La catalogación y la gestión de categorías eficientes de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) son fundamentales para agilizar los flujos de trabajo industriales y operativos.
Estas prácticas consisten en organizar, clasificar y gestionar sistemáticamente los artículos de MRO -como maquinaria, herramientas, piezas de repuesto, equipos de seguridad y consumibles- para mejorar el control de inventarios, la eficiencia de las adquisiciones y la gestión de costes.
Al aprovechar sistemas de clasificación sólidos y adherirse a convenciones estandarizadas, las empresas pueden mejorar el seguimiento de los artículos, reducir las redundancias, mejorar la precisión de los datos e impulsar decisiones estratégicas de aprovisionamiento.
Aplicación de Gobernanza de datos MRO garantiza que todos los datos catalogados sean precisos, estén correctamente clasificados y se gestionen de acuerdo con las normas organizativas y reglamentarias, lo que mejora la eficacia general de las adquisiciones y las operaciones.
Una gestión eficaz de las categorías de MRO va más allá de la catalogación, segmentando el gasto, optimizando las relaciones con los proveedores y aplicando las mejores prácticas de aprovisionamiento para maximizar el valor.
Esta guía explora los principios clave, las estrategias de clasificación, los beneficios, las convenciones estándar y los procedimientos de auditoría esenciales para la optimización del MRR.
Tanto si su objetivo es aumentar la eficacia operativa, reducir costes, mejorar el cumplimiento de la normativa o agilizar las compras, este blog le ofrece las ideas y las mejores prácticas necesarias para transformar su empresa. enfoque de gestión de datos para las operaciones de mantenimiento y reparación.
Gestión de categorías MRO
La gestión por categorías de MRO es un método estratégico para gestionar la cadena de suministro y adquisición de productos y servicios MRO. Implica la segmentación del gasto en MRO en categorías, la optimización de las relaciones con los proveedores y la mejora de los costes, manteniendo al mismo tiempo la continuidad operativa.
En esencia, la gestión de categorías MRO consiste en la supervisión estratégica de las actividades de adquisición, inventario y cadena de suministro de artículos MRO. Se trata de garantizar que estas actividades estén en consonancia con los objetivos más amplios de la organización.
Se trata de optimización de los niveles de inventario de MRREl objetivo es mejorar los procesos de compra, mejorar las relaciones con los proveedores y aprovechar los datos para reducir costes y mejorar la eficacia operativa.
Los artículos MRO normalmente consisten en:
- Suministros de mantenimiento - Lubricantes, correas, rodamientos, elementos de fijación.
- Artículos de reparación - Piezas de repuesto, motores, bombas, juntas.
- Elementos operativos - Equipo de seguridad, productos de limpieza, herramientas de mano
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Gestión de categorías MRO: Proceso paso a paso
La gestión de categorías MRO es un método sistemático de gestión de piezas de repuesto, consumibles y materiales de mantenimiento de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) de manera eficiente.
Mantiene el control de costes, optimiza a los proveedores y garantiza la fluidez de las operaciones gestionando la adquisición, el inventario y el uso de MRO de forma sistemática.
A continuación se presenta un proceso detallado, paso a paso, que describe cómo las organizaciones pueden agilizar la gestión de las categorías MRO.
Paso 1: Análisis de gastos y recopilación de datos:
El paso inicial en la gestión de categorías de MRO es realizar un análisis exhaustivo del gasto para conocer los patrones de adquisición, determinar las ineficiencias y descubrir posibles ahorros de costes.
Las empresas tienen que recopilar datos de compras anteriores de sistemas ERP, CMMS (sistemas informatizados de gestión del mantenimiento) y facturas de proveedores para estudiar a dónde va su dinero.
Gastos MRO debe dividirse en varias categorías, como piezas de recambio (rodamientos, correas, juntas), consumibles (lubricantes, adhesivos, guantes) y herramientas y equipos (taladros, instrumentos de calibración, llaves).
Un examen minucioso de los datos ayuda a detectar las compras duplicadas, las fluctuaciones de precios y la dependencia de los proveedores. El examen del coste total de propiedad permite a las empresas tener en cuenta no sólo el precio por unidad de un artículo, sino también los costes de almacenamiento, los gastos de manipulación, los costes de obsolescencia y los gastos logísticos.
Por ejemplo, una revisión de las compras de rodamientos puede indicar que el mismo rodamiento de bolas 6203 se está comprando a más de un proveedor a distintos precios, lo que supone una pérdida de dinero.
Paso 2: Segmentación y consolidación de proveedores:
Las compras de MRR suelen implicar a numerosos proveedores, lo que provoca fragmentación, precios dispares y una complicada administración de proveedores.
Segregar a los proveedores en función del coste, la fiabilidad y la calidad del servicio facilita la racionalización de los proveedores. Los proveedores se segmentan en proveedores preferentes (proveedores aprobados con precios competitivos), proveedores críticos (proveedores expertos en componentes MRO específicos) y proveedores transaccionales (para compras ocasionales de bajo coste).
La consolidación de proveedores es importante para reducir la complejidad de las compras. En lugar de comprar juntas hidráulicas a cinco proveedores distintos, las empresas pueden consolidar sus compras con uno o dos de los mejores proveedores para obtener mayores descuentos por volumen y estandarización.
La licitación de compras de alta frecuencia, como juntas, elementos de fijación y lubricantes, mediante contratos a largo plazo garantiza mejores condiciones de precio y servicio. La supervisión automática del rendimiento de los proveedores puede garantizar una entrega rápida y una buena calidad de servicio.
Paso 3: Previsión de la demanda y normalización:
La previsión de la demanda es un área clave de la gestión de MRO que permite a las empresas maximizar el inventario mediante la previsión de las necesidades futuras en función de las tendencias de consumo anteriores. Con la ayuda del análisis predictivo, las empresas pueden prever la demanda de materiales de alto consumo, como filtros, lubricantes y elementos de fijación, para evitar la falta de existencias.
La normalización es una herramienta importante para evitar las compras duplicadas y la explosión de SKU. El uso de convenciones uniformes de nomenclatura (como la clasificación UNSPSC o eCl@ss) evita que la misma pieza se pida con nombres diferentes. Minimizar las variaciones innecesarias de piezas de recambio es otro enfoque importante.
Por ejemplo, en lugar de tener diferentes versiones de tornillos M8 con especificaciones ligeramente distintas, las empresas pueden estandarizar una especificación en todos los departamentos, con una mejor gestión de la disponibilidad y los costes.
Paso 4: Aprovisionamiento estratégico y optimización de las adquisiciones:
La optimización de las adquisiciones permite a las empresas ahorrar dinero y aumentar la eficiencia. El uso de licitaciones competitivas y subastas inversas para materias primas caras como lubricantes industriales, filtros de máquinas y piezas eléctricas ofrece los mejores precios.
Las empresas también pueden recurrir a organizaciones de compras agrupadas (GPO) para negociar mejores tarifas en consumibles compartidos, como varillas de soldadura, cinta aislante y gafas de seguridad.
Los sistemas de contratación electrónica hacen más eficiente el proceso de compra al automatizar las solicitudes de compra, las aprobaciones y el seguimiento de los proveedores. Además, la optimización de la frecuencia de los pedidos minimiza los gastos innecesarios de transporte y manipulación.
Por ejemplo, en lugar de hacer pedidos semanales ad hoc de correas para máquinas, las empresas pueden hacer pedidos trimestrales al por mayor, lo que reduce el tiempo de aprovisionamiento y los gastos de envío.
Paso 5: Optimización del inventario e inventario gestionado por el proveedor (VMI) :
Una gestión eficaz del inventario es necesaria para mantener el máximo de existencias y, al mismo tiempo, reducir al mínimo los costes por exceso de inventario. Las empresas pueden utilizar prácticas de inventario Justo a Tiempo (JIT) para los materiales MRO de alto uso, como tuercas, tornillos y juntas, de modo que solo tengan las existencias necesarias.
Los sistemas de Inventario Gestionado por el Proveedor (VMI) permiten a los proveedores hacer un seguimiento de los niveles de existencias y reponer las piezas esenciales, limitando la posibilidad de escasez. Las técnicas de clasificación de inventarios, como el análisis ABC, ayudan a las empresas a asignar sus esfuerzos de gestión de inventarios en función de las prioridades.
Los materiales de clase A (piezas de repuesto de alto valor y de misión crítica, como cajas de cambios y bombas) requieren un estrecho seguimiento y bajos niveles de inventario para evitar el bloqueo de capital.
Los materiales de clase B (piezas de precio medio como filtros y fusibles) necesitan niveles de inventario moderados para optimizar el coste y la disponibilidad.
Los artículos de clase C (productos baratos y de alto consumo, como fijaciones y bridas para cables) pueden comprarse al por mayor porque no contribuyen significativamente al gasto total.
Tecnologías como la identificación por radiofrecuencia (RFID) y el escaneado de códigos de barras permiten ver el inventario en tiempo real, con lo que se reducen las pérdidas o redundancias de existencias.
Por ejemplo, en lugar de mantener 30 tamaños de racores hidráulicos en stock, un contrato de VMI con un proveedor puede prever la reposición automática de sólo los tamaños más utilizados, reduciendo las existencias innecesarias y los gastos de almacenamiento.
Paso 6: Supervisión del rendimiento y mejora continua:
La gestión de categorías MRO es un proceso continuo que debe ser objeto de seguimiento y mejora continua. El establecimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI), como el índice de rotación de existencias, los plazos de entrega de los proveedores y el ahorro de costes obtenido gracias a la estandarización, ayuda a medir la eficacia de las adquisiciones.
Las empresas deben realizar auditorías trimestrales de los proveedores para verificar el cumplimiento de las condiciones contractuales y determinar las áreas de mejora. Con el análisis predictivo, las empresas pueden prever las fluctuaciones de la demanda estacional y establecer planes de abastecimiento en consecuencia.
La actualización periódica de las políticas y procedimientos de adquisición de MRR garantiza que las adquisiciones se ajusten a las mejores prácticas del sector.
Por ejemplo, si los rodamientos para motores eléctricos se agotan sistemáticamente, recalcular los niveles de reaprovisionamiento utilizando la demanda histórica puede evitar las roturas de stock y los tiempos de inactividad en el futuro.
La importancia estratégica de la gestión de categorías de MRR
La gestión de la categoría MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones) desempeña un papel fundamental en el impulso de la eficiencia, el ahorro de costes y la excelencia operativa. A pesar de su perfil subestimado, la gestión estratégica de MRO es esencial por las siguientes razones:
Optimización de costes
Los gastos de MRR pueden constituir una parte considerable de los presupuestos operativos. La ineficacia y la fragmentación de los procesos de adquisición suelen dar lugar a gastos excesivos y a la pérdida de oportunidades de ahorro. Al adoptar un enfoque de gestión por categorías, las organizaciones pueden analizar los datos de gasto, consolidar proveedores y negociar contratos competitivos. De este modo se garantiza que cada dólar gastado ofrezca un valor óptimo, al tiempo que se reducen el despilfarro y la ineficacia.Garantizar la continuidad de las operaciones
Las interrupciones causadas por la falta de disponibilidad de suministros MRO pueden afectar significativamente a la productividad y los ingresos. La gestión estratégica de MRO garantiza la disponibilidad de artículos críticos al tiempo que evita el exceso de inventario que inmoviliza el capital circulante. Alcanzar el equilibrio de inventario adecuado reduce el tiempo de inactividad, optimiza el flujo de caja y mantiene la fluidez de las operaciones.Mejora de la contratación estratégica
Colaborar con proveedores fiables mediante un enfoque centrado en las categorías facilita la entrega puntual de materiales de alta calidad. Esto no solo garantiza un funcionamiento ininterrumpido, sino que también establece relaciones más sólidas con los proveedores que impulsan el valor y la innovación a largo plazo.Cumplimiento y normalización
La normalización de los elementos de MRO y el cumplimiento de la normativa son vitales para mantener la eficiencia y la coherencia. La gestión estratégica del MRR garantiza la alineación con las políticas de la organización y las normas del sector, reduciendo los riesgos y mejorando la fiabilidad operativa.
La gestión de categorías de MRO no es sólo una función de apoyo; es un factor estratégico de rendimiento y sostenibilidad empresarial. Las organizaciones que dan prioridad a un enfoque estructurado de la gestión de MRO pueden obtener importantes beneficios, desde el control de costes hasta una mayor resistencia operativa.
Componentes clave de una gestión eficaz de las categorías de MRR
Un enfoque bien estructurado de la gestión de la categoría MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones) incorpora elementos esenciales que, en conjunto, mejoran la eficacia y la eficiencia de la gestión de esta categoría de gastos críticos. Estos componentes incluyen:
Análisis del gasto: Un análisis exhaustivo de los gastos es fundamental para identificar los generadores de costes, las ineficiencias y las áreas de mejora. El conocimiento detallado de los gastos de MRO permite acciones estratégicas como la consolidación de proveedores, la mejora de las prácticas de inventario y la optimización de las estrategias de abastecimiento para impulsar el control de costes y la creación de valor.
Optimización de inventarios: Una gestión eficaz de las categorías MRO garantiza la disponibilidad de los artículos críticos, evitando al mismo tiempo costes de inventario excesivos. Se emplean técnicas como el inventario justo a tiempo (JIT), el inventario gestionado por el proveedor (VMI) y la planificación de la demanda para reducir los residuos, disminuir los costes de transporte y mejorar la agilidad operativa.
Aprovisionamiento estratégico: Alinearse con los proveedores que ofrecen la mejor combinación de coste, calidad y fiabilidad es un objetivo clave. El análisis de datos permite negociar contratos sólidos, obtener descuentos por volumen y mejorar la colaboración con los proveedores, lo que se traduce en un ahorro de costes y una mayor resistencia de la cadena de suministro.
Gestión de las relaciones con los proveedores (SRM): Gestión de datos de proveedores es fundamental para impulsar las relaciones de colaboración con los proveedores y el valor a largo plazo. Involucrar a los proveedores en los esfuerzos de innovación y mejora del rendimiento fomenta el acceso a productos y tecnologías de vanguardia, al tiempo que garantiza unos niveles de servicio constantes y la adaptabilidad a los cambiantes requisitos empresariales.
Integración de la tecnología: La integración de herramientas modernas, como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y las plataformas de análisis de gastos, agiliza los procesos de gestión de categorías de MRO. Los análisis predictivos ayudan a prever la demanda, optimizar el inventario y tomar decisiones proactivas, minimizando las interrupciones y las ineficiencias.
Medición del rendimiento: Supervisar y evaluar el éxito de las iniciativas de gestión de categorías MRO implica definir y realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI). Métricas como la reducción de costes, los índices de rotación de inventario, el rendimiento de los proveedores y los tiempos de ciclo de los pedidos garantizan la mejora continua y la alineación con los objetivos de la organización.
Mediante la integración de estos componentes, las organizaciones pueden lograr una importante eficiencia de costes, una mayor colaboración con los proveedores y la optimización de las operaciones MRO, impulsando el éxito empresarial general.
Mejores prácticas para la gestión de categorías de MRR
Para optimizar la gestión de la categoría MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones), las organizaciones deben aplicar estas mejores prácticas clave
Segmento Gasto MRO
Clasifique los gastos de MRO en segmentos distintos, como consumibles, piezas de repuesto y equipos de seguridad. Esta segmentación permite personalizar las estrategias para cada categoría, simplificando la gestión y maximizando la eficacia de las iniciativas operativas y de ahorro de costes.
Aprovechar el análisis de datos
Utilice el análisis de datos para tomar decisiones informadas. Analizando el gasto histórico y los patrones de uso, las organizaciones pueden descubrir ineficiencias, identificar oportunidades de ahorro y priorizar las iniciativas con mayor impacto. Un enfoque basado en datos garantiza la optimización de los recursos y el enfoque estratégico.
Consolidar proveedores
La racionalización de la base de proveedores reduce la complejidad, refuerza las relaciones con los proveedores y, a menudo, mejora los precios y los niveles de servicio. La consolidación también reduce los gastos administrativos, mejora la eficiencia de la cadena de suministro y facilita el cumplimiento de las políticas de compras.
Normalizar materiales y procesos
La estandarización de materiales y procesos minimiza la variabilidad, simplifica la gestión de adquisiciones e inventarios y garantiza una calidad y un rendimiento constantes. La estandarización también permite la compra a granel, lo que puede suponer ventajas en costes y eficiencia operativa.
Integrar soluciones tecnológicas
Invierta en soluciones tecnológicas avanzadas, como herramientas de automatización de compras, sistemas de gestión de inventarios y análisis predictivos. La tecnología aumenta la visibilidad de las operaciones de MRR, mejora el seguimiento y facilita la toma de decisiones proactiva.
Comprometerse con la mejora continua
Reconocer que la gestión eficaz del MRR es un proceso continuo. Revise periódicamente las métricas de rendimiento, evalúe el inventario y la eficacia de los proveedores y recabe la opinión de las partes interesadas para garantizar la alineación con los objetivos empresariales en evolución. Una cultura de mejora continua impulsa el éxito y la agilidad a largo plazo.
Catalogación MRO - Clasificación, ventajas, convenciones y procedimientos de auditoría
Catalogación MRO se refiere al proceso sistemático de organización, clasificación y gestión de un registro detallado de artículos de Mantenimiento, Reparación y Operaciones (MRO). Es un componente clave de la gestión por categorías de MRO, que contribuye a la eficiencia del abastecimiento y el control de inventario.
Estos artículos son esenciales para el funcionamiento, el mantenimiento y la reparación continuos de los activos, la maquinaria, los equipos y las instalaciones industriales. La catalogación MRO implica la creación de una base de datos estandarizada que proporcione información precisa y actualizada sobre todas las piezas, herramientas, consumibles y equipos que se utilizan para mantener el rendimiento operativo en todas las industrias.
Mejor comprensión del flujo de MRO:-
Clasificación de los marcos
UNSPSC y eCl@ss son dos normas mundiales ampliamente utilizadas para clasificar los artículos MRO.
UNSPSC es un sistema de clasificación jerárquica que organiza los productos y servicios en cuatro niveles, desde categorías amplias hasta artículos muy específicos.
eCl@ss proporciona una jerarquía de clasificación con atributos específicos para cada producto, lo que permite especificaciones más detalladas de los productos.
Por ejemplo: Código eCl@ss para Espátula Cuchara (32-03-13-04)
Estas normas garantizan que los artículos se categoricen de manera uniforme, lo que facilita a las empresas la búsqueda, el pedido y el seguimiento de las piezas en diferentes proveedores y sistemas.
Atributos de los datos
A la hora de crear un catálogo MRO (mantenimiento, reparación y revisión) eficaz, es esencial incluir información detallada sobre los siguientes aspectos atributos de datos para cada artículo. Estos atributos ayudan a garantizar que las piezas MRO puedan identificarse, rastrearse y pedirse fácilmente. Los atributos de datos clave que suelen incluirse en los registros del catálogo MRO son:
Ejemplo de atributos de datos:
Artículo | Atributos de los datos | Importancia |
Bombas | – Tipo: Centrífugo, desplazamiento positivo, diafragma – Presión: 10 bar – Talla: DN50, | -Tipo ayuda a elegir la bomba adecuada para la aplicación. – Material y tipo de junta especificar la durabilidad y la compatibilidad con los líquidos. |
Válvulas | – Tipo de válvula: Compuerta, Bola, Retención, Globo, Mariposa | – Tipo de válvula es crucial para determinar la funcionalidad (por ejemplo, cierre, control de caudal). |
Importancia de las taxonomías
Una taxonomía es un sistema de clasificación para organizar los datos de MRR en categorías y subcategorías. Las taxonomías simplifican la búsqueda, reducen los errores y mejoran el proceso de adquisición.
Por ejemplo: Una taxonomía bien definida para un rodamiento podría incluir:
Transmisión mecánica de potencia > Rodamientos > Rodamientos de bolas > Rodamientos rígidos de bolas
Grupo: Transmisión mecánica de potencia
Categoría: Rodamientos
Subcategoría: Rodamientos de bolas
Tipo específico: Rodamientos rígidos a bolas
Ventajas de una catalogación MRO precisa:
Una catalogación MRO precisa puede aportar múltiples beneficios a las empresas:
Reducción del inventario duplicado: Evite almacenar varias cantidades del mismo artículo innecesariamente.
Adquisiciones racionalizadas: Los equipos de compras pueden identificar y pedir rápidamente piezas con las especificaciones correctas.
Mejora de la planificación del mantenimiento: Los equipos de MRR pueden planificar los programas de mantenimiento de forma más eficaz sabiendo que las piezas están fácilmente disponibles.
Ejemplo: Una fábrica venía encargando piezas de repuesto para una bomba con regularidad, pero descubrió que almacenaba piezas en exceso porque el catálogo no estaba actualizado. Tras organizar el catálogo, solo mantenían las existencias necesarias, lo que reducía los gastos generales y minimizaba el exceso de inventario.
Cuestiones básicas de los datos maestros de materiales
En el centro del círculo anterior se representan cinco problemas clave de la calidad de los datos:
- Inexacto: Datos incorrectos que conducen a errores en las operaciones o la contratación.
- Inadecuado: Detalle insuficiente en los registros, lo que provoca confusión o ineficacia.
- Inconsistente: Variaciones en el formato o en la nomenclatura de los registros.
- Ilógico: Datos que no tienen sentido o no superan las comprobaciones lógicas.
- Falta: Se omite información crucial de los registros, lo que crea lagunas en la usabilidad.
Elementos de datos clave afectados
Estos problemas de calidad de los datos afectan a varios elementos críticos, que se muestran a la derecha:
Números de pieza: Identificadores únicos para los artículos, esenciales para el seguimiento.
Nombres de proveedores: Información sobre proveedores, crucial para la contratación.
Descripciones: Descripciones detalladas de los artículos para garantizar su claridad y precisión.
Clasificaciones: Categorización de materiales utilizando normas como UNSPSC o eCl@ss para una organización eficaz.
Datos de texto PO: Datos incluidos en los pedidos de compra, fundamentales para la comunicación con los proveedores.
Impacto en la gestión del inventario
La catalogación MRO influye directamente en la gestión del inventario, ya que garantiza el seguimiento preciso de las piezas y la señalización/eliminación periódica de los artículos obsoletos.
Ejemplo:
Un almacén solía tener problemas con el exceso de inventario de filtros viejos, ya que no estaban clasificados correctamente. Tras implantar un sólido sistema de catalogación, pudieron saber cuándo los filtros se acercaban al final de su ciclo de vida, lo que redujo las existencias innecesarias y liberó espacio.
Convenciones de catalogación
La coherencia en las convenciones de nomenclatura y las abreviaturas garantiza la claridad y reduce la confusión. Las convenciones de nomenclatura estándar permiten que los distintos departamentos y sistemas interactúen sin problemas.
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Ejemplo:
Especificaciones técnicas:
Especifique detalles técnicos como material, tamaño, temperatura o presión nominal directamente en la entrada del catálogo (por ejemplo, "Junta tórica, 1" ID, Buna-N, 200 PSI").
En lugar de denominar a una bomba "Bomba grande", el catálogo utiliza "Bomba centrífuga - 10CV - 415V - 50Hz".
Este formato está estandarizado, por lo que resulta claro y coherente para todos los sistemas y equipos cuáles son las especificaciones de la bomba.
Auditoría y validación
Las auditorías periódicas son esenciales para garantizar que el catálogo es preciso y está actualizado. Las auditorías detectan errores como duplicados, artículos obsoletos o descripciones incorrectas.
Validación periódica de datos
Asegúrese de que no haya duplicados: Compruebe periódicamente si hay entradas duplicadas en el catálogo para evitar confusiones y mantener la integridad de los datos.
Identificación de artículos obsoletos: Identifique y marque las piezas obsoletas o descatalogadas para evitar pedidos innecesarios.
Enriquecimiento de datos
Verificación de los datos del proveedor: Compruebe que la información de los proveedores, incluidos los números de pieza y los datos de contacto, es exacta y está actualizada.
Verificación cruzada con las especificaciones del fabricante: Comprobación cruzada de las especificaciones de los artículos con las normas del fabricante para mantener la precisión.
Controles de conformidad
Cumplimiento de las normas del sector: Asegúrese de que todos los artículos cumplen las normas industriales pertinentes (por ejemplo, las normas ISO sobre materiales y especificaciones).
Alineación con las políticas de la organización: Compruebe que las entradas cumplen las políticas en materia de seguridad, calidad y prácticas de contratación.
Auditorías periódicas de los niveles de existencias
Minimice el exceso de existencias: Realice auditorías de existencias para identificar y reducir el exceso de inventario, evitando así el exceso de existencias y el desperdicio de espacio de almacenamiento.
Supervisar los desabastecimientos: Realice un seguimiento de los niveles bajos de existencias para evitar que se agoten, garantizando un funcionamiento ininterrumpido.
Integración de sistemas automatizados
Utilice software de gestión de inventarios: Implantar un software que permita el seguimiento en tiempo real de los niveles de existencias, los historiales de pedidos y los patrones de uso.
Alertas automáticas de fechas de caducidad: Establezca sistemas que avisen cuando los artículos estén cerca del final de su vida útil, lo que permitirá una gestión proactiva del inventario.
Auditorías mensuales
Revisar los resultados de la auditoría: Analizar los resultados de las auditorías para tomar decisiones fundamentadas sobre las actualizaciones de los catálogos y la gestión de las existencias.
Ajustes en función de los resultados: Actualizar las entradas del catálogo en función de las discrepancias detectadas y aplicar las medidas correctoras necesarias.
Automatización en la catalogación
Las herramientas de IA y Machine Learning pueden automatizar el proceso de clasificación y limpieza de datos, haciendo que la catalogación MRO sea más eficiente.
Integración de datos en tiempo real
Sincronizar catálogo con sistemas de inventario: Asegúrese de que las entradas del catálogo se actualizan automáticamente con datos de inventario en tiempo real, como niveles de existencias, patrones de uso e historial de pedidos.
Enlace a bases de datos de proveedores: Integración con los sistemas de los proveedores para actualizar automáticamente información como números de pieza, precios y plazos de entrega, reduciendo los errores de introducción manual.
Clasificación y etiquetado automatizados
Uso de la Inteligencia Artificial (IA): Implemente algoritmos de IA para categorizar artículos en función de atributos como el tipo, el material, el tamaño y la función, facilitando la búsqueda y localización de artículos.
Autoenriquecimiento: Utilizar la IA para enriquecer la información de atributos de los sitios web de fabricantes y proveedores a fin de garantizar la exhaustividad de los datos.
Etiquetado automático: Utilice la IA para añadir automáticamente etiquetas de metadatos a las entradas del catálogo, garantizando una identificación y trazabilidad completas de los artículos.
Predicción de pedidos y reaprovisionamiento
Control del nivel de existencias: Utilice el análisis predictivo para supervisar los niveles de existencias y prever el uso, activando la reordenación automática cuando se alcancen los umbrales.
Minimizar las roturas de stock y el exceso de existencias: Configure alertas automáticas para notificar cuando los niveles de existencias son bajos, lo que ayuda a evitar las roturas de stock y a reducir el exceso de existencias mediante una gestión eficaz de los puntos de pedido.
Seguimiento automatizado de la fecha de caducidad
Alertas en tiempo real: Configure alertas para los artículos que se acercan al final de su vida útil (por ejemplo, artículos perecederos, filtros), lo que permite una gestión proactiva del inventario.
Fecha de caducidad Automatización: Vincule los datos de caducidad con el software de gestión de inventario para ajustar automáticamente los niveles de existencias y destacar los artículos que deben reponerse.
Automatización del flujo de trabajo para la actualización de catálogos
Auditorías automatizadas: Realice un seguimiento automático de los cambios en las entradas del catálogo, garantizando la transparencia y la responsabilidad en la gestión de datos.
Actualizaciones periódicas mediante automatización: Implantar sistemas para actualizar automáticamente las entradas del catálogo en función de los resultados de las auditorías, garantizando que el catálogo siga siendo actual y preciso.
Interfaz fácil de usar para acciones automatizadas
Integración del cuadro de mandos: Proporcione un panel de control en el que los usuarios puedan ver los datos del catálogo en tiempo real, realizar un seguimiento de los procesos automatizados y realizar ajustes manuales cuando sea necesario.
Fácil acceso a los informes: Genere informes automatizados sobre niveles de existencias, patrones de uso e historiales de pedidos, simplificando las tareas de gestión del inventario.
Colaboración entre proveedores
La colaboración con los proveedores es crucial para mantener la precisión de los catálogos MRO. Los proveedores suelen proporcionar especificaciones de piezas y documentación de conformidad actualizadas.
Comunicación mejorada
Reuniones ordinarias: Celebrar reuniones periódicas con los proveedores para tratar las actualizaciones del catálogo, los cambios de precios y la introducción de nuevos productos.
Intercambio de información: Comparta los niveles de inventario, los patrones de uso y los plazos de entrega para alinear las estrategias de adquisición con las capacidades de los proveedores.
Gestión conjunta de datos
Sistemas integrados: Colaborar en los esfuerzos de integración de datos, permitiendo un acceso sin fisuras a los catálogos de proveedores y a los datos de inventario en tiempo real en todos los sistemas.
Descripciones normalizadas de los artículos: Garantizar la coherencia en las descripciones, códigos y especificaciones de los artículos para evitar discrepancias y reducir los errores en los pedidos.
Agilización de los procesos de pedido
Órdenes de compra automatizadas: Establecimiento de sistemas automatizados de emisión de pedidos de compra basados en los niveles de existencias, reduciendo los plazos de entrega y minimizando la intervención manual.
Inventario gestionado por el proveedor (VMI): Implantar sistemas VMI en los que los vendedores gestionen el inventario in situ, reponiendo las existencias en función de parámetros predefinidos, optimizando así los niveles de existencias y reduciendo el exceso de inventario.
Colaboración en la previsión de existencias
Herramientas de previsión de la demanda: Utilice herramientas de colaboración para predecir la demanda de artículos MRO, ayudando a los proveedores a ajustar sus programas de producción y niveles de existencias en consecuencia.
Análisis conjunto de los datos de uso: Revise periódicamente los datos de uso de los artículos para prever las necesidades futuras y planificar las compras al por mayor o los aumentos estacionales de la demanda.
Control de calidad y conformidad
Auditorías conjuntas: Realizar auditorías conjuntas periódicas para verificar los estándares de calidad, las especificaciones y el cumplimiento de las normas del sector.
Intercambio de datos para el cumplimiento de la normativa: Compartir documentación de conformidad, certificaciones e informes de calidad para garantizar que todos los artículos catalogados cumplen las normas de la organización.
Para una comprensión más clara, también puede ver el vídeo que ofrece información detallada sobre nuestra plataforma.
Integración con sistemas ERP
La integración de los catálogos MRO con los sistemas ERP y EAM mejora la eficacia operativa al sincronizar los datos de inventario y aprovisionamiento de todos los departamentos.
Gestión centralizada de datos
Acceso unificado al catálogo: La integración con los sistemas ERP permite disponer de un repositorio centralizado de artículos MRO, accesible en todos los departamentos, lo que garantiza la coherencia de los datos en toda la organización.
Actualizaciones en tiempo real: Sincroniza los datos del catálogo en tiempo real entre el catálogo MRO y los sistemas ERP, reduciendo las discrepancias entre ambos.
Mejora del proceso de contratación
Órdenes de compra automatizadas: Facilita la creación automática de pedidos de compra en el sistema ERP a partir de los datos del catálogo, agilizando el proceso de aprovisionamiento.
Seguimiento de pedidos mejorado: Proporciona visibilidad sobre el estado de los pedidos, lo que permite a los equipos de compras supervisar el progreso y abordar los problemas con prontitud.
Gestión eficaz del inventario
Niveles de existencias en tiempo real: Integra los datos de los catálogos MRO con los sistemas de inventario ERP para proporcionar niveles de existencias en tiempo real, garantizando un seguimiento preciso de las existencias y reduciendo las roturas de stock.
Reposición automática: Utiliza datos del catálogo para activar automáticamente pedidos de reposición cuando los niveles de existencias caen por debajo de un umbral, minimizando el exceso de existencias y las roturas de stock.
Descripciones normalizadas de los artículos
Coherencia entre sistemas: Garantiza que las descripciones, códigos y especificaciones de los artículos sean coherentes entre el catálogo MRO y los sistemas ERP, reduciendo la confusión y los errores.
Elimina los silos de datos: Rompe los silos de datos al proporcionar una visión unificada de los elementos en todos los departamentos, mejorando la toma de decisiones y la eficiencia operativa.
Mejora de la gestión de proveedores
Acceso a la información sobre proveedores: Integra los datos de los proveedores, incluidos números de pieza, precios y plazos de entrega, en el sistema ERP, lo que permite a los equipos de compras tomar decisiones informadas con rapidez.
Selección automática de proveedores: Facilita la selección automatizada de proveedores en función de criterios como plazos de entrega, precios y conformidad, directamente desde el sistema ERP.
Ejemplo:
Cuando el catálogo MRO se integra con un sistema ERP como SAP, actualiza automáticamente los niveles de inventario, garantizando que las existencias coincidan siempre con el inventario real. Esta integración reduce los errores y proporciona datos en tiempo real a los equipos de mantenimiento.
Gestión del ciclo de vida de los artículos
Los artículos del catálogo deben actualizarse o desactivarse periódicamente para reflejar el estado de su ciclo de vida (nuevo, obsoleto, etc.).
Ejemplo de recambios de válvulas de control
Sección del actuador: Incluye la tapa antirretorno (1), el cáncamo (2), el diafragma (1), el muelle (1), el vástago del actuador (1) y la caja del diafragma (2). Estos componentes mueven el vástago de la válvula para controlar su posición.
Sección del cuerpo: Incluye la Placa de Escala (1), el Conector del Vástago (1), el Yugo (1), la Brida de Empaquetadura (1), el Seguidor de Empaquetadura (1), la Tuerca de Sujeción del Yugo (2), la Empaquetadura del Prensaestopas (1), el Vástago de la Válvula (1) y el Bonete (1), proporcionando estructura, sellado y transferencia de movimiento.
Sección de recorte: Contiene perno prisionero y tuerca (4), junta (1), anillo guía (1), casquillo guía (1), tapón de válvula (1), anillo de asiento (1) y cuerpo de válvula (1), que determinan el control de flujo y la estanqueidad.
Seguimiento de las etapas del ciclo de vida de los artículos
Entrada inicial: Asegúrese de que cada artículo esté correctamente catalogado con un identificador único, una descripción y especificaciones desde el principio.
Control del rendimiento: Supervise continuamente el rendimiento de los elementos en uso, incluido el desgaste, la frecuencia de uso y las necesidades de mantenimiento.
Gestión de la fecha de expiración
Alertas automáticas: Configure alertas para los artículos que se acercan al final de su ciclo de vida (por ejemplo, filtros, lubricantes) para gestionar de forma proactiva los niveles de existencias y el uso.
Sustituciones programadas: Planifique la sustitución periódica de los artículos al final de su ciclo de vida para evitar interrupciones operativas.
Análisis de datos históricos
Patrones de uso: Analizar los datos históricos para comprender los patrones de uso de los artículos, lo que permite tomar decisiones informadas sobre los niveles de existencias y los nuevos pedidos.
Análisis de costes: Revisar los costes de mantenimiento y sustitución para optimizar las estrategias de adquisición y mantenimiento.
Control del estado de los artículos
Inspecciones periódicas: Programar inspecciones rutinarias para evaluar el estado de los elementos (por ejemplo, piezas de maquinaria, filtros), asegurándose de que se mantienen dentro de los umbrales de rendimiento aceptables.
Mantenimiento basado en las condiciones: Implantar estrategias de mantenimiento basadas en la condición y en la supervisión en tiempo real del rendimiento de los elementos.
Actualización de los datos de conformidad
Controles periódicos: Actualizar periódicamente los datos de conformidad de los artículos del catálogo, garantizando que cumplen las normas vigentes de seguridad, calidad y reglamentación.
Alertas integradas: Utilice las alertas para notificar cuándo hay que volver a certificar o actualizar la documentación de conformidad.
Ciclo de información para la mejora continua
Mecanismo de retroalimentación de los usuarios: Implantar un sistema para recibir comentarios de los usuarios sobre el rendimiento de los artículos, que sirva de base para las actualizaciones y ajustes del catálogo.
Mejoras iterativas: Revise periódicamente los comentarios y los datos de rendimiento para ajustar el catálogo, mejorando su precisión y utilidad.
Por ejemplo:
Una empresa desactivó una antigua serie de correas trapezoidales en su catálogo después de que el fabricante cesara la producción. Esto ayudó a evitar la compra de piezas obsoletas y evitó tiempos de inactividad por mantenimiento causados por artículos incompatibles.
Principales retos de la catalogación MRO
- Entre los problemas se encuentran la falta de estandarización de los datos, los silos de datos y la resistencia a los nuevos procesos de catalogación.
- Exactitud y coherencia de los datos
- Descripciones incoherentes de los artículos: La variabilidad en las descripciones de los artículos, los números de pieza y las especificaciones de los distintos proveedores puede generar confusión y errores en las compras.
- Entradas duplicadas: Dificultad para identificar y consolidar las entradas duplicadas, lo que puede dar lugar a un exceso de existencias y a errores de aprovisionamiento.
- Integración entre sistemas
- Silos de datos: Dificultad para integrar los datos del catálogo MRO en varios sistemas (por ejemplo, ERP, sistemas de gestión de inventario, sistemas de mantenimiento), lo que da lugar a vistas de datos incoherentes.
- Falta de sincronización en tiempo real: Los retrasos en la actualización de los niveles de inventario y la información del catálogo pueden dar lugar a roturas de existencias o exceso de inventario.
- Gestión de proveedores
- Información sobre proveedores diversos: Manejar diferentes formatos de datos de productos de múltiples proveedores puede ser complejo, especialmente cuando se trata de descripciones de artículos no estándar.
- Problemas de comunicación con los proveedores: Comunicación inadecuada con los proveedores en relación con actualizaciones, cambios o discrepancias en los datos del catálogo.
- Gestión del mantenimiento y las sustituciones
- Complejidad de la gestión del ciclo de vida: Dificultad para seguir el ciclo de vida de los artículos, incluido el desgaste, los programas de mantenimiento y las sustituciones.
- Planificación proactiva del mantenimiento: Planificación inadecuada del mantenimiento preventivo y las sustituciones, lo que provoca tiempos de inactividad imprevistos y costes de mantenimiento.
- Control de costes y presupuestos
- Optimización de los costes de aprovisionamiento: Dificultad para equilibrar el coste de almacenar artículos con el riesgo de que se agoten las existencias, lo que puede provocar gastos imprevistos.
- Gestión de los precios de los proveedores: Variabilidad de los precios de los proveedores y falta de una estrategia clara para negociar los precios de los distintos artículos del catálogo.
- Formación y adopción por parte de los usuarios
- Resistencia del usuario: Dificultades para conseguir que todas las partes interesadas utilicen el catálogo de forma eficaz debido a la falta de formación, comprensión o motivación.
- Necesidades de formación continua: La necesidad de formación continua para mantener a los usuarios al día de los cambios en el catálogo, las nuevas funciones y las mejores prácticas.
- Control de calidad de los datos
- Datos incompletos o inexactos: Problemas con datos que faltan, registros obsoletos o especificaciones incorrectas que conducen a errores de contratación.
- Procesos de validación: Establecer procesos de validación rigurosos para garantizar la calidad y coherencia de los datos en todo el catálogo.
- Mantenimiento de datos históricos
- Seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo: Dificultad para mantener un historial preciso de los cambios en el catálogo, lo que es crucial para las auditorías y el cumplimiento de la normativa.
- Documentación de las etapas del ciclo de vida: Falta de registro sistemático de las etapas del ciclo de vida de los artículos, lo que dificulta la gestión de las sustituciones y el seguimiento del rendimiento de los artículos.
Ejemplo:
Una empresa tenía problemas porque cada departamento utilizaba diferentes convenciones para nombrar las piezas. Esto provocaba confusión y errores en la selección de piezas, lo que retrasaba las operaciones de mantenimiento. Lo superaron implantando un sistema de catalogación estándar.
Buenas prácticas
Las mejores prácticas para la catalogación MRO incluyen:
Comience por los artículos de mayor valor: Céntrese primero en los equipos y piezas clave.
Proyectos piloto: Pruebe las estrategias de catalogación a menor escala antes de aplicarlas plenamente.
Escalado incremental: Amplíe gradualmente la cobertura del catálogo para no saturar los sistemas.
Integración con sistemas ERP: Integre perfectamente el catálogo MRO con los sistemas ERP para sincronizar los datos en tiempo real.
Control de calidad de los datos: Limpie periódicamente los datos para eliminar duplicados e información obsoleta.
Feedback y mejora continua: Revise periódicamente las actualizaciones del catálogo en función de las aportaciones de los usuarios, los datos de rendimiento y los requisitos de conformidad.
Ejemplo:
Una empresa empezó catalogando artículos de gran uso, como filtros y rodamientos, antes de ampliar el catálogo a artículos menos críticos. Este enfoque ayudó a perfeccionar el proceso antes de ampliarlo a todo el inventario de MRO.
Puede concertar una cita utilizando el siguiente formulario y le guiaremos a través de nuestros productos y sus funciones. Además, puede recibir un POC gratuito utilizando sus propios datos de muestra.
Herramientas de visualización de datos
Las herramientas de visualización de datos, como los cuadros de mando, permiten conocer en tiempo real el estado de los datos de MRO, los patrones de uso y los niveles de inventario.
Herramientas del cuadro de mandos
Cuadro de mandos de análisis en tiempo real: Proporciona una visión general en tiempo real de las métricas clave del catálogo, como los niveles de existencias, los patrones de uso y los estados de cumplimiento.
Widgets personalizables: Permite a los usuarios personalizar widgets para el seguimiento de datos específicos, como calendarios de mantenimiento, sustituciones de piezas y plazos de cumplimiento.
Mapas de calor
Mapas térmicos de existencias: Visualice los datos de inventario con mapas térmicos codificados por colores para mostrar los niveles de existencias por ubicación de los artículos, lo que ayuda a identificar rápidamente los artículos con exceso o falta de existencias.
Mapas de uso: Resalte la frecuencia de uso de cada artículo, lo que permite una programación proactiva del mantenimiento y la gestión del inventario.
Líneas de tendencia y gráficos
Gráficos de tendencias de uso: Trace datos históricos para mostrar las tendencias de uso a lo largo del tiempo, lo que ayuda a prever la demanda y ajustar los niveles de existencias en consecuencia.
Tendencias de cumplimiento: Grafique los datos de cumplimiento para supervisar los cambios en la normativa y garantizar que los artículos siguen cumpliendo las normas durante su ciclo de vida.
Gráficos circulares y de barras
Desglose por categorías de artículos: Utilice gráficos circulares para mostrar la distribución de las distintas categorías (por ejemplo, palas, motores, juntas) dentro del catálogo.
Contribución de los proveedores: Los gráficos de barras pueden representar la cuota de productos de cada proveedor en el catálogo, lo que ayuda a comparar y seleccionar proveedores.
Gráficos de líneas
Gestión del ciclo de vida: Traza líneas para mostrar las etapas del ciclo de vida de los artículos (por ejemplo, frecuencia de mantenimiento, plazos de sustitución), lo que facilita la planificación de un mantenimiento proactivo.
Coste a lo largo del tiempo: Realice un seguimiento de los costes de mantenimiento y sustitución a lo largo del tiempo para analizar las repercusiones presupuestarias y optimizar las estrategias de adquisición.
Gráficos de burbujas
Análisis de rendimiento y costes: Utilice gráficos de burbujas para comparar piezas en función de dos variables (por ejemplo, rendimiento y coste), indicando el tamaño de la burbuja la importancia o significación.
Evaluación de riesgos: Visualice el riesgo asociado al incumplimiento o al fallo de una pieza utilizando el tamaño de burbuja para reflejar el impacto en las operaciones.
Alertas visuales
Indicadores de umbral de alerta: Establezca alertas visuales para los niveles de existencias, los programas de mantenimiento y los plazos de cumplimiento, utilizando colores para indicar cuándo es necesario actuar.
Notificaciones visuales de datos: Utilice herramientas de visualización de datos para enviar notificaciones a los usuarios en función de umbrales predefinidos (por ejemplo, existencias bajas, mantenimiento atrasado).
Informes y análisis
Informes automatizados: Genere informes automatizados que utilicen herramientas de visualización de datos para resumir las métricas clave, como las tendencias de las existencias, los programas de mantenimiento y el estado de cumplimiento.
Herramientas analíticas avanzadas: Integre herramientas analíticas avanzadas para predecir las necesidades de mantenimiento y optimizar el inventario basándose en datos históricos y patrones de uso.
Ejemplo:
Un cuadro de mandos que rastrea los niveles de inventario y el uso de piezas ayudó a una planta de fabricación a detectar tendencias y evitar roturas de existencias, garantizando el aprovisionamiento y el mantenimiento a tiempo.
Optimización de costes
Una catalogación MRO eficaz puede suponer un importante ahorro de costes al reducir las compras duplicadas, agilizar los procesos de adquisición y evitar el exceso de existencias.
Previsión de la demanda
Datos históricos de uso: Analizar los datos históricos para prever la demanda de artículos, lo que ayuda a ajustar los niveles de existencias y evitar el exceso de existencias.
Tendencias estacionales: Haga un seguimiento de las variaciones estacionales de la demanda para ajustar las estrategias de aprovisionamiento en consecuencia, evitando el exceso de existencias durante los periodos de baja demanda.
Colaboración con proveedores
Descuentos por volumen: Colaborar con los proveedores para negociar mejores precios basados en acuerdos de volumen para los artículos de MRO.
Existencias en consignación: Utilice acuerdos de consignación con los proveedores para reducir los costes iniciales pagando los artículos sólo cuando se utilicen.
Cumplimiento y control de los costes normativos
Supervisar el cumplimiento de los requisitos: Revise periódicamente los datos de conformidad para garantizar que los artículos cumplen las normas reglamentarias, evitando costosas multas y sanciones.
Gestión de riesgos: Identifique con antelación los artículos no conformes utilizando los datos del catálogo, lo que permite sustituirlos a tiempo o actualizarlos a versiones conformes.
Análisis coste-beneficio
Análisis de rendimiento frente a costes: Utilice los datos del catálogo para realizar un análisis coste-beneficio, comparando distintos artículos o proveedores en función de sus prestaciones y costes.
Coste total de propiedad: Tenga en cuenta el coste total de propiedad de cada artículo, incluido el precio de compra, el mantenimiento y los costes de cumplimiento para tomar decisiones de compra con conocimiento de causa.
Integración con sistemas ERP
Vinculación del catálogo a los datos financieros: Integrar el catálogo MRO con los sistemas financieros para realizar un seguimiento de los gastos, lo que permite un mejor control y análisis de los costes.
Seguimiento de costes en tiempo real: Utilice las integraciones ERP para supervisar los costes de aprovisionamiento en tiempo real, ajustando las estrategias de compra según sea necesario.
Ejemplo:
Al eliminar la necesidad de pedidos urgentes y reducir el exceso de inventario, una empresa ahorró 30% en gastos anuales de MRO tras implantar un sistema de catalogación optimizado.
Conclusión
Verdantis es un socio de confianza para la catalogación MRO y la gestión de categorías, que ofrece soluciones basadas en IA que optimizan la gestión de materiales, proveedores y servicios. Con herramientas como Harmonize e Integrity, las organizaciones pueden garantizar la precisión de los datos, eliminar ineficiencias y mantener el cumplimiento de las normas del sector.
Al apoyar las transformaciones de ERP, la optimización del inventario y la gobernanza continua de los datos, Verdantis permite a las empresas agilizar las operaciones, reducir los costes y tomar decisiones informadas a través de una sólida gestión de datos maestros, impulsando en última instancia la eficiencia en los procesos de catalogación y gestión de categorías.
