Comprender los datos maestros de proveedores
Las grandes empresas con múltiples plantas de producción, diversas líneas de productos y complejos sistemas de fabricación trabajan a menudo con varios proveedores externos en todo el mundo para toda una plétora de requisitos.
Debido a la naturaleza inherente de sus relaciones de trabajo, estas relaciones pueden llegar a ser complejas, con un proveedor entregando sus productos o servicios a múltiples plantas o centros de costes en todo el mundo.
No es raro que las empresas mantengan relaciones de trabajo con más de 50.000 proveedores y, como cabe imaginar, gestionarlas de forma centralizada puede ser toda una tarea.
Esta es la razón por la que los datos maestros de proveedores se han convertido en una disciplina diferenciada, y la mayoría de las empresas y muchas empresas medianas confían ahora en una "base de datos maestra de proveedores" centralizada para gestionar las relaciones con los proveedores y los puntos de datos clave.
Una base de datos de proveedores suele contener los siguientes puntos de datos (también denominado "modelo de datos de proveedores"), pero también suele diferir significativamente en función de la empresa y del sistema ERP que utilice.
Un modelo estándar de datos de proveedores
Identificación del proveedor: Un identificador único para cada proveedor, que permite una fácil referencia y distinción entre proveedores en el sistema.
Nombre del proveedor: El nombre oficial del proveedor, que garantiza una identificación y comunicación precisas.
Dirección: La(s) ubicación(es) física(s) del proveedor, que puede(n) incluir la sede central, las instalaciones de fabricación y las oficinas regionales.
Número de teléfono y correo electrónico: Canales de comunicación que garantizan un contacto fluido con el proveedor para pedidos, consultas y problemas.
Tipo de proveedor: La clasificación del proveedor, como fabricante, distribuidor o proveedor de servicios, que ayuda a clasificar a los proveedores en función de su papel en la cadena de suministro.
Condiciones de pago: Las condiciones acordadas para los pagos (por ejemplo, 30 neto, 60 neto), que ayudan a gestionar la tesorería y las relaciones financieras.
Certificaciones y conformidad: Información sobre certificaciones (por ejemplo, ISO) o estados de conformidad específicos del sector (por ejemplo, normas medioambientales o de seguridad) que garanticen que el proveedor cumple las normas reglamentarias y de calidad.
Planes de continuidad de las actividades: Información sobre la preparación del proveedor para hacer frente a interrupciones, emergencias o catástrofes naturales, garantizando que las operaciones continúen sin mayores contratiempos.
Plazos de entrega: El plazo habitual de entrega de productos o servicios por parte del proveedor, esencial para planificar y gestionar los programas de producción o los pedidos de los clientes.
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Ventajas de un maestro de proveedores fiable
Aunque hemos cubierto las ventajas de una base de datos maestra bien gestionada por separadoSin embargo, existen algunas ventajas específicas de las bases de datos maestras de proveedores.
Un disco de oro de la "verdad
Las grandes empresas con una base de datos de proveedores mal mantenida suelen tener dificultades para comprender las relaciones laborales y el rendimiento de un proveedor determinado.
Esto puede llevar fácilmente a una mala gestión de la relación. Los desajustes en las expectativas y la incertidumbre sobre el volumen requerido pueden llevar fácilmente a juicios turbios.
En muchos casos, a medida que aumentan los requisitos, también se dispone de mejores alternativas de proveedores, siempre que se mantenga el entendimiento de la relación.
Esta es, con diferencia, la ventaja más cacareada de la gestión de datos maestros de proveedores.
Tomemos el ejemplo de la empresa A, que adquiere rodamientos de bolas para su planta de Michigan a un proveedor de componentes mecánicos de renombre mundial: el proveedor X.
Debido a las complejas estructuras organizativas, la empresa X también explota otra entidad (empresa Y) especializada en la fabricación y venta de elementos de fijación industriales.
En una operación totalmente independiente, la empresa A también contrató a la empresa Y para adquirir elementos de fijación para su planta de fabricación de Detroit.
Ambas transacciones fueron igualmente de alto valor, sin embargo, en ninguno de los casos, la empresa pudo aprovechar el alto valor transaccional para negociar un mejor precio con el proveedor.
Cuando se extienden a toda la organización, muchos de estos casos salen a la superficie, lo que libera valor en todos los ámbitos.
Un maestro de proveedores gestionado de forma centralizada simplemente permite facilitar los flujos de trabajo de aprovisionamiento. El "Golden Record" que hemos mencionado antes mantiene la información fiscal, las direcciones, la moneda y la relación padre-hijo entre el proveedor y su padre.
Esta vista de pájaro desbloquea un valor hasta ahora desconocido desde el punto de vista de las transacciones y las adquisiciones.
Un maestro de proveedores totalmente actualizado garantizará que los equipos de compras, finanzas y planificación tengan un conocimiento sólido y una visión fiable de los centros de costes, pudiendo así gestionar mejor el gasto, explorar alternativas o interrumpir algunos procesos por completo.
Por ejemplo, junto con unos datos maestros de MRO o materiales bien mantenidos, una empresa puede asignar el gasto por desgaste a un tipo específico de maquinaria obsoleta que requiere un mantenimiento repetitivo y compras de repuestos al proveedor.
Con el tiempo, un análisis preciso del gasto revelará este elevado coste, lo que impulsará a los equipos de compras y finanzas a sustituir la maquinaria por completo.
Cumplimiento fiscal y jurídico: Los proveedores suelen exigir formularios fiscales actualizados (por ejemplo, el W-9 para los proveedores con sede en EE.UU.) y certificaciones (por ejemplo, la condición de exento de impuestos). Garantizar el cumplimiento de normativas como la lucha contra el blanqueo de dinero (AML) o las listas de sanciones es esencial, especialmente para los proveedores internacionales.
Normativa sobre protección de datos: Con la creciente normativa sobre privacidad de datos (por ejemplo, GDPR, CCPA), la gestión de la información sensible de los proveedores, como los datos de contacto y los datos financieros, requiere protocolos estrictos para evitar infracciones
Retos para mantener un maestro de proveedores fiable
Como hemos detallado, las ventajas de mantener un maestro de proveedores son abundantes, pero las empresas se enfrentan inevitablemente a retos operativos al intentar garantizar que se mantiene un maestro de proveedores fiable y se aprovechan todas las ventajas que ofrece.
Información inexacta
Por razones similares, los "proveedores solicitantes" o los "administradores de datos" pueden simplemente no añadir información crítica, o cometer errores al actualizar la información en el sistema ERP.
Esto puede significar una "dirección" con un formato incorrecto o la ausencia total de la dirección de correo electrónico, lo que dificulta confiar en el registro del proveedor y no poder ver la imagen completa desde "Una única fuente de la verdad".
Duplicación de datos de proveedores
En las organizaciones complejas, los procesos poco rigurosos dan lugar a la creación de registros duplicados en el sistema, lo que suele ser consecuencia de "errores humanos" que, admitámoslo, son inevitables.
Esto es especialmente cierto en momentos críticos, en los que, debido a la incapacidad de encontrar al proveedor adecuado, el "solicitante" simplemente crea un nuevo registro para el "Proveedor" y el sistema simplemente permite que afloren estas duplicaciones.
Controles de acceso
La ausencia de controles de acceso al sistema maestro de proveedores también es otro reto. La solución para la mayoría de estos problemas suele consistir en implantar un sólido sistema de gobernanza de datos de proveedores que evite la duplicación o la inexactitud de la información en su origen.
Aunque existe una gama de soluciones tecnológicas para la gestión de datos maestros, ésta suele implicar que los flujos de trabajo de aprobación específicos serán los siguientes se activa antes de crear un nuevo proveedor en el maestro de proveedores.
Esto impide que una sola autoridad la creación inescrupulosa de registros de Proveedores y allana el camino hacia el mantenimiento de un Maestro de Proveedores sólido.
Normalización de los datos de los proveedores
Este punto es válido no sólo para el maestro de proveedores, sino para todo tipo de disciplinas de datos maestros. Normalmente, los puntos de contacto de la empresa reciben datos de proveedores no estructurados en forma de "Descripción abreviada" o "Descripción larga", y la información que contienen suele ser el valor introducido en varios campos al crear el registro del proveedor.
Este proceso, basado en gran medida en procesos humanos, tiende a equivocarse y algunos datos irrelevantes pueden asignarse a campos erróneos.
Además, en ausencia de una norma de gobernanza sólida, los datos pueden enturbiarse y hacer que el Vendor Master resulte ineficaz.
Actividades de gestión de datos maestros de proveedores
En términos generales, para lograr los beneficios mencionados anteriormente y contrarrestar los retos a los que se enfrentan la mayoría de las empresas con respecto a la gestión de datos maestros de proveedores, una organización tiene que resolver estos 5 retos críticos
Duplicación de datos: Debido a la falta de protocolos de comunicación claramente establecidos, la misma solicitud de incorporación de proveedores se habría extendido desde varias plantas, oficinas o departamentos, lo que habría provocado duplicidades.
Inconsistencias en los datos: Información contradictoria en el mismo registro de proveedor, por ejemplo, diferentes direcciones, dirección de correo electrónico, etc.
Información incompleta: La falta de información puede ser crítica o conveniente; en cualquier caso, garantizar la información completa de cualquier registro de proveedor puede ser muy útil para recopilar el contexto completo de la relación.
Estructuración de datos: La información no estructurada actualizada en un maestro no puede analizarse, copiarse ni utilizarse para ningún tipo de automatización si los datos no están estructurados.
Gobernanza de datos de proveedores: Precisamente para evitar que vuelvan a surgir los mismos problemas comentados anteriormente, un sistema de gobernanza de los datos maestros de los proveedores garantizará que los problemas no se repitan y que se mantengan las normas de administración de datos al crear, actualizar o eliminar registros de proveedores de datos. Más adelante hablaremos de ello con más detalle.
Depuración de datos maestros de proveedores
También denominada indistintamente "normalización de datos de proveedores", es un amplio conjunto de actividades que aborda problemas clave en torno a la duplicación, las incoherencias de datos, la falta de exhaustividad y la estructuración;
Por lo general, se trata de una actividad recurrente realizada por las empresas. La frecuencia de la actividad de limpieza es proporcional a la solidez del sistema de gobernanza de datos.
Históricamente, este ejercicio se ha realizado de forma humana y manual, lo que puede resultar bastante caro y, lo que es peor, propenso a imprecisiones.
Sin embargo, con los sistemas basados en IA y la capacidad de los algoritmos para "comprender" los registros de los proveedores, las empresas punteras en la gestión maestra de proveedores han empezado a utilizar la inteligencia artificial combinada con revisiones dirigidas por humanos para abordar la mayoría de estas preocupaciones
Uno de los objetivos de este ejercicio es identificar los duplicados y fusionarlos o suprimir uno de ellos tras revisarlos a fondo con el cliente.
Los duplicados pueden clasificarse como duplicados L1 o L2 y pueden identificarse fácilmente mediante una clave única, como un número TIN del proveedor.
Por ejemplo, un proveedor con un nombre similar y una dirección en la misma localidad es un duplicado potencial o una entidad secundaria que puede requerir una revisión adicional.
Estructurar los datos en campos y formatos fijos es el objetivo secundario de este ejercicio. También en este caso, sistemas de IA especialmente formados han aprendido a extraer datos de campos de texto libre y volver a mapearlos en campos estructurados para poder introducir soluciones basadas en la automatización y el análisis.
Enriquecimiento de datos es otro de los objetivos de este ejercicio de normalización. Durante esta etapa, los registros de proveedores con puntos de datos faltantes pueden enriquecerse a partir de fuentes de datos propias o de terceros. Por ejemplo, los registros de proveedores a los que les falten datos del NIF [Número de Identificación Fiscal] pueden enriquecerse a partir de fuentes de datos como D&B
Gestión de datos maestros de proveedores
La limpieza de datos de proveedores, sin embargo, es más una medida correctiva y corrige los problemas generados históricamente en una base de datos de proveedores.
Para evitar sobrecostes y garantizar la coherencia de los datos a lo largo de cualquier periodo de tiempo, las empresas deben centrarse en "gobernar los datos de los proveedores" en los sistemas de origen en lugar de realizar limpiezas periódicas.
Aunque los sistemas asistidos por tecnología pueden desempeñar un papel importante en este sentido, un paso previo al uso de la tecnología es definir claramente las funciones de administración de datos y los responsables de su aprobación en una organización.
A continuación, los procesos pueden implantarse y aplicarse mediante sistemas informáticos que se integran con todos y cada uno de los sistemas de origen.
Esto suele implicar;
1. Definición de una matriz de aprobación: Establecer los permisos adecuados: quién será la persona responsable de crear, actualizar, aprobar la creación de registros, cuántos aprobadores necesita un proceso, etc.
2.Establecer sistemas de validación: Garantizar que los valores se validan y siguen un formato predefinido, garantizar que las entradas obligatorias también se completan antes de continuar y garantizar que se completa un conjunto específico de pasos antes de crear o actualizar un registro de proveedor.
Estos procesos garantizan la integridad de la base de datos desde su origen, lo que se traduce en un maestro de proveedores bien mantenido a lo largo de todo su funcionamiento.
En la siguiente sección, trataremos algunas estrategias clave que adoptan las empresas a la hora de gestionar su maestro de proveedores.
Estrategias y buenas prácticas para el maestro de proveedores
Mientras que el estrategias necesarias para mantener unos datos maestros sanos ya se han comentado, pero en este artículo se tratan las estrategias que deben aplicarse para mantener los datos maestros de los proveedores. Existen algunas tácticas y procesos probados que garantizan la minimización, si no la eliminación, de los retos mencionados. Emplear una tecnología basada en SaaS o soluciones impulsadas por IA es una decisión inteligente para abordar algunas de estas preocupaciones principales en torno a la gestión maestra de proveedores.
Algunas de estas prácticas pueden parecer meras características, pero contribuyen en gran medida a garantizar un Vendor Master saludable.
Asignación de la entidad matriz de los proveedores
Como hemos mencionado antes, no es raro que las empresas tengan varios proveedores trabajando con la compañía en un momento dado.
A menudo, los diferentes silos de la empresa simplemente no son conscientes de ello y no pueden beneficiarse de los descuentos por volumen que el proveedor habría concedido de otro modo.
La mayoría de los ERP y sistemas maestros de proveedores tienen un campo dedicado para asignar la "entidad matriz" de cualquier proveedor.
Las soluciones Vendor Master Governance de Verdantis obtienen automáticamente los detalles de la entidad matriz de cualquier proveedor y los reasigna a los sistemas de origen para garantizar la armonía de los datos del proveedor.
La solución basada en SaaS se integra con la mayoría de los ERPs empresariales como SAP MDG, Oracle Master Data Management y hace que esta implementación sea bastante sencilla.
Aprovechar la inteligencia artificial
La prevención de duplicados, como ya hemos dicho, es uno de los principales retos.
Tanto la prevención de duplicados como su limpieza son movimientos bienvenidos y el aprovechamiento de los modelos de aprendizaje automático para esto es una gran manera de estandarizar cualquier Vendor master.
He aquí algunos ejemplos
Los modelos basados en IA pueden rastrear automáticamente todos los registros de un maestro de proveedores "en peligro", clasificar los registros y devolver los registros agrupados que tengan más probabilidades de ser duplicados (con una puntuación de precisión indicada).
Un sistema de control de datos de proveedores basado en IA, como Integrity© de Verdantis, puede integrarse con los principales ERP y detectar posibles duplicados antes de que se introduzcan en el sistema.
Estructurar los datos de un campo de "texto libre" a un campo fijo. Por ejemplo, un modelo de IA puede tomar una dirección completa y extraer información de "Ciudad", "Estado" o "Código postal" para mantener correctamente las direcciones de los proveedores.
Desactivación de proveedores
Establecer periódicamente recordatorios para controlar si el proveedor empanelado sigue suministrando activamente a la empresa.
Extender los proveedores a todos los centros de producción
La mayoría de los sistemas ERP incorporan proveedores y mantienen sus registros para centros de producción, plantas, oficinas o instalaciones de fabricación específicos. Un sistema sencillo que extienda la relación con el proveedor a varias plantas es una estrategia ideal para garantizar la integridad de los datos y reducir la carga de trabajo manual.
Enriquecimiento de datos de proveedores no originales
Los datos públicos no disponibles en los sistemas de origen pueden enriquecerse mediante robots automatizados y rastreadores web y volver a asignarlos a la base de datos tras una revisión exhaustiva. Puede ser un método muy útil para recopilar datos y garantizar su exhaustividad.
Soluciones de software para la gestión de datos de proveedores
Todos los aspectos de gestión relativos a una base de datos maestra de proveedores mencionados anteriormente suelen requerir un software o una plataforma sólidos que se integren directamente con varios sistemas ERP empresariales. Aunque los ERP más conocidos tienen soluciones integradas para la gobernanza y la limpieza de datos de proveedores, suelen ser bastante rígidas y difíciles de usar. Una interfaz de usuario anticuada agrava aún más este problema, ya que los administradores de datos y los responsables de las relaciones con los proveedores se quedan perplejos.
Aquí es donde los diferentes tipos de soluciones de software de gestión de datos de proveedores pueden ayudar a resolver los principales problemas de gestión de datos; a continuación enumeramos algunos tipos y sus ejemplos
Plataformas de datos maestros de proveedores [VMDM]
Se trata de soluciones de software diseñadas específicamente para empresas y que resuelven los problemas de datos dentro de su "Maestro de proveedores", que existe como módulo independiente en SAP, Oracle, MS Dynamics e Infor.
El principal problema es que, con el tiempo, los datos de los proveedores se duplican y son propensos a errores e incoherentes, sobre todo si los sistemas de gobernanza de datos son deficientes.
Plataformas de software: Desarrollado por Verdantis; Armonice© y Integridad© resuelven la normalización de datos de proveedores y el enriquecimiento de datos de proveedores, respectivamente; MDM multidominio de Informatica también aborda algunos de estos retos junto con Plataforma Boomi de Dell
Plataformas de gestión de la información de proveedores [SIM]
El software de gestión de la información de proveedores (SIM) centraliza los datos de los proveedores, automatizando la incorporación, la supervisión del cumplimiento y la gestión de documentos.
Agiliza las interacciones con los proveedores, garantizando registros precisos y actualizados al tiempo que mejora el cumplimiento de las normas reglamentarias y organizativas. Entre sus principales características se incluyen portales de autoservicio para proveedores, información en tiempo real e integración perfecta con los sistemas de compras o ERP, lo que permite una colaboración eficaz y transparente con los proveedores.
Plataformas de software para SIM: JAGGAER, Ivalua, VendorPanel
Software de gestión de las relaciones con los proveedores [SRM]
El software de Gestión de Relaciones con Proveedores (SRM) está diseñado para ayudar a las organizaciones a construir, gestionar y optimizar las relaciones con sus proveedores. Se centra en fomentar la colaboración, mejorar el rendimiento de los proveedores e impulsar el valor estratégico a través de un compromiso eficiente con los proveedores.
SAP Ariba: Integra la gestión de proveedores con las compras para ofrecer visibilidad de principio a fin.
Gestión de proveedores de Oracle: Se centra en la cualificación de los proveedores y el seguimiento de su rendimiento.
Gestión de proveedores Coupa: Ofrece información sólida sobre los datos de los proveedores y herramientas de colaboración.
La suite de gestión de datos maestros de proveedores de Verdantis, impulsada por IA, es la solución elegida por las empresas de todo el mundo.
Puede programar una demostración de 30 ó 60 minutos con nuestro especialista en Maestro de proveedores y conocer las distintas estrategias que puede aprovechar para sacar el máximo partido a su Maestro de proveedores.
Armonización y enriquecimiento de datos de proveedores basados en IA
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Optimice sus operaciones empresariales con un Maestro de proveedores ágil y preciso. Una gestión eficaz de los datos de proveedores garantiza un mayor cumplimiento, una mayor eficiencia en las compras y el fortalecimiento de las relaciones con los proveedores.
Al mantener registros de proveedores limpios, coherentes y enriquecidos, puede reducir los riesgos, mejorar la toma de decisiones y desbloquear el ahorro de costes en toda su cadena de suministro. Aproveche el poder de la gestión de proveedores basada en datos para transformar su negocio hoy mismo.
Conclusión
Vendor master data is a strategic asset that directly impacts supply chain efficiency, procurement data management, and overall enterprise agility. A well-maintained and governed supplier master ensures that vendor relationships are transparent, standardized, and optimized for performance across every touchpoint.
Mediante la adopción de las mejores prácticas, como la limpieza de datos, la normalización basada en IA y la gobernanza proactiva de datos, las organizaciones pueden transformar los datos fragmentados e incoherentes de los proveedores en una base fiable para la toma de decisiones.
Los datos maestros de proveedores no existen de forma aislada, sino que desempeñan un papel fundamental en todas las operaciones de la cadena de suministro. Como componente fundamental de datos maestros de la cadena de suministro, Una información precisa y bien gestionada sobre los proveedores alimenta directamente funciones clave como las compras, la logística, la gestión de inventarios y la previsión de la demanda.
Cuando los registros de los proveedores están obsoletos, duplicados o incompletos, las repercusiones se dejan sentir en toda la cadena de suministro, provocando retrasos en los envíos, pedidos incorrectos e incluso el incumplimiento de la normativa.
Invertir en datos precisos de proveedores ya no es opcional: es esencial para ampliar las operaciones, impulsar la innovación y mantener la competitividad en un mercado global.
Preguntas frecuentes
¿Cómo actualizar los datos maestros de proveedores?
La integridad de una base de datos maestra de proveedores puede mantenerse mediante mecanismos de gobernanza y ejercicios periódicos de limpieza de datos junto con revisiones.
¿Cuáles son los campos de los datos maestros de un proveedor?
Los campos de una base de datos maestra de proveedores varían en función del sistema ERP utilizado, pero algunos campos como la dirección, el número TIN, el correo electrónico, el nombre del proveedor, la entidad matriz, el tipo de empresa, el idioma y los datos bancarios son comunes a todos los sistemas.
¿Para qué sirven los datos maestros de proveedores?
El objetivo principal de los Datos Maestros de Proveedores es obtener una visión completa de la relación con los proveedores, introducir sistemas de análisis y automatización y mejorar el poder de negociación, al tiempo que se garantiza una gestión global de proveedores sin fisuras.
¿Qué es un maestro de proveedores en SAP?
Presente tanto en SAP S4/Hana como en los sistemas SAP heredados, un maestro de proveedores es un módulo listo para usar que almacena y mantiene toda la información genérica de todos los proveedores para una gestión eficiente.
