Las operaciones intensivas en recursos de la industria manufacturera, la exploración de petróleo y gas, la minería y la extracción dependen en gran medida de los procesos de MRR para garantizar unas operaciones de mantenimiento sin interrupciones.
El objetivo principal de estos procesos es garantizar que el tiempo de inactividad de la producción se reduzca al mínimo y que los procesos de mantenimiento de la maquinaria crítica se desarrollen sin problemas: la disponibilidad de las piezas de repuesto adecuadas para el equipo correcto, la cartografía de su estado de obsolescencia y el acceso a puntos de datos críticos para flujos de trabajo ininterrumpidos son clave para construir la excelencia en estas operaciones.
A la inversa, el exceso de existencias debido a la mala calidad de los datos, la falta de sincronización de la información y la falta de contexto sobre la naturaleza de la pieza de recambio también puede dar lugar a unos costes de mantenimiento excesivamente elevados, lo que infla directamente los gastos generales y reduce la rentabilidad.
Por este motivo, es fundamental que los equipos de aprovisionamiento, los gestores de categorías, los especialistas en datos maestros y los profesionales de la gestión de activos colaboren con el departamento de TI y creen procesos rentables y gestionados de forma centralizada para la gestión del inventario de MRO según los estándares del sector y que impulsen la rentabilidad.
Inventario MRO
Para elaborar un proceso de inventario MRO y diseñar una estrategia que equilibre unos costes de aprovisionamiento más bajos y un tiempo de inactividad mínimo, es importante comprender los distintos tipos de inventarios MRO; cómo se clasifican y en qué difiere su gestión.
Aunque los fundamentos son sencillos, la ejecución de un proceso de inventario MRO puede volverse compleja muy rápidamente.
Por este motivo, es importante conocer las distintas tecnologías, programas informáticos, módulos y disciplinas que se utilizan en las empresas de fabricación y producción intensiva, así como el papel que desempeñan para alcanzar la excelencia en la gestión de inventarios MRO.
En este artículo trataremos
1. Modelos de datos maestros relevantes en ERP para procesos MRO
2. Bifurcación de las piezas de recambio MRO en función de sus características
3. Registros digitales de listas de materiales en el ERP para activos fijos
4. Procesos de gestión de órdenes de trabajo y su implicación en los inventarios de MRR
5. Gestión de existencias
6. Cómo los sistemas autónomos de gestión de inventarios, como MRO 360, pueden impulsar resultados tangibles a través de estrategias de optimización de inventarios MRO.
La razón para describir el funcionamiento interno de estos sistemas es crear una sólida comprensión del funcionamiento de los sistemas de software de optimización de inventarios MRO, y qué tipo de requisitos previos son necesarios antes de su despliegue.
Estadísticas relevantes para el inventario de MRO..
Un estudio reciente de GEP en el mundo estimaciones que, por término medio, entre 501 y 601 toneladas de existencias de MRR en una planta de fabricación o producción son excesivas, obsoletas o de lento movimiento, lo que incrementa directamente los gastos generales.
Un poco anticuado, pero muy pertinente estudio de Mckinsey también sugiere que el exceso de existencias de piezas de baja rotación y de piezas obsoletas es un problema inicial que constituye una oportunidad sin explotar.
La gente de en MasteringSAP también han descubierto que los tiempos de inactividad de la producción pueden reducirse hasta en 50% con un proceso de gestión de inventarios bien pensado y específico para MRO.
Tipos de piezas de recambio MRO
Las piezas de recambio se bifurcan en varios cubos diferentes en función de varios aspectos, como su criticidad, la criticidad del equipo al que se asignan, el estado de obsolescencia, la naturaleza de la pieza de recambio, etc.
Basado en la criticidad
La criticidad de los equipos y las piezas de repuesto son la piedra angular de una solución de gestión de inventarios MRO bien planificada.
El objetivo de un estudio de criticidad bien ejecutado es garantizar que se mantiene un stock de reserva saludable para las piezas de repuesto que son críticas y evitar el exceso de existencias de piezas MRO que no son críticas.
Tras la realización de un estudio de criticidad, una pieza de recambio puede clasificarse en cualquiera de los siguientes grupos;
1. Recambios críticos - Las mejores prácticas dictan que estas piezas deben cumplir un determinado nivel mínimo de inventario + un colchón
2. Piezas semicríticas - Éstos deben cumplir un determinado nivel mínimo de existencias y se puede tolerar un plazo de entrega más largo para los repuestos semicríticos.
3. Piezas no críticas - Los niveles de existencias de seguridad de estas piezas pueden ser bastante bajos, por lo que en muchos casos lo ideal para estas piezas de recambio es un programa de compras de inventario Just in Time.
En función de la naturaleza de la pieza de recambio
Basándose en los patrones de consumo y en el estado de obsolescencia, una pieza de recambio puede clasificarse en categorías que tienen una implicación directa sobre cuáles deben ser sus niveles mínimos de inventario.
Algunas de ellas son:
Recambios de movimiento lento
Los repuestos de movimiento lento suelen tener un ciclo de rotación mucho más lento, su necesidad se basa en la ocurrencia de un evento extremadamente raro y, sólo si los repuestos son también críticos, es necesario mantener un buffer saludable para estos repuestos.
Uno de los objetivos de la optimización de los inventarios de MRO es evitar el exceso de existencias de estos repuestos de lenta rotación, que disparan innecesariamente los costes de mantenimiento.
Como ya se ha mencionado, los repuestos de baja rotación y los obsoletos (que se detallan a continuación) pueden representar entre 101 y 301 toneladas de las existencias totales, lo que aumenta considerablemente los costes de mantenimiento.
Recambios de rápida rotación
Se trata de repuestos que tienen una alta rotación de inventario y vuelan de las estanterías incluso con las actividades de mantenimiento rutinarias.
Es importante determinar los patrones de consumo basados en tendencias históricas para estos repuestos y establecer umbrales de inventario después de tener en cuenta la criticidad de los repuestos.
Esto garantizará que los repuestos de rutina estén disponibles en todo momento y que las actividades de mantenimiento no se vean afectadas.
Piezas de recambio obsoletas
Varias piezas de recambio se quedan obsoletas debido a un aprovisionamiento desajustado o entre su adquisición y su consumo.
Las organizaciones suelen tener dificultades para determinar si una determinada pieza de recambio sigue "activa" o si se ha dejado de fabricar o está inactiva.
Es importante eliminar estas piezas de recambio de los datos maestros o cruzarlas con una pieza de recambio alternativa que esté "activa".
Las piezas obsoletas pueden repercutir gravemente en los costes de cualquier operación, ya que retenerlas genera importantes sobrecostes y depender de una pieza obsoleta para el mantenimiento de un equipo crítico puede provocar tiempos de inactividad prolongados.
En el primer vídeo se explica cómo una solución de software basada en IA puede identificar y marcar las piezas de repuesto obsoletas en el maestro de piezas de repuesto. El segundo vídeo detalla cómo la información sobre piezas de repuesto puede enriquecerse a granel y actualizarse en el maestro ERP o en cualquier otro sistema fuente.
SpareSeek AI
AutoEnrich AI
Stock muerto
Los recambios que no se han utilizado en los últimos 12-24 meses se suelen etiquetar como "stock muerto".
En función de su criticidad y de la evaluación de las necesidades, los niveles de inventario de repuestos muertos pueden reducirse drásticamente o eliminarse por completo.
Listas de materiales digitales
Una lista de materiales, en el contexto del MRR, es simplemente una lista de todas las piezas de repuesto y consumibles, junto con sus cantidades, que se necesitan para el mantenimiento de cualquier pieza de maquinaria.
Un sistema sólido de gestión de inventarios MRO depende en gran medida de las listas de materiales digitales para sincronizar los datos de piezas de repuesto del maestro de materiales y los datos de equipos en el maestro de activos.
El éxito de este ejercicio depende en gran medida de una gestión eficaz de las listas de materiales. Históricamente, la generación de registros digitales de listas de materiales ha requerido bastante mano de obra.
Gracias a la extracción de datos de documentos impulsada por la IA, los modelos agénticos son ahora conscientes del contexto y pueden extraer listas de materiales estructuradas para cada pieza del equipo en un formato muy estructurado.
En el siguiente vídeo se explica cómo extraer datos de piezas de recambio de cualquier activo fijo a partir de documentos técnicos no estructurados y crear una lista de materiales digital en cuestión de segundos.
Las listas de materiales digitales para equipos fijos son fundamentales para garantizar unas operaciones de mantenimiento fluidas y son la base para desplegar una estrategia de inventario de repuestos MRO bien pensada. en detalle aquí.
En el siguiente vídeo se explica cómo Auto Doc AInuestra solución para extraer una lista de materiales estructurada a partir de un documento físico no estructurado.
Dominios de datos relevantes para MRO
Hay algunos dominios de datos que son particularmente relevantes para Mantenimiento, Reparaciones y Operaciones - estos dominios de datos pueden estar definidos de forma distinta en diferentes sistemas ERP, pero almacenan prácticamente la misma información;
Maestro de piezas de recambio
Se trata de los datos relativos a todas las piezas de recambio que se utilizan en las distintas instalaciones de una organización determinada.
En SAP, esto se almacena en lo que normalmente se denomina como modelo de datos maestros de materiales y en Oracle, estos datos se almacenan en lo que se denomina un modelo de datos maestros de artículos.
Un maestro de piezas de recambio captura varios puntos de datos, como;
- ID de pieza/ID de material/ID de artículo
- Descripción breve
- Descripción larga
- Categoría de piezas de recambio
- Fichas técnicas de cada una de las categorías
- Especificaciones y atributos específicos de cada categoría
- Nombre del fabricante
- Número de pieza del fabricante
La gestión de datos de piezas de recambio es uno de los aspectos más complicados de resolver en una empresa. estrategia global de gestión de datos MROsimplemente porque la cantidad de piezas de repuesto en uso en cualquier org es enorme y propensa a varias incoherencias, duplicaciones y errores.
Cuando las empresas hablan de "limpieza de datos MRO", generalmente se refieren a normalización de los datos de piezas de recambio MRO que puede implicar varios aspectos, como el enriquecimiento de datos, la deduplicación, la normalización, etc.
Datos sobre equipos o activos
Un maestro de equipos no es más que los datos brutos relativos a todos los activos fijos o equipos que están en uso en una empresa determinada, en todas las plantas e instalaciones.
Un conjunto de datos maestros de equipos típico incluirá;
1. ID/Número de activo
2. Clase/Categoría de activos
3. Descripción/Nombre
4. Estado de los activos
5. Número de serie del fabricante
6. Código de la lista de materiales
En nuestra experiencia en Verdantis, hemos observado que sólo las grandes empresas con su pilar en la fabricación y con $5 mil millones+ en ingresos anuales, son las que necesitan soluciones de gestión para sus datos maestros de activos.
Sin embargo, para una gestión sin fisuras de las piezas de recambio con el equipo adecuado, es bastante crítico sincronizar los datos de las piezas de recambio con los datos maestros de los activos; en la sección anterior hemos hablado del papel que desempeñan las listas de materiales digitales en este sentido.
A continuación trataremos este tema con más detalle.
Datos del proveedor
Este dominio de datos está vagamente relacionado con las operaciones de mantenimiento y sólo es relevante si una organización está realmente aprovechar un enfoque de datos maestros multidominio.
De este modo, la sincronización de los registros de piezas de repuesto y equipos, como se ha comentado anteriormente, puede realizarse con el maestro de proveedores para determinar las mejores oportunidades de adquisición y ahorro de costes.
Esta página cubre todos los aspectos específicos de la gestión de datos de proveedores y cómo las organizaciones pueden implantarla.
Datos de localización
Las organizaciones con varias instalaciones de fabricación, centros de distribución, almacenes, salas de exposición y ubicaciones físicas relacionadas suelen mantener también datos maestros de ubicación.
Los administradores de datos, o solicitantes de material, normalmente extienden la misma pieza de equipo MRO a una ubicación de planta diferente si una pieza de equipo idéntica ya está en uso en otra instalación.
En lo que respecta a la gestión de datos de MRR, los datos de localización y su gestión se limitan a este pequeño detalle
Sincronización de datos de piezas de recambio y equipos
La lista de materiales digital, una vez creada para todos los activos fijos contenidos en el maestro de activos fijos, puede utilizarse como punto de partida para sincronizar los activos fijos con las piezas de recambio dependientes.
En el maestro de piezas de recambio, esto se indica mapeado en un campo llamado "equipos vinculados“
Este campo captura todos los equipos fijos dependientes para una pieza de recambio - los equipos múltiples se separan por comas.
Módulos de gestión de inventario
A diferencia de la creencia popular, los niveles reales de inventario, su valor y su estado no se rastrean los datos maestros de materiales/artículos.
En casi todos los sistemas ERP y EAM habituales, los detalles reales del inventario, como las cantidades en stock, el estado de inspección, los pedidos vinculados a ellos, las ubicaciones y los datos relacionados con el valor.
Los datos del módulo de gestión de inventario también se introducen en un software de gestión de piezas de repuesto para determinar los niveles de inventario de cualquier pieza de maquinaria.
Tenemos Gestión de inventarios MRO cubierta en SAP específicamente en este artículo.
¿Qué hace un software de gestión de inventarios MRO?
Ahora que hemos cubierto los aspectos básicos, y que entendemos el objetivo de una estrategia de inventario MRO, podemos entender lo que hace un sistema de gestión de inventario MRO basado en software y su papel puede acentuarse para construir la excelencia en los procesos de MRO.
Determinar los niveles de inventario mínimo y máximo
En la gestión de inventarios, Mín/Máx se refiere a las cantidades mínimas y máximas de un artículo determinado que deben estar en stock.
Un sistema de gestión de inventarios determina y sugiere el nivel mínimo/máximo en función de su criticidad y patrones de consumo, y garantiza el control activo de estos umbrales.
Previsión de la demanda
Basándose en los patrones de consumo heredados, la estacionalidad y el uso de los equipos, un sistema de gestión de inventarios MRO puede determinar la demanda de una determinada pieza de repuesto en un futuro próximo.
En Verdantis, MRO360, nuestra solución de optimización del inventario de piezas de repuesto aprovecha la inteligencia artificial para construir modelos de previsión de la demanda, en base a los cuales la autoridad competente recibirá notificaciones en caso de que los niveles de existencias estén por debajo o muy por encima de las cantidades previstas.
Seguimiento en tiempo real Notificaciones de falta de existencias
Una de las características más potentes de un sistema de gestión de inventarios es su capacidad para seguir en tiempo real el movimiento de los productos y su consumo.
Para las piezas de repuesto críticas y de rápida rotación, un software de gestión de MRO tiene la capacidad de compartir notificaciones en tiempo real relacionadas con las roturas de stock.
Bandera de piezas de recambio obsoletas
Esto no es algo que se considere un "patrón oro" en lo que respecta a los sistemas de gestión de inventarios MRO, pero sin duda es algo que puede equipar a los profesionales de compras con los datos adecuados para planificar mucho mejor los calendarios de inventario y evitar contratiempos debidos a piezas de repuesto obsoletas.
Auto-Fetch Recambios alternativos y sus proveedores
Las soluciones avanzadas de inventario MRO, como MRO 360, también disponen de capacidades basadas en IA para buscar piezas de repuesto y proveedores alternativos para garantizar unas operaciones de mantenimiento sin interrupciones a pesar de la obsolescencia de las piezas de repuesto.
Automatización de las compras
Las soluciones de software avanzadas, especialmente las dotadas de IA Agentic, también pueden escanear de forma autónoma los niveles umbrales de inventario y enviar solicitudes de compra o marcarlas cuando se hayan alcanzado determinados niveles mínimos/máximos de inventario.
Integraciones con órdenes de trabajo
Como ya se ha dicho, una lista de materiales digital es el punto de partida para determinar la relación entre las piezas de recambio y el inmovilizado. Esto funciona para los activos fijos en los que no se han realizado trabajos de mantenimiento importantes.
En los casos en los que se han realizado importantes trabajos de mantenimiento relacionados con un equipo específico, el software también puede integrarse con las órdenes de trabajo e identificar los conjuntos revisados de piezas de repuesto o consumibles que ahora se necesitan para mantener el equipo.
También por eso, una proceso de gestión de las órdenes de trabajo a veces es un requisito previo antes de crear flujos de trabajo de gestión de inventarios MRO
A continuación se muestra un breve fragmento de MRO360, la solución de software de Verdantis para optimizar los inventarios de piezas de repuesto.
Verdantis se asocia con pioneros de la industria a través de una amplia gama de industrias para construir la excelencia en las operaciones de MRO con soluciones de IA Agentic entrenados por la industria y el software de propósito construido que es flexible para diversos casos de uso.
Conclusión
Optimizar su inventario de MRO no consiste sólo en reducir costes, sino en crear un sistema que facilite las operaciones, minimice los tiempos de inactividad y mantenga a su equipo preparado para cualquier cosa.
Siguiendo estas buenas prácticas -como evaluar sus existencias actuales, simplificar y estandarizar las piezas, depurar los datos e invertir en las herramientas adecuadas- puede preparar a su organización para el éxito a largo plazo.
La clave es pensar en la optimización del inventario MRO como un viaje continuo. Las comprobaciones periódicas, las previsiones inteligentes y la colaboración con los proveedores le ayudarán a anticiparse a los retos y a adaptarse a los cambios. Con un poco de esfuerzo y las estrategias adecuadas, no sólo racionalizará.
Igualmente importante es la limpieza de datos MRO, que garantiza que sus datos de inventario sigan siendo precisos y fiables. Al eliminar duplicados, información obsoleta e imprecisiones, se asegura de que sus decisiones de inventario se basan en datos fiables.
Con un poco de esfuerzo y las estrategias adecuadas, no sólo agilizará las operaciones, sino que mejorará la eficacia de sus procesos de MRR. Soluciones de limpieza de datos MRO.
La optimización de la gestión del inventario MRO requiere un enfoque equilibrado que tenga en cuenta el coste, la disponibilidad y los requisitos operativos. Mediante la aplicación de estas mejores prácticas, las organizaciones pueden reducir significativamente la inversión en inventario al tiempo que mejoran la eficiencia del mantenimiento y reducen el tiempo de inactividad.
Recuerde que la optimización del MRR no es un proyecto puntual, sino un proceso continuo de perfeccionamiento y mejora. Empiece por las áreas de mayor impacto, mida su progreso y siga construyendo sobre sus éxitos.
La recompensa -reducción de costes, mejora de la eficiencia y aumento de la fiabilidad- hace que el esfuerzo merezca la pena.
