En las técnicas convencionales de gestión de datos maestros (MDM), las empresas suelen mantener sus distintos tipos de datos maestros por separado en varios sistemas.
Aunque este método estaba muy extendido en el pasado, planteaba importantes retos a las organizaciones cuando intentaban obtener una visión unificada de sus datos.
A los responsables de la toma de decisiones a menudo les resultaba difícil identificar tendencias de gasto y detectar oportunidades de ahorro. La falta de integración entre las distintas fuentes de datos dificultaba la extracción de información, esencial para la toma de decisiones informadas y la planificación estratégica.
¿Qué son los datos maestros multidominio?
Mientras que la gestión de datos maestros es un proceso de conservación y mantenimiento de datos precisos, coherentes y completos, la gestión de datos maestros multidominio va un paso más allá para integrar conjuntos de datos de distintos dominios en una base de datos centralizada.
Esto permite a las organizaciones acceder a todos sus diferentes tipos de datos en un solo lugar. Estos tipos de datos son fundamentales para las operaciones de la organización y deben mantenerse de forma coherente en todos los sectores y funciones empresariales.
Los distintos sectores requieren la gestión de diversos tipos de datos. Por ejemplo, el industria alimentaria y de bebidas necesita mantener datos maestros de productos, datos maestros de materiales, datos maestros de proveedores, datos maestros de clientes y datos maestros de empleados, entre otros.
Del mismo modo, en la industria del petróleo y el gas, las empresas se centran en datos geotécnicos, datos de empleados, datos de proveedores, datos de materiales y datos maestros de equipos.
Independientemente del sector, los datos maestros de transacciones, proveedores, clientes, empleados y ubicaciones son esenciales en todas las industrias. Existen varios proveedores que ofrecen soluciones de gestión de datos maestros, como SAP Ariba para la gestión de datos maestros de proveedores, SAP CX para la gestión de datos de clientes y varias otras plataformas diseñadas para agilizar el mantenimiento de datos de las organizaciones.
Sin embargo, mantener cada base de datos por separado crea un proceso engorroso para las empresas, lo que conlleva retos a la hora de conseguir una visión unificada de sus actividades de gasto, dificultades para procesar la información y, en última instancia, complica la toma de decisiones, convirtiéndola en una tarea más lenta y desafiante.
El MDM multidominio suele constar de varios componentes básicos que funcionan conjuntamente para ofrecer una solución de gestión de datos unificada. Estos componentes están diseñados para gestionar datos en varios dominios empresariales, como:
Gestión de datos de clientes (CDM)
Los datos de los clientes son cruciales para las operaciones empresariales. La MDM multidominio consolida los datos de los sistemas de CRM, ventas y asistencia, proporcionando una visión de 360 grados para obtener información precisa, coherente y actualizada de los clientes en todos los puntos de contacto.
Multi-Domain MDM garantiza la exactitud de los datos de los proveedores en todos los sistemas de compras, finanzas y logística, lo que ayuda a las organizaciones a fortalecer las relaciones con los proveedores, agilizar las compras y garantizar el cumplimiento de las normativas.
Multi-Domain MDM garantiza datos precisos y coherentes de los empleados en todos los sistemas de RR.HH., nóminas y empresariales, optimizando la gestión de la plantilla, el compromiso y el cumplimiento.
Datos geoespaciales y de localización
Multi-Domain MDM integra datos geoespaciales en todos los sistemas, garantizando una cartografía precisa de las ubicaciones de las tiendas, los centros de distribución y los almacenes, lo que permite mejorar la planificación de rutas, la logística y la expansión.
Datos financieros y contables
Multi-Domain MDM mejora los datos financieros mediante la integración de los sistemas ERP, de contabilidad y de facturación, proporcionando una visión coherente de la salud financiera. Esto mejora la elaboración de informes, el cumplimiento normativo, las auditorías y la toma de decisiones.
El cambio hacia los datos maestros multidominio
Conscientes de estos retos, los proveedores empezaron a ofrecer soluciones de gestión de datos maestros multidominio (MDM) para ayudar a las organizaciones a agilizar sus procesos de gestión de datos. Estas soluciones pretenden simplificar no solo la gestión de datos maestros, sino también operaciones globales más amplias como la gestión de la cadena de suministro, la gestión de inventarios y el análisis de datos.
Las herramientas MDM multidominio integran varios dominios en una sola plataforma, lo que facilita a las organizaciones la gestión de datos en diferentes departamentos, geografías y funciones.
Aunque muchos proveedores afirman ofrecer soluciones multidominio, suele distinguirse entre gestión de datos multidominio y gestión de múltiples dominios. La primera se refiere a un enfoque integrado en el que los datos de múltiples dominios se gestionan en un sistema unificado, mientras que la segunda implica la gestión de cada dominio en aplicaciones separadas.
Elementos básicos de MDM multidominio
El modelo MDM multidominio suele integrar tres capas básicas de datos: datos de referencia, datos de estructura de las transacciones y datos de estructura de la empresa.
Datos de referencia: Incluye valores normalizados, como códigos de país, códigos de moneda, categorías de productos y tipos de clientes, que garantizan la coherencia y la precisión en todos los sistemas y aplicaciones de la organización.
Datos de la estructura de la transacción: Se refiere a los datos que definen cómo se registran las transacciones, incluidos los identificadores de pedido, los números de factura, el estado de pago y los metadatos relacionados. Estructurar estos datos adecuadamente garantiza que las transacciones se procesen de forma coherente y rastreable en toda la empresa.
Datos de estructura de la empresa: Incluye información organizativa como sociedades, unidades de negocio, departamentos, centros de coste y ubicaciones geográficas. Ayuda a definir cómo se estructuran las operaciones empresariales y respalda una gestión eficaz de los datos en los distintos departamentos y zonas geográficas.
La implantación de MDM multidominio no es sólo un reto tecnológico, sino también una estrategia organizativa. La tecnología necesita abordar tareas clave como la Resolución de Entidades (ER) y la Gestión de Información de Identidad de Entidades (EIIM). El proceso de Resolución de Entidades garantiza que cuando los sistemas hacen referencia a una o más entidades, el sistema pueda priorizar y seleccionar la información más precisa. La Gestión de la Información sobre la Identidad de la Entidad implica mantener la integridad de la identidad de la entidad a lo largo del tiempo, un requisito básico para cualquier sistema MDM.
Además de gestionar los datos de los clientes, que es crucial para la mayoría de las organizaciones, las empresas que manejan grandes volúmenes de datos de múltiples socios, proveedores y agentes deben implantar soluciones MDM multidominio para gestionar la complejidad de sus datos.
Al coordinar los datos de múltiples unidades de negocio en distintos niveles y geografías, la MDM multidominio ayuda a las organizaciones a garantizar la precisión y coherencia de los datos, facilitando una mejor toma de decisiones y eficiencia operativa.
Ventajas de MDM multidominio
Fuente única de la verdad: Una de las principales ventajas de la MDM multidominio es la capacidad de crear una única fuente de verdad (SSOT) para todos los datos de la organización. Al integrar datos de varios dominios en una sola plataforma, las empresas pueden evitar incoherencias y duplicaciones, lo que se traduce en una mejor calidad de los datos y una toma de decisiones más informada.
Mejora de la gobernanza de datos: El MDM multidominio aplica normas de gobernanza que garantizan la precisión, coherencia y conformidad de los datos. Esto es fundamental en el entorno actual impulsado por los datos, en el que las empresas deben cumplir diversas normas reglamentarias (como GDPR, HIPAA, etc.). Al centralizar los datos y aplicar políticas de gobernanza, las organizaciones reducen el riesgo de fugas de datos, errores e incoherencias.
Mayor eficiencia operativa: El MDM multidominio elimina los procesos manuales que surgen de la gestión de datos en silos. Por ejemplo, tener los datos de los clientes dispersos en diferentes sistemas puede dar lugar a registros duplicados, perfiles de clientes incoherentes e ineficiencias en las operaciones de ventas, marketing y servicios. Al centralizar los datos de los clientes y otra información crítica para el negocio, MDM agiliza las operaciones, aumenta la productividad y reduce los costes operativos.
Mejor toma de decisiones: Con datos unificados al alcance de la mano, los responsables de la toma de decisiones tienen acceso a una visión completa de la empresa. Esto conduce a una mejor previsión, análisis de tendencias y seguimiento del rendimiento, lo que en última instancia impulsa el crecimiento del negocio. Multi-Domain MDM proporciona datos precisos en tiempo real que son cruciales para la toma de decisiones estratégicas, desde la planificación financiera hasta la optimización de la experiencia del cliente.
Colaboración entre departamentos: Dado que el MDM multidominio integra datos de varias funciones empresariales, mejora la colaboración entre departamentos. Los equipos pueden trabajar a partir de los mismos conjuntos de datos, garantizando la alineación entre departamentos como ventas, marketing, finanzas, RRHH y operaciones. Esta cohesión ayuda a las organizaciones a operar de forma más eficiente y a alinear sus esfuerzos hacia objetivos comunes.
Escalabilidad y flexibilidad: A medida que las empresas crecen y se expanden a nuevos mercados, regiones o sectores, el MDM multidominio proporciona la flexibilidad necesaria para escalar. Las organizaciones pueden añadir nuevos dominios, integrar fuentes de datos adicionales y adaptar sus sistemas a los cambiantes requisitos empresariales sin interrumpir los procesos existentes.
Modelo MDM multidominio
La arquitectura de MDM multidominio está diseñada para integrar, gestionar y distribuir datos entre varios dominios y sistemas. Suele constar de varias capas y componentes:
Capa de integración de datos: Esta capa es responsable de conectar diferentes fuentes de datos, incluidas las aplicaciones empresariales (ERP, CRM, sistemas de RRHH), bases de datos y fuentes de datos externas. Garantiza un flujo de datos sin fisuras desde los sistemas de origen a la plataforma MDM.
Capa de calidad y gobernanza de datos: Esta capa garantiza que las normas de calidad de los datos y las políticas de gobernanza se apliquen de forma coherente en todos los ámbitos. Se encarga de los procesos de validación, limpieza, deduplicación y enriquecimiento de datos para mantener datos coherentes y de alta calidad.
Repositorio de datos maestros: El componente central de cualquier sistema MDM es el repositorio de datos maestros, que almacena la versión autorizada de los datos. Centraliza todas las entidades de datos maestros y permite versionar los datos, hacer un seguimiento de los cambios y actualizar los registros en tiempo real.
Resolución de entidades: La resolución de entidades es un proceso crucial en MDM multidominio que identifica y fusiona registros duplicados en todos los sistemas, garantizando un perfil de entidad único y preciso (por ejemplo, un único registro de cliente, proveedor o empleado). Este proceso ayuda a evitar incoherencias y garantiza que las organizaciones trabajen con los datos más actualizados y precisos.
Capa de distribución de datos: Esta capa permite la distribución de datos maestros a otros sistemas de la organización, garantizando que las aplicaciones empresariales accedan siempre a la versión más precisa y coherente de los datos. Puede incluir API, conectores de datos o herramientas de integración para una comunicación fluida entre sistemas.
Capa de informes y análisis: El MDM multidominio suele integrarse con herramientas de análisis para permitir la elaboración de informes, cuadros de mando e inteligencia empresarial en tiempo real. Esta capa ayuda a las organizaciones a obtener información de sus datos maestros, apoyando los procesos de toma de decisiones.
Conclusión
En conclusión, la gestión de datos maestros multidominio proporciona a las organizaciones una forma unificada y eficiente de gestionar diversos conjuntos de datos en múltiples dominios empresariales. Al consolidar los datos en una única plataforma, las organizaciones pueden obtener mejores perspectivas, mejorar la calidad de los datos y potenciar la toma de decisiones en todas las funciones empresariales. La MDM multidominio simplifica el gobierno de los datos, reduce los costes y acelera las operaciones empresariales, lo que en última instancia beneficia a las empresas con procesos racionalizados, una mayor precisión de los datos y un marco de datos claro y coherente.
Las organizaciones que implementan un sistema MDM multidominio pueden esperar una mejora significativa en su capacidad de aprovechar los datos para el crecimiento, la innovación y la ventaja competitiva, todo ello manteniendo un sólido marco de gobernanza que garantice la integridad y coherencia de los datos.
