
Detección de fraudes: Una categorización adecuada ayuda a identificar anomalías como facturas duplicadas, sobrefacturación o gastos innecesarios, que de otro modo podrían pasar desapercibidas en un conjunto de datos no estructurados.
Integración perfecta entre sistemas
Los sistemas de toda la empresa, como la planificación de recursos empresariales (ERP), las plataformas de adquisición y las herramientas de análisis, requieren un lenguaje común para el intercambio de datos. Una clasificación de servicios estandarizada permite una integración fluida entre estos sistemas, garantizando un flujo de datos sin fisuras entre los departamentos de compras, finanzas y operaciones. Las ventajas incluyen:
Flujos de trabajo automatizados: Una categorización correcta permite automatizar las aprobaciones de compras, la presupuestación y el seguimiento de gastos, reduciendo la intervención manual.
Interoperabilidad: Los códigos normalizados favorecen las transacciones transfronterizas al alinear los datos de contratación con los proveedores internacionales, minimizando las discrepancias en las descripciones de los servicios.
Informes mejorados: Las organizaciones pueden generar informes precisos agrupando los servicios en categorías comunes, lo que mejora la visibilidad de las tendencias de contratación y la asignación de costes.
Cumplimiento de las normas mundiales
La adhesión a sistemas de clasificación como UNSPSC y E-class garantiza el cumplimiento de las normativas internacionales de contratación y las normas de información. Esto minimiza los riesgos asociados al incumplimiento de la normativa, como sanciones, disputas contractuales y ramificaciones legales. Entre las principales ventajas del cumplimiento se incluyen:
Transparencia en las auditorías: Los organismos reguladores y los auditores pueden rastrear y verificar fácilmente las transacciones de contratación cuando los servicios se categorizan correctamente.
Alineación con la normativa fiscal y legal: Muchas jurisdicciones exigen clasificaciones específicas de los servicios a efectos fiscales y de cumplimiento de la normativa, lo que garantiza la exactitud de los informes fiscales y reduce los riesgos financieros.
Evitar las restricciones comerciales: Una clasificación adecuada ayuda a las empresas a cumplir los acuerdos comerciales y evitar las restricciones o sanciones comerciales relacionadas con la contratación.
Escalabilidad y flexibilidad
Tanto UNSPSC como E-class están diseñados para apoyar el crecimiento y la adaptabilidad de las empresas. A medida que las empresas amplían su oferta de servicios, pueden integrar sin problemas nuevas categorías sin alterar los procesos de adquisición existentes. Además, estos sistemas de clasificación permiten a las empresas:
Adaptarse a los cambios del mercado: Las categorías de servicios pueden actualizarse para reflejar las tecnologías emergentes, los cambios del sector y la evolución de las necesidades empresariales.
Apoyo a las operaciones multirregionales: Las empresas internacionales pueden estandarizar la adquisición de servicios en varias regiones, garantizando la coherencia en la introducción de datos y la elaboración de informes.
Mejorar la toma de decisiones estratégicas: Con un sistema de clasificación bien estructurado, los equipos de compras pueden analizar fácilmente los costes de los servicios, el rendimiento de los proveedores y la eficiencia de los contratos.
DATOS MAESTROS DE SERVICIO- CLASIFICACIÓN
Riesgos de una clasificación incorrecta
No clasificar los servicios con precisión puede dar lugar a importantes problemas operativos y financieros, entre ellos:
Asignación presupuestaria incorrecta: Los servicios mal clasificados pueden asignarse a centros de coste incorrectos, lo que puede dar lugar a excesos presupuestarios o a una mala gestión.
Análisis de gastos inexactos: Si los servicios no se clasifican correctamente, los equipos de contratación pueden no identificar oportunidades de ahorro, lo que se traduce en un gasto ineficiente.
Incumplimiento de la normativa: La clasificación errónea puede dar lugar a una declaración fiscal incorrecta, causando sanciones legales y pérdidas financieras.
Mala gestión de proveedores y contratos: Las empresas podrían negociar contratos basados en clasificaciones de servicios inexactas, lo que daría lugar a condiciones desfavorables o gastos innecesarios.
Interrupciones operativas: Una clasificación errónea en los sistemas de contratación automatizados puede provocar retrasos en la prestación de servicios, facturación incorrecta o incumplimientos.
Posibles desastres por una mala clasificación
Una clasificación incorrecta de los servicios puede provocar importantes trastornos empresariales y pérdidas financieras. Algunos de los peores escenarios son:
Fraude y pérdidas financieras: Sin una clasificación adecuada, las empresas pueden pagar por servicios duplicados o inexistentes, lo que da lugar a fraudes y fugas de ingresos.
Litigios contractuales y jurídicos: Una clasificación errónea puede hacer que los contratos no se ajusten a las expectativas de servicio, lo que puede dar lugar a disputas, litigios o rescisión de contratos.
Interrupciones en la cadena de suministro: Una categorización incorrecta de los servicios puede hacer que los equipos de contratación se pongan en contacto con los proveedores equivocados, con los consiguientes retrasos, fallos en el servicio o merma de la calidad.
Daños a la reputación: Las infracciones de la normativa, la ineficacia y la mala gestión de los proveedores derivadas de una clasificación errónea pueden dañar la reputación de una organización y la confianza de las partes interesadas.
La implementación de UNSPSC y E-class para la clasificación de datos de servicio aumenta la precisión de los datos, mejora la eficiencia de las adquisiciones, garantiza el cumplimiento y favorece la escalabilidad del negocio. Sin embargo, las organizaciones deben invertir en una implementación adecuada, formación y auditorías periódicas para evitar riesgos relacionados con la clasificación errónea. Un sistema de clasificación bien estructurado permite a las empresas tomar decisiones de compra informadas, optimizar el gasto y mantener la excelencia operativa en un mercado global cada vez más complejo.
Ejemplos prácticos: Asignación de servicios a códigos UNSPSC para la normalización mundial
Enfoque automatizado basado en software
Una empresa de consultoría informática puede utilizar UNSPSC para estandarizar su oferta de servicios:
Segmento: 80000000 (Profesionales de Gestión y Servicios Administrativos)
Familia: 80100000 (Servicios de asesoramiento en materia de gestión)
Clase: 80101500 (Servicios de consultoría en gestión empresarial y de negocios)
Materias primas: 80101507 (Servicios de consultoría en tecnologías de la información)
Esto garantiza que todos los servicios de consultoría de TI se categoricen de forma coherente, lo que permite un análisis preciso del gasto, la comparación de proveedores y la eficiencia de las adquisiciones.
Ejemplo 2: Servicios de mantenimiento de fugas de agua
Una empresa que necesite servicios de mantenimiento puede asignarlos mediante UNSPSC:
Segmento: 70000000 (Servicios de construcción y mantenimiento de edificios e instalaciones)
Familia72100000 (Servicios de mantenimiento y reparación de edificios e instalaciones)
Clase72101500 (Servicios de mantenimiento y reparación de edificios)
Materias primas: 72101510 (Mantenimiento o reparación de sistemas de fontanería)
La normalización de los servicios de mantenimiento en el marco de UNSPSC garantiza la claridad de los contratos de adquisición, una gestión eficaz de los proveedores y el cumplimiento de la normativa del sector.
Ejemplo 3: Clase E para servicios de ingeniería
Con E-class, una empresa de ingeniería puede definir atributos de servicio específicos para una clasificación detallada:
Código de clase E:
15220100 Bomba centrífuga (mantenimiento)
15220101 Bomba centrífuga (inspección)
15220102 Bomba centrífuga (mantenimiento)
15220103 Bomba centrífuga (reparación)
15220104 Bomba centrífuga (mejora)
Esta categorización permite elaborar informes detallados e integrarlos con otras normas, garantizando la precisión en todas las plataformas.
UNSPSC y E-class ofrecen potentes marcos para categorizar y estandarizar los datos de servicios, lo que permite a las empresas superar retos como la incoherencia, la ineficacia y la falta de alineación global. Al aprovechar estas normas, las organizaciones pueden mejorar la calidad de los datos, optimizar los procesos de adquisición y obtener información valiosa a través de mejores análisis.
En un mundo en el que las empresas están cada vez más interconectadas, adoptar normas de clasificación sólidas como UNSPSC y E-class no es sólo una buena práctica, sino una necesidad estratégica para alcanzar la excelencia operativa y seguir siendo competitivos en el mercado mundial.
Tendencias futuras en la gestión de datos de servicio
A medida que las empresas siguen evolucionando en un mundo digital, la gestión de datos de servicios está experimentando una transformación impulsada por las tecnologías emergentes y la automatización. La capacidad de gestionar, estandarizar y validar los datos de servicio de manera eficiente es cada vez más crítica para las organizaciones que buscan optimizar la adquisición, mejorar el cumplimiento y mejorar la toma de decisiones. A continuación se presentan dos tendencias clave que configuran el futuro de la gestión de datos de servicios.
Adopción de la IA para la normalización de los datos de servicio
La Inteligencia Artificial (IA) está revolucionando la forma en que las organizaciones clasifican, validan y gestionan los datos de servicios. La automatización impulsada por la IA ayuda a las empresas a superar retos comunes como las descripciones de servicios incoherentes, los registros duplicados y los errores de clasificación manual.
Principales ventajas de la IA en la gestión de datos de servicios:
Clasificación automatizada: Los algoritmos de IA pueden asignar descripciones de servicios a taxonomías estándar como UNSPSC y clase EGarantizar la coherencia entre los sistemas.
Detección de duplicados y limpieza de datos: Los modelos de aprendizaje automático pueden identificar entradas de servicio redundantes o conflictivas y sugerir correcciones, lo que lleva a mayor precisión de los datos y reducción de la ineficacia de las adquisiciones.
Enriquecimiento de datos en función del contexto: La IA puede analizar el historial de transacciones de servicios y recomendar metadatos adicionalescomo referencias de precios o calificaciones de proveedores, para mejorar la toma de decisiones.
Por ejemplo, las herramientas basadas en IA pueden clasificar automáticamente un servicio de consultoría en Código UNSPSC 80101500 (Servicios de consultoría de gestión empresarial y corporativa)reduciendo el esfuerzo manual y mejorando la transparencia de la contratación.
Actualización y validación de datos en tiempo real en la nube
Con la creciente adopción por parte de las empresas de sistemas de compras y ERP basados en la nube, la gestión de datos de servicios en tiempo real se está convirtiendo en una necesidad. Las plataformas en la nube permiten una sincronización de datos perfecta entre varios departamentos, lo que garantiza registros de servicio coherentes y actualizados.
Principales ventajas de la gestión de datos de servicio basada en la nube
Actualización instantánea de datos: Los cambios en las descripciones de los servicios, los precios y los detalles de los contratos pueden reflejarse en todos los sistemas en tiempo real, lo que reduce los errores y los desajustes.
Validación automática de datos: Las plataformas en la nube pueden integrarse con fuentes de datos externas y motores de validación basados en IA para comprobar si hay incoherencias, campos omitidos o clasificaciones incorrectas.
Escalabilidad y flexibilidad: Las soluciones en la nube pueden manejar grandes volúmenes de datos de servicios sin degradación del rendimiento, lo que las hace ideales para empresas en crecimiento con carteras de servicios en expansión.
Por ejemplo, una empresa global que utilice un sistema basado en la nube Sistema MDM (Gestión de Datos Maestros) puede actualizar instantáneamente las tarifas de servicio en todas las oficinas regionales, garantizando el cumplimiento de los acuerdos contractuales y mejorar la precisión de las previsiones financieras.
Veamos algunas ventajas de implantar un Maestro de Servicios:
Una única fuente centralizada de la verdad
Una solución SMDM integrada garantiza que todos los datos maestros depurados y estandarizados se almacenen en una única ubicación en la nube, fácilmente accesible desde todas las ubicaciones. Además, mejora la colaboración entre plantas y la visibilidad en tiempo real de cualquier actualización de los datos maestros.
Descripciones coherentes y estructuradas
Un maestro de servicios avanzado garantiza descripciones y servicios coherentes, estructurados y fiables en toda la empresa, vinculados a normas de clasificación mundiales como UNSPSC.
Mejora de los procesos y el rendimiento
Con un maestro de servicios centralizado y depurado, las empresas tienen acceso a los datos al alcance de la mano. Estos datos no sólo ayudan a analizar el rendimiento y a tomar decisiones corporativas, sino que también ayudan a eliminar duplicados y permiten rutinas de mantenimiento puntuales. Los flujos de trabajo automatizados y la agilización de los procesos ayudan a eliminar los cuellos de botella y los retrasos y garantizan un flujo de procesos fluido y sin fisuras y un mejor rendimiento del ERP.
Funciones avanzadas de búsqueda
Con múltiples funciones de búsqueda, como "búsqueda de texto libre", "búsqueda por categoría", etc., encontrar los datos de servicios necesarios con la ayuda de una palabra clave, una categoría o un atributo resulta fácil y rápido. Esto mejora la visibilidad, reduce las compras innecesarias y ofrece una visión granular de todos los datos maestros de servicios.
Mayor seguridad de los datos
Un SMDM puede garantizar un mayor nivel de seguridad de los datos mediante la autenticación de usuarios y el acceso a los datos basado en funciones únicamente al personal autorizado. Los registros de acceso pueden proporcionar una pista de auditoría con marcas de tiempo y mejorar la responsabilidad individual. Al señalar automáticamente las actividades inseguras, se contiene cualquier violación no autorizada de los datos.
La digitalización y la revolución industrial 4.0 han reiterado la importancia de los datos de buena calidad y las repercusiones de depender de datos deficientes y poco fiables. Dado que los datos influyen en las decisiones estratégicas, mejoran los procesos y la productividad y reducen los costes, un maestro de servicios depurado y estandarizado puede suponer un sinfín de oportunidades y ventajas para una organización. Sea uno de los primeros en adoptar la gestión de datos maestros de servicios y obtenga una ventaja sobre su competencia.
Conclusión
La gestión de datos maestros de servicios es un componente crítico de las operaciones empresariales modernas, que permite a las organizaciones lograr la coherencia de los datos, el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa. Mediante la implantación de sistemas de clasificación normalizados (UNSPSC, clase E)aprovechando Automatización basada en IAy adoptando soluciones MDM basadas en la nubeLas empresas pueden mejorar significativamente la eficiencia de sus compras, optimizar costes y garantizar la agilidad estratégica.
No gestionar eficazmente los datos maestros de los servicios puede acarrear graves consecuencias, como ineficiencias en la contratación, inexactitudes financieras, riesgos de cumplimiento y pérdida de oportunidades de ahorro de costes. La normalización y unos marcos de gobernanza rigurosos son esenciales para prevenir estos riesgos y garantizar la integridad de los datos.
Cómo puede ayudar Verdantis
Verdantis, líder en Soluciones de gestión de datos maestrosofrece potentes herramientas como Armonización e integridad para ayudar a las organizaciones a gestionar y depurar sus datos maestros de servicio. Estas soluciones proporcionan:
Armonización automatizada de datos: Garantizar la coherencia normalizando las descripciones, clasificaciones y atributos de los servicios.
Depuración y enriquecimiento de datos: Identificar duplicados, corregir errores y enriquecer los datos de los servicios con los atributos que faltan.
Clasificación por IA: Aprovechamiento de la IA para asignar servicios a normas mundiales como UNSPSC y E-class automáticamente.
Integración perfecta: Permite la sincronización de datos en tiempo real entre las plataformas ERP, de compras y de análisis.
Apoyo a la gobernanza y el cumplimiento: Implantación de flujos de trabajo que mantengan la integridad de los datos y garanticen el cumplimiento de la normativa del sector.
Aprovechando La tecnología punta de VerdantisLas empresas pueden eliminar ineficiencias, optimizar los procesos de adquisición y mejorar la calidad general de los datos, haciendo que la gestión de los datos maestros de los servicios, un activo estratégico en lugar de un reto. Invertir en las herramientas y metodologías adecuadas garantiza que las organizaciones sigan siendo competitivas y estén bien equipadas para sortear las complejidades de la gestión moderna de compras y servicios.
